Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Независимо от способа документирования и вида носителя к вышеуказанным  документам предъявляются следующие  основные требования:

- обеспечение юридической силы  документа;

- создание условий для оперативного  исполнения документов;

- возможность оперативного поиска  документов (использования их в  справочных целях);

- возможность использования для  создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.

Подписание, согласование и визирование  входящих документов осуществляется начальником  РОВД, в его отсутствие – начальником  МОБ, и в последовательном порядке  – начальником ООД УУМ. Утверждение  исходящих документов осуществляется начальником РОВД. Порядок подписания, согласования и визирования входящих документов и утверждения исходящих  документов представлен на рисунке 27.

Приведенный порядок движения документов в ООД УУМ включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения  достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание документа); контроль за его выполнением (организация  работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.).

Пооперационно этот процесс состоит  из сбора информации, подготовки проекта  документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа  в РОВД из одного структурного подразделения  в другое, передачей УУМ к начальнику РОВД, а затем — к начальнику МОБ. Следовательно, скорость перемещения  документов в ООД УУМ и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления РОВД в целом.

Источник причин большинства проблем  ДОУ в ООД УУМ МОБ РОВД - изначальное  противоречие между требованием  централизованного управления документацией  и децентрализованной технологией  учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно  в каждом УПМ. При процедуре выяснения  состояния конкретного документа  состоит в последовательном сборе  данных о документе во всех точках его прохождения. Для того же, чтобы  обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно дублировать  информацию из УПМ в ООД УУМ. Это  требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и  трудоемкие технологии сбора и анализа  распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня ООД УУМ МОБ РОВД не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.

Упорядочение процессов документирования ООД УУМ включает помимо соблюдения процедур составления документов также  и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

В России современные требования к  оформлению документации зафиксированы  государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта  являются рекомендуемыми. [10]

Однако в ходе проведенного анализа  было выявлено, что в процессе организации  документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению  и оформлению документов.

В процессе принятия УУМ решения, проверки фактов, изложенных в сообщениях, документы  начинают выглядеть неаккуратно, а  в связи с экономией времени  или низким уровнем правописания составляются неграмотно, с помарками  и исправлениями.

Документы, как правило, создаются  на бланках. Требования к бланкам  организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки документов следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых тонов. Тем не менее, в ООД УУМ практикуется использование писчей бумаги серого цвета. Это обусловлено слабым финансированием ООД УУМ и приобретением необходимых в работе материалов УУМ лично.

В связи с тем, что документы  в большинстве случаев создаются  рукописным способом, УУМ не соблюдаются  правила расположения реквизитов. При  этом возникает закономерность произвольного  расположения реквизитов бланка, не соответствующих  требования государственного стандарта, а иногда даже размещения дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения).

При оформлении дела УУМ иногда не указывается количество пронумерованных  и прошнурованных страниц, а при  составлении описи дела УУМ довольно часто не указываются порядковые номера листов, на которых расположены  указанные в описи материалы  дела.

Таким образом, ООД УУМ нарушаются основные правила составления и  оформления документов, являющиеся обязательными  для исполнения и предписывающиеся законами и актами государственного управления.

Знание правил современного документирования деятельности, организации работы с  документами поможет УУМ работать результативнее, сосредоточив основное внимание на решении поставленных задач.

 

2.5 Анализ автоматизации документооборота  ООД УУМ

 

Эффективность борьбы ООД УУМ с  преступностью определяется уровнем  организации оперативной, следственной, профилактической работы, проводимой органами внутренних дел. В свою очередь, результаты этой работы зависят от качества информационной поддержки, поскольку  основные усилия УУМ в расследовании, раскрытии и предотвращении преступлений так или иначе связаны с  получением необходимой информации, именно эти функции и призваны обеспечить система информационного  обеспечения органов внутренних дел, которая поддерживает в настоящее  время незначительный объем информации.

Сейчас в ООД УУМ Ленинского РОВД накоплен значительный массив оперативно-розыскной  и справочной информации, необходимой  работникам правоохранительных органов  для проведения оперативно-следственных и розыскных мероприятий, а также для решения других служебных задач. Однако отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности использования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные процессы в местах проживания населения.

В целом в ООД УУМ в автоматизированном режиме с помощью ЭВМ обрабатываются документы примерно 1000 документов в  год, всего же ежегодно обрабатывается свыше 20000 документов в соответствии с рисунком 28.

До сих пор компьютеризация  ООД УУМ сводится только к поставке персональных компьютеров и создания на их базе простейших автономных систем в соответствии с рисунком 29.

Анализируя наличие и соответствие современным требованиям в этой области уже имеющееся в ООД  УУМ техническое оборудование в  соответствии с таблицей 5, можно  сделать вывод, что в целом  оснащенность ООД УУМ техническими средствами и офисным оборудованием  можно назвать неудовлетворительным.

 

Таблица 5 - Техническое оборудование ООД УУМ

Технические характеристики оборудования	Кол-во, шт	Износ, лет
Компьютер: 2.66GHz процессор Pentium 2 (512k,533MHz) Socket478 box MB Socket478 GB 8SIMLH-P (mATX,2DDR,SB,SVGA,LAN,U2.0)oem DIMM 128Mb DDR SDRAM M.Tec (PC3200,CL2.5) HDD 40 Gb IDE WESTERN DIGITAL U-ATA100 7200r FDD 3.5" SONY Корпус MIDITOWER MARATHON II MI-160 ATX 2,03 300w Клавиатура Genius Easy Touch "KB-10" PS/2 + мышь NetScroll+ PS 15"Roverscan 115GS, FST /0.28 /1280X1024@60 /"95	1	20
Принтер Hp laserjet 1150, lpt	1	4
Телефонный аппарат	2	20

 

Однако с помощью одних только персональных ЭВМ не решить проблем  информатизации ООД УУМ. Прежде всего, необходимы крупные хранилища колоссальных картотек - интегрированные банки  данных, в которых вся информация, по всем категориям учета систематизируется, хранится и поддерживается в актуальном состоянии в одном месте, с  обеспечением обмена между УПМ, а  также прямого доступа к УУМ  с УПМ в пределах своей компетенции. Эти функции обеспечивают мощные базовые ЭВМ и специализированные сетевые компьютерные средства. Развитие электронных средств сбора, обработки  и передачи информации обусловило активное внедрение новых информационных технологий во все сферы деятельности общества и в том числе и  в правоохранительную. Автономные компьютеры на рабочих местах УУМ или даже небольшие сети в УПМ принципиально  не решают характерных для ООД  УУМ проблем документооборота, фактически они просто заменяют способ ведения  картотеки или журнала.

Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ. В этом случае сведения о работе документами, вводимые с рабочих мест в УПМ, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии  и истории документооборота ООД  УУМ. В ООД УУМ отсутствует  компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в УПМ в соответствии с рисунком 30.

Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее  осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила до каждого  УПМ.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника ООД  УУМ МОБ РОВД информацией в  то время и в той форме и  объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа  к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная  база данных, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом  оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого  из УУМ. Такой подход подразумевает  комплексную автоматизацию ООД  УУМ, то есть создание компьютеризированной системы управления ООД УУМ в  целом, в которой подсистемы УПМ  должны взаимодействовать, предоставлять  оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и  т.п.

Для быстрой и эффективной работы АИС в ООД УУМ необходимо, в  первую очередь, наличие соответствующего технического обеспечения, отвечающего  требованиям современных систем электронного делопроизводства. Такое техническое обеспечение в ООД УУМ практически полностью отсутствует, что значительно затрудняет внедрение АИС в ООД УУМ.

Деятельность ООД УУМ будет  эффективной только при наличии  общей информационной системы, объединяющей процессы приема, регистрации, разрешения и контроля поступающей информации о преступлениях. Создание и внедрение  комплексной системы управления документооборотом ООД УУМ позволяет  перейти на качественно новый  уровень эффективности работы с  документами.

 

2.6 Анализ направлений совершенствования  системы документооборота ООД  УУМ

 

Рациональная организация системы  документооборота ООД УУМ требует  решения, на наш взгляд, трех задач  в соответствии с рисунком 31.

Первой задачей является совершенствование  существующих в ООД УУМ порядка  документирования документов и организации  работы с ними: разработка рациональных схем движения документов, оптимизация  процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения и др. Именно в  неэффективной организации документооборота ООД УУМ кроется несвоевременность  принятия УУМ решений, отправки ответов  заявителям, посылки запросов, неэффективное  и неоперативное проведение совещаний  и т.д.

Вторая задача, решаемая при организации  системы документооборота ООД УУМ  – это разработка должностной  инструкции для каждого работника  ООД УУМ, определяющей порядок документирования документов и организации работы с ними в ООД УУМ, наличие которой, если она составлена качественно, гарантирует  порядок и оперативность в  информационно-документационном обеспечении  деятельности ООД УУМ. Решение организационных  задач подразумевает совокупность приказов и распоряжений начальника РОВД, определяющих порядок движения документов в ООД УУМ и организации  работы с ними, создание должностных  инструкций для УУМ, регламентирующих данный порядок движения документов в ООД УУМ.

Третья задача, решаемая при организации  системы документооборота ООД УУМ  на современном этапе - это внедрение  компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Повышение эффективности системы документооборота ООД УУМ может быть достигнуто за счет механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов деятельности УУМ. Компьютеризация операций составления и обработки документов в ООД УУМ является важным современным средством совершенствование документооборота ООД УУМ. Решение технических задач подразумевает разработку специализированного программного обеспечения ООД УУМ, оснащение ООД УУМ современной компьютерной техникой, объединенной в локальные вычислительные сети, обеспечение эффективной бесперебойной связи между УПМ.

Наибольший эффект достигается  при комплексном, взаимосвязанном  и гармоничном развитии всех этих направлений. Таким образом, повышение  качества работы ООД УУМ в современных  условиях невозможно без комплексного решения организационных, кадровых, методических задач, применения перспективных  средств вычислительной техники  и программных продуктов, разработанных  с использованием современных технологий. От этого зависит эффективность  борьбы с различными видами преступности, предупреждение правонарушений, ускорение  раскрытия преступлений, как на территории административного участка, района, так и всего города в целом.

3 Мероприятия по совершенствованию  системы документооборота ООД  УУМ МОБ Ленинского РОВД

 

3.1 Совершенствование организации  документооборота ООД УУМ

 

Разработка рациональных схем движения документов. В ходе анализа движения документов в ООД УУМ было выявлено, что на этапе от первичной обработки  до поступления на исполнение документы  движение документов в ООД УУМ  проходит последовательно от начальника РОВД к начальнику МОБ и начальнику ООД УУМ, затем Ст.УУМ и УПМ, на этапе от принятия УУМ решения  до отправки заявителю и сдачи  в архив движение документов в  ООД УУМ проходит от УУМ к начальнику РОВД. Среди этапов движения как  входящих, так и исходящих документов ООД УУМ значительное время занимает рассмотрение документа руководством РОВД. «Ожидание» рассмотрения документов руководством РОВД, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление  документов, увеличивает сроки прохождения  документов. Таким образом, существующая в ООД УУМ технология работы с документами вызывает длительную задержку процесса исполнения – принятия УУМ решения по сообщению, поступившему от заявителя.