Комунікації в ЗЕД

Спільно з впровадженої організуючою схемою комунікаційна система повністю усуває плутанину і чітко описує, і показують лінії комунікації.

Специфіка формування внутрішніх комунікаційних систем 
Внутрішні комунікації в організації є результатом внутрішньої самоорганізації, управління. Практично це обмін ідеями, досягнення угод, розпорядчо-підзвітні відносини, обмін інформацією з приводу реалізації цілей і завдань організації, взаємовідносини з персоналом і між членами колективу. Процес внутрішніх комунікацій повинен завершуватися досягненням згоди сторін, реалізується у формі міжособистісних і організаційних відносин [28].

Внутрішня комунікаційна  система представлена ​​міжособистісними та організаційними комунікаціями.

Міжособистісні комунікації - зв'язки між окремими особистостями. Вони не обмежені статутним регламентом, поширюються за його межі. Організаційні комунікації - комунікації, що протікають в рамках завдань та інтересів конкретної організації.

Напрями комунікацій  в організації [28].

Вертикальне напрямок. Підрозділяється  на низхідний і висхідний. 
Комунікативний потік, який переміщується від одного рівня в організації до іншого, більш низькому, є спадним. Цей потік використовується керівниками груп для постановки задач, описи робіт, інформування про процедури з тим, щоб виділити проблеми, які потребують уваги, запропонувати варіанти зворотного зв'язку за результатами роботи. При цьому чим більше рівнів проходить інформація, тим менша ймовірність того, що вона не буде спотворена. Найбільш характерним прикладом є спілкування керівника зі своїми підлеглими. Спадна інформація характерна для формальних зв'язків (вказівки, директиви, доручення, запити і т.д.). Таким шляхом повідомляється підлеглим рівням інформація про стратегічні і поточні завдання, функціональних змінах та ін.

Горизонтальний напрямок. Коли спілкування відбувається між членами однієї групи або робочих груп одного рівня, між керівниками або персоналом одного рівня, то такий комунікаційний процес називається горизонтальним. 
Дане комунікаційне напрямок необхідно, тому що дозволяє заощадити час і забезпечити координованість дій. В одних випадках таке спілкування є формальним і обов'язковим, в інших - відбувається спонтанно, на неформальному рівні. Такі комунікації згуртовують колектив, зміцнюють рівноправні відносини, позитивно впливають на задоволеність працівників своєю працею.

Для нормальної, ефективної організації праці, для управління спільної координованої діяльністю велике значення мають прийом, передача та обробка інформації. Багато що залежить від самої організації: як побудована її комунікаційна структура, наскільки ефективні комунікаційні системи та зв'язку. 
Комунікаційна структура може бути представлена ​​як мережа каналів чи шляхів, за якими в організації відбувається обмін інформацією і думками. Будь-яка структура чи організація має внутрішніми і зовнішніми комунікаційними потоками: зовнішні задають її відношення з громадськістю, внутрішні - з власними співробітниками.

Взаємодія з партнерами по бізнесу. До класу партнерів по бізнесу відносяться всі організації, що складаються із суб'єктом бізнес-відносин в стійких контрактних зв'язках з приводу будь-яких процедур або етапів бізнесу. Це постачальники сировини, напівфабрикатів, комплектуючих виробів чи послуг, необхідних для випуску продукції; партнерами є також організації-суміжники, які працюють в рамках єдиного технологічного циклу або пов'язаних з ним процесів – субпідрядники [7].

Рис.1.3 – Зовнішня комунікаційна система підприємства

Взаємодія зі споживачами. До клієнтурі організації відносяться  споживачі готової продукції або послуг, які отримують їх безпосередньо з організації. Клас клієнтів об'єднує всіх споживачів готової продукції, як споживають стандартний готовий продукт, так і розміщують замовлення на виготовлення конкретного продуктового зразка.

Взаємодія зі споживачами є важливим напрямком маркетингових комунікацій підприємства. З усього комплексу маркетингових заходів в даному випадку виділяється пряме інформування споживачів про товари або послуги, про саме підприємство. До цього ж напрямку відносяться різні види прямих і опосередкованих комунікацій з споживачем, відповіді на листи, пропозиції, скарги тощо Підприємства та організації за допомогою проведення заходів, спрямованих на взаємодію із споживачами, прагнуть використовувати найрізноманітніші форми прямих контактів зі своїми кінцевими клієнтами. В результаті розвитку комп'ютерних систем і електронних технологій такі контакти встановлюються не тільки за допомогою традиційних поштових розсилок, але також з використанням Інтернету, електронної пошти, телефону, СМС, телетексту [7].

Заходи взаємодії зі споживачами дозволяють виробникам звертатися безпосередньо до покупців, минаючи продавців і торгових посередників. У даному напрямі використовуються такі комунікаційні засоби та інструменти, які дозволяють виробникові отримати негайний відгук про товар або послугу, активно мотивувати споживача, швидко реагувати на споживчу поведінку. 
Взаємодія з конкурентами. Непростими і в комунікаційно-психологічному сенсі, і в організаційному, і в структурному побудові є відносини з конкурентами. В їх масиві можна виділити агресивних конкурентів, конфлікт з якими максимальний, а змагання за ринкову нішу - жорстке, і дружньо змагаються, що працюють в умовах незадоволеного попиту.

Взаємодія з інвесторами  і фінансові зв'язки. Комунікації у фінансовій сфері забезпечуються широким спектром інформації про фінансову діяльність, проведенні тієї чи іншої фінансової угоди, зміні курсу акцій та інше. У складі аудиторії, на яку спрямована ця активність відділів корпоративних комунікацій - фінансові аналітики та аналітики ринку цінних паперів, ті, хто формує думку і дає компетентний аналіз фінансової ситуації [7].

До числа цільової аудиторії в даному випадку відносяться  також: персонал і адміністрація  агентств, що працюють з цінними  паперами, фінансові посередники, оглядачі з фінансів та інвестицій, інвестиційні банки, комерційні банки, департаменти депозитів цінних паперів, співробітники консалтингових фірм, що займаються аналізом ринку цінних паперів, радники по капіталовкладеннях, страхові компанії і пенсійні фонди, які купують котируються цінні папери, інвестиційні фонди, фінансові статистичні організації.

Важливими напрямками роботи, що здійснюється в рамках фінансових зв'язків є видання щорічних фінансових звітів та спільна з керівництвом підготовка та проведення акціонерних зборів з власними співробітниками.

Для успіху зовнішньоекономічної діяльності необхідно не тільки мати 
конкурентоспроможний товар (роботу, послугу), а й забезпечити певні умови її поставки клієнтам. Остання обставина набуває особливе значення в сучасних умовах загострення міжнародної конкуренції, непередбачуваності і крайньої мінливості зовнішнього середовища. Промислове підприємство змушене послідовно вирішувати завдання пошуку іностраного партнером, а для цього необхідно дати досить повну інформацію про своє підприємство і пропонованої продукції споживачеві, забезпечити побудова адекватного алгоритму контактування з іностараним партнером, реальної наповнюваності і здійсненності контракту з метою зміцнення лояльності инопартнером по відношенню до підприємства-виробникові і його продукції. Рішення даних завдань забезпечується раціонально вибудуваною системою управління реалізацією та розвитком міжнародних ділових комунікацій. Дуже важливо при цьому, врахувати рекомендацію Х.Мефферта, яка декларує необхідність створення уніфікованої системи міжнародних комунікацій промислових підприємств на зовнішніх ринках, що дозволить, з одного боку, використовувати загальноприйняті правила взаємодії з партнерами, з іншого - подолати труднощі входження на зовнішні ринки для конкретного промислового підприємства [28].

Як відомо, ефективність передачі інформації бізнес-партнерам  покупцям на зовнішніх ринках визначається рівнем розробки міжнародних комунікацій. Так інформація може не досягти аудиторії через обмеженість радіусу її дії, неясності, виникнення мовних бар'єрів, вона може не сприйматися потенційним клієнтом, так як не враховує соціальну та культурне середовище країни, де розташований одержувач інформації; навіть в разі отримання та правильного 
розуміння інформації вона може не спонукати зарубіжних клієнтів до бажаних дій, так як порушена мотивація цільових груп.

Як показує практика функціонування західних фірм, найбільшу  затребуваність отримали такі інструменти міжнародних ділових комунікацій, як реклама, стимулювання збуту, паблік рилейшнз, персональні продажі, а останнім часом - глобальна комп'ютерна мережа Інтернет [7].

Поняття «комунікація» бере свій початок від латинського communico – «роблю загальним, зв'язуюся, спілкуюся» і означає спілкування, обмін думками, знаннями, почуттями, схемами поведінки, тобто інформацією між суб'єктами спілкування. У діловому спілкуванні - це «спільна діяльність учасників комунікації (комунікантів), в ході якої виробляється загальний (до певної межі) погляд на речі і дії з ними ». Слід зазначити, що до сих пір немає єдиної точки зору не тільки на сутність міжнародних ділових комунікацій, але навіть на використовувану при цьому термінологію: це може бути «міжнародне ділове спілкування», «міжнародна комунікативна політика», «ділові комунікації», «маркетингові комунікації», «комунікації»,«міжнародні комунікації», «комунікаційна політика», «міжнародні бізнес-комунікації» і т.п. При цьому, зміст цих понять іноді досить сильно відрізняються. Відомі такі основні підходи.

Перший підхід грунтується  на використання класичного поняття  «комунікація»: «…обмін інформацією між людьми», «...який необхідний людям як основна умова для спільної роботи та реалізації ідей».

В основі другого підходу - використання поняття «ділові комунікації». Прихильники даного підходу розглядають в основному технологію міжнародних комунікацій як процес міжособистісного та організаційного спілкування при передачі інформації. Разом з тим, гідність і першого другого підходів у їх універсальності і широті підходів.

В основі третього підходу - розгляд міжнародних ділових  комунікацій тільки з точки зору однієї з численних складових функції міжнародного маркетингу: розповсюдження і доведення інформації про виробника та його товар до конкретного споживача. У розкритому змісті підходу - одночасно і його сила і слабкість. При цьому, основний недолік – вузькість підходу. До прихильників четвертого підходу ми віднесли вчених, які вже говорять про міжнародні комунікаціях. Однак, єдності в розумінні цієї дефініції не спостерігається [7].

До п'ятого підходу  можна віднести точки зору вчених, які розглядають і використовують дефініцію «міжнародні ділові комунікації», причому в контексті налагодження контактів з іноземним партнером.

Шостий підхід утворили точки зору авторів, які обгрунтовують зміст 
міжнародних ділових комунікацій технологією їх реалізації при самостійному виході на ринки, включає в себе наступні елементи: аналіз і вивчення попиту на товар на потенційних ринках збуту; вибір ринку; вивчення конкурентів і потенційних партнерів; вибір контрагента; встановлення першого контакту; ведення ділових переговорів і т.д. Однак, самостійний вихід на зовнішні ринки, а, отже, і міжнародні ділові комунікації, ефективні якщо промислове підприємство має: достатній зовнішньоекономічний потенціал підприємства, досвід роботи із зарубіжними партнерами, фахівців відповідного рівня і профілю роботи, стійкий позитивний імідж, адекватно оцінюється й західними партнерами.

В даний час, коли відсутня монополія держави на ЗЕД і будь-якому підприємству дано право виходу на зовнішні ринки, дане обставина певною мірою ускладнює функціонування підприємств, так як цей комплексний процес включає не тільки операцію пошуку і вибору партнерів, а й проведення 
комерційних переговорів, укладення зовнішньоторговельного контракту; здійснення виробничо-комерційної діяльності, пов'язаної із зобов'язаннями в рамках укладеного контракту; оцінку ефективності обраної форми здійснення ЗЕД; при необхідності пролонгацію контракту і т.д. Успішне виконання кожного з перерахованих вище етапів вимагає високого кваліфікованого рівня персоналу, якого підприємства, особливо малі і середні, як правило, не мають. Процедура реалізації ЗЕД - складний процес, що вимагає обов'язкового стратегічного ціле покладання міжнародних комунікацій в рамках стратегії розвитку ЗЕД [10].

1.3 Розвиток та роль інформаційних технологій в системі комунікацій ЗЕД підприємств

Найважливішим етапом формування інформаційного забезпечення є організація технологічного процесу переробки інформації за допомогою нових інформаційних технологій. Розвиток інформаційних технологій - перехід від технології обробки даних і технологій обробки знань [3].

Нові інформаційні технології ЗЕД підприємств включають:

- нові технології обробки інформації на основі персональних комп'ютерів (ПЕОМ) і, спеціалізованих робочих місць;

- нові технології комунікацій на основі локальних і розподільних мереж ЕОМ;

- технології, що виключають папір як основний носій інформації;

- нові технології прийняття рішень на основі засобів штучного інтелекту - баз знань, експертних систем, систем моделювання з різними - формами подання модельованих ситуацій.

Впровадження нових інформаційних  технологій в управлінську діяльність ЗЕД підприємств переслідує не тільки автоматизацію рутинних методів обробки інформації, але й організацію інформаційно - комунікативного процесу на якісно новому рівні.

При широких можливостях нових інформаційних технологій можна судити за переліком функцій, які забезпечуються в результаті їх впровадження.

Функції нових інформаційних  технологій в управлінні ЗЕД підприємств, наступні: загальна обробка документів, їх верифікація та оформлення; локальне зберігання документів; забезпечення наскрізної доступності документів без їх дублювання на папері, дистанційна і спільна робота службовців над документами; підтримка, способів спілкування, не залишаючи звичної обстановки робочого місця; електронна пошта; персональна обробка даних; складання, відтворення та поліграфічне розмноження документів; обмін інформацією між базами даних; ведення персональних, баз даних; управління ресурсами; контроль виконання; контроль автоматичної кореспонденції; підтримка технічного та професійного інструктажу службовців; передача даних; забезпечення різноманітності в наочному поданні матеріалу [22].