Комунікації в ЗЕД

Інформаційна технологія ЗЕД підприємств – це система методів і способів збору передачі, накопичення, обробки, зберігання, подання та використання інформації [3].

Кожна з перерахованих  у визначенні інформаційної технологій фаз перетворення і використання інформації реалізується за допомогою специфічної технології. В цьому сенсі ми можемо говорити про інформаційну технології як сукупності технологій - технології збору інформації, технології передачі інформації.

Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому і традиційному; (паперовому), видах. Об'єм автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Нова інформаційна технологія (комп'ютерна інформаційна технологія) в управлінні ЗЕД підприємств - інформаційна технологія з «дружнім» інтерфейсом роботи користувача, що використовує персональні комп'ютери і телекомунікаційні засоби. Інструментарієм нової інформаційної технології є один або кілька взаємопов'язаних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких дозволяє збагнути поставленої користувачем мети.

Таким чином, автоматизована інформаційна технологія складається  з технічних пристроїв, найчастіше комп'ютерів, комунікаційної техніки, засобів організаційної техніки, програмного забезпечення, організаційно-методичних матеріалів, персоналу, об'єднаних-в технологічний ланцюжок. Цей ланцюжок забезпечує збір, передачу, накопичення, зберігання, обробку, використання і поширення інформації.

Якщо розглянути весь життєвий цикл інформаційної системи, то під автоматизованими, інформаційними технологіями розуміють сукупність методологій і технологій проектування інформаційних систем, базових програмних, апаратних і комунікаційних платформ, забезпечує весь життєвий цикл інформаційних систем та їх окремих компонентів - від проектування до утилізації.

Мета будь-якої інформаційної  технології - отримати потрібну інформацію необхідної якості на заданому носії. При цьому існують обмеження  на вартість обробки даних, трудомісткість процесів використання інформаційного ресурсу, надійність і оперативність процесу обробки інформації, якість отримуваної інформації [22].

Поява великих виробничих ЕОМ дозволило змістити акцент в  інформаційній технології ЗЕД підприємств на обробку не форми, а змісту інформації. Це було початком формування «електронної» чи «комп'ютерної» технології. Відомо, інформаційна технологія управління ЗЕД повинна містити як мінімум три найважливіших компонента обробки інформації: облік, аналіз і прийняття рішень. Ці компоненти реалізуються в «в'язкому» середовищі - паперовому «море» документів, що стає з кожним роком все більше неосяжним.

Зміни в організації  та техніці управління ЗЕД підприємств під впливом інформаційних технологій та автоматизованих офісів відбуваються за такими напрямками. По-перше, в корені змінюються організація та техніка інформаційного забезпечення керівника. Особливого значення набуває масове впровадження міні- та мікрокомп'ютерів, персональних комп'ютерів як складових частин інформаційних систем, пов'язаних з мережею баз даних. При цьому робота по збору, обробці та поширенню інформації здійснюються зручними інтерфейсами «людина – ЕОМ», не вимагають спеціальної підготовки (діалоги на природній мові, мовний введення-виведення інформації тощо). Істотно змінюється також техніка зберігання і обробки інформації. Автоматизуються системи прийняття упорядкування, зберігання і передачі інформації, в яких підтримується чистота інформаційних каналів і не допускається неповнота інформації, дублювання, введення інформації, розрахованої на інші рівні управління, і т.д.

По-друге, здійснюється автоматизація  окремих функцій керівника. Зросла кількість ефективно функціонуючих  автоматизованих систем, що охоплюють  виробництво, господарську діяльність, організаційно-технологічні процеси. Вся велика частина робіт, складання планів передається комп'ютеру. При цьому істотно підвищується якість планів, розроблених з використанням мікрокомп'ютерів, на більш низькому рівні управління ЗЕД підприємств [22].

Крім того, узгоджуються плани для окремих підсистем системи управління. Удосконалюються системи контролю в тому числі дають можливість виявити відхилення від запланованого рівня і забезпечують виявлення причин виникнення таких відхилень.

По-третє, суттєво змінюються і засоби комунікації, не рахуючи обміну повідомленнями через мережу мікропроцесорів. Особливого значення набуває система телекомунікацій, яка дає можливість проведення заочних нарад, конференцій (учасники яких можуть перебувати один від одного на значних відстанях), оперативної передачі інформації. Відповідно змінюються методи і техніка комунікаційних відносин керівників з підлеглими і вищестоящими органами.

Творчий підхід до вирішення  управлінських завдань, розвиток стратегічного  мислення керівників припускають використання нових інформаційних технологій, можливостей автоматизованих офісів [9].

Поява мікрокомп'ютера  привело до подальшої зміни технічного оснащення апарату управління ЗЕД підприємств і народженню його нового типу – «електронногоофіса». Перетворюючи інформацію за складною програмою, мікрокомп'ютер втілює примітивну форму інтелекту.

Відмінною рисою переходу до «електронного офісу» є отримання можливості використовувати техніку для обробки змісту інформації. Друкарська машинка, телефон, копіювальна машина, диктофон і факсимільний апарат дозволяють тільки змінювати форму або розташування інформації. Вони переводять її з усної форми у письмову, в електричну і передають її від відправника до одержувача зі швидкістю світла. Але вони не міняють змісту інформації (якщо й не вкрадеться помилка чи не завадить шум). Тим самим вони доповнюють функції апарату управління, які за своїм характером є механічними.

В «електронному офісі» техніка використовується в діяльності фахівців і керівників, а також секретаря. Однак успіх мікрокомп'ютера в офісі залежить від його інтеграції з іншими частинами системи: дисплеями, друкуючими засобами і пристроями, засобами зберігання інформації та комунікацій і, найголовніше, програмами, які ними керують при виконанні функцій апарата управління ЗЕД підприємств.

Сьогодні не можливий якісний менеджмент без комп’ютерних знань, без використання новітнього програмного забезпечення та корисної інформації, яку пропонує віртуальний  простір для справи менеджменту. В Україні складно знайти підприємство, на якому б у тій чи в  іншій мірі не застосовувалися інформаційні системи (ІС) управління господарською діяльністю. Проте, як правило, комп'ютеризація охоплює лише окремі сфери управління [9].

Відповідно до розміру  підприємства системи управління умовно можна поділити на два великих класи. Великі системи, які сьогодні найповніше відповідають вимогам стандарту ERP ("BAAN", "Oracle Applications", "R/3" тощо). Це в основному великі інтегровані комплекси ERP-класу, які окрім інструментів управління виробництвом можуть утримувати ще й модулі, що суттєво розширюють рамки традиційної ERP-системи: CRM, ASP, OLAP. Дані системи потребують значних фінансових та людських ресурсів для впровадження та експлуатації. Оскільки не кожне підприємство має достатньо ресурсів для впровадження таких систем, то використовуються середні системи («1С:Підприємство 8.0», «ПАРУС – Менеджмент і Маркетинг», «Microsoft Dynamics CRM» тощо), що наближені до стандарту ERP і включають різноманітні засоби для комп'ютеризації бухгалтерського обліку, управління персоналом, організації документообігу, комп'ютеризації складського обліку, фінансового аналізу, бізнес-планування, технологічної підтримки виробництва тощо [13].

Для того, щоб забезпечити  ефективне управління, інформаційні системи повинні відповідати певним вимогам. Визначають наступні основні характеристики інформаційної системи:

– масштабність інформаційних систем повинна функціонувати на масштабній програмно-апаратній платформі (сервери, операційні оболонки, системи комунікації);

– багатоплатформне обслуговування. Подібність схем екрана, елементів меню та діалогової інформації, що надається користувачеві різними платформами; інтегрованість з операційним середовищем тощо;

–  можливість роботи в мережах, до яких входять комп’ютери, що працюють під управлінням різних операційних систем або побудовані на різних обчислювальних платформах. При цьому має бути забезпечена взаємодія всіх робочих обчислювальних платформ і операційних систем;

–  розподілені обчислення – це один із видів роботи в клієнт-серверній архітектурі, коли дані, що надходять з клієнтських машин чи запити розподіляються поміж кількома машинами, наприклад між кількома серверами, що збільшує пропускну здатність для користувача і дає можливість виконання багатьох завдань. Це сприяє максимальному використанню обчислювальних ресурсів, зниженню витрат і підвищенню ефективності системи [4].

Отже, якщо інформаційні системи не відповідає зазначеним вимогам, то її впровадження не принесе очікуваного ефекту: комп’ютеризованими будуть лише окремі ділянки управління, без взаємозв’язку та взаємообумовленості.

Перед здійсненням комп’ютеризації  управління ЗЕД підприємства необхідно звернути увагу на ряд проблемних аспектів, які при правильному застосуванні можуть звести ризик невдалого впровадження до мінімуму, а саме:

- необхідно переконатися у правильній організації проекту, тобто правильно вибрати штатного керівника проекту з впровадження системи. Повинні бути чітко визначені і відображені в документах функції, обов’язки, а також сфера компетенції кожного із групи фахівців, що працюють над проектом. Обов’язковий докладний план роботи, розбитий на етапи, зі строками виконання конкретних завдань;

- перш ніж перейти до впровадження системи, необхідно проаналізувати існуючі бізнес-процеси. Для цього необхідно докладно описати методи ведення господарської діяльності (при необхідності – змінити їх так, щоб вони забезпечували більш ефективну роботу й інтеграцію в нову систему);

- створення необхідної технічної інфраструктури. Варто провести оцінку наявної інфраструктури, повинна бути визначена роль відділу інформаційних систем і те, яким змінам він піддається в новому середовищі;

- система повинна відповідати потребам всіх користувачів. Для цього необхідно документально зафіксувати потреби бізнесу. Отримані документи потім використовуються, щоб переконатися, що реалізовані функції відповідають потребам;

- зміни в організації управління варто проводити відповідно до потреб співробітників. Проводити зміни треба поступово, не забуваючи про те, що за один раз люди здатні освоїти обмежену кількість інформації. План навчання повинен бути розроблений так, щоб користувачі не просто навчилися вводити дані в систему, але й зрозуміли, як зміниться характер їхньої роботи.

Таким чином, використання інформаційних систем управління робить будь-яке підприємство більш конкурентоспроможним за рахунок підвищення його керованості й адаптивності до змін ринкової кон’юнктури. Побудова інформаційної системи управління ЗЕД на підприємствах з урахуванням їх основних характеристик (масштабність, багатоплатформне обчислювання, розподілені обчислення, робота в неоднорідному обчислювальному середовищі) буде залежати від розміру та специфіки діяльності підприємства. Впровадження інформаційних систем, є позитивним чинником, розвиток якого сприяє вирішенню проблем по передачі інформації, що є актуальним на сьогоднішній день [4].

Висновки з  розділу. Термін «комунікації» швидко став загальноприйнятим, проте його поширення зовсім не означало, що комунікації перетворилися на одну з важливих складових соціальних досліджень. Тільки розвиток різних концепцій організацій додало актуальність проблем, пов'язаних з побудовою та функціонуванням комунікаційних мереж.

Ефективна міжособистісна комунікація в силу ряду причин важлива  для успіху в управлінні. По-перше, рішення багатьох управлінських задач будуються на безпосередній взаємодії людей (начальника з підлеглим, підлеглий з іншим підлеглим) в рамках різних подій. По-друге, міжособистісна комунікація, можливо, є кращим способом обговорення і вирішення питань, що характеризуються невизначеністю двозначністю

Міжнародні комунікації  мають свій, причому вельми специфічний  характер. Неспівпадання нравів, розбіжності  в економіці, релігії, образі життя  – все це породжує специфічні бар’єри  на шляху декодування інформації, що надходить. Спеціаліст-менеджер, який посилає повідомлення представникам різних народів та цивілізацій, повинен у кожному конкретному випадку кодувати його саме під кожну з них. Одне й те повідомлення, відправлене різним адресатам. Скоріш за все не буде сприйнято. Хтось його зрозуміє, а хтось – ні.

Міжнародне маркетингове комунікування є процесом передачі інформації з метою просування товару та досягнення маркетингових цілей  фірми на зарубіжному ринку.

До особистих методів  маркетингової комунікації належать також персональний продаж, а до опосередкованих — реклама, стимулювання продажу, зв’язки з громадськістю (public relations), мерчандайзинг (merchandising) або реклама в місцях продажу, телемаркетинг, дизайн товару тощо.

В даний час, коли відсутня монополія держави на ЗЕД і будь-якому підприємству дано право виходу на зовнішні ринки, дане обставина певною мірою ускладнює функціонування підприємств, так як цей комплексний процес включає не тільки операцію пошуку і вибору партнерів, а й проведення 
комерційних переговорів, укладення зовнішньоторговельного контракту; здійснення виробничо-комерційної діяльності, пов'язаної із зобов'язаннями в рамках укладеного контракту; оцінку ефективності обраної форми здійснення ЗЕД; при необхідності пролонгацію контракту і т.д. Успішне виконання кожного з перерахованих вище етапів вимагає високого кваліфікованого рівня персоналу, якого підприємства, особливо малі і середні, як правило, не мають. Процедура реалізації ЗЕД - складний процес, що вимагає обов'язкового стратегічного ціле покладання міжнародних комунікацій в рамках стратегії розвитку ЗЕД.