Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных  требований к текстам, а также  использованием бездокументных связей.

В связи с тем, что объем документации возрастает из-за некачественного или  несвоевременного исполнения решений  и поручений, большая роль в деле сокращения документооборота принадлежит  контролю исполнения. На службу документации учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение  картотеки, наблюдение за сроками и  т.п. Чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных  документов, и наоборот.

Автономные компьютеры на рабочих  местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях  или секретариатах вышеперечисленных  проблем принципиально не решают, фактически они просто заменяют способ ведения картотеки или журнала. Принципиальным же решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных  подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии  и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации  разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации  делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них  позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с  электронными документами. Чем большее  число рабочих мест, связанных  с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее  осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и  контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места  сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат  делопроизводственного персонала  обеспечивается полный контроль над  документационной деятельностью организации  в реальном масштабе времени. Наиболее рациональным является на сегодняшний  день автоматизированный контроль за исполнением документов, который  секретарь ведет на персональном компьютере.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности  работы сотрудников, создания деловой  атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено  в срок и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной  программы автоматизации документооборота.

Одним из центральных вопросов в  организации информационно-документационного  обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное  подразделение, подчинённое непосредственно  руководителю. И хотя об этом много  писалось и говорилось, осознание, что  служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия  – одна из важнейших, происходит в  стране очень медленно. Вместе с  тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность  принятия решений, отправки ответов, посылки  запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ  по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д. Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов. Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.

Только комплексное решение  всех указанных проблем позволяет  поставить работу по информационно-документационному  обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень  потребностей XXI века.

2 Анализ системы документооборота  ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД

 

2.1 Общая характеристика ООД  УУМ МОБ РОВД

 

Отдел организации деятельности участковых уполномоченных милиции (ООД УУМ) является структурным подразделением милиции  общественной безопасности РОВД, обеспечивающим деятельность участковых уполномоченных милиции. [5]

В задачи ООД УУМ входят:

- обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана  собственности, общественного порядка;

- выявление, предупреждение и  пресечение преступлений и административных  правонарушений;

- раскрытие преступлений, по делам  о которых производство предварительного  следствия не обязательно;

- розыск отдельных категорий  лиц, установление места нахождения  которых отнесено к компетенции  милиции общественной безопасности.

В состав ООД УУМ входят:

- начальник ООД УУМ, непосредственно  подчиняющийся начальнику МОБ;

- старшие участковые уполномоченные  милиции (Ст. УУМ), непосредственно  подчиняющиеся начальнику ООД  УУМ;

- участковые уполномоченные милиции  (УУМ), подчиняющиеся начальнику  ООД УУМ.

Начальник ООД УУМ назначается  на должность и освобождается  от должности министром внутренних дел Российской Федерации по представлению  министров внутренних дел, начальников  управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), и  является по должности заместителем министра или начальника управлений (главных управлений) внутренних дел  субъектов Российской Федерации.

Старший участковый уполномоченный возглавляет  участковый пункт милиции (УПМ), в  состав которого входят участковые уполномоченные милиции.

Старшие участковые назначаются на должность и освобождаются от должности министром внутренних дел Российской Федерации по представлению  министров внутренних дел, начальников  управлений (главных управлений) внутренних дел субъектов Российской Федерации, согласованному с высшими должностными лицами субъектов Российской Федерации (руководителями высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), и  являются по должности заместителями  министров или начальников управлений (главных управлений) внутренних дел  субъектов Российской Федерации.

За старшим участковым уполномоченным закрепляется участок с проживающим  на нем населением в городах не более 1,5 тысяч человек, а в сельской местности - по аналогии с участковым уполномоченным.

Старший участковый уполномоченный наряду с обслуживанием закрепленного  за ним участка:

- организует работу подчиненных  ему участковых уполномоченных  по предупреждению, выявлению и  раскрытию преступлений, по делам  о которых предварительное расследование  производится в форме дознания и отнесенных законодательством к компетенции органов внутренних дел;

- координирует взаимодействие  подчиненных участковых уполномоченных  с другими подразделениями органов  внутренних дел;

- организует участие подчиненных  участковых уполномоченных в  проведении комплексных оперативно-профилактических  мероприятий на территории обслуживаемых  ими административных участков;

- оказывает помощь подчиненным  участковым уполномоченным в  повышении их профессионального  мастерства, подборе и организации  работы внештатных сотрудников  милиции, установлении доверительных  отношений с гражданами, укреплении  взаимодействия с общественными  объединениями правоохранительной  направленности, проведении индивидуальной  профилактической работы с правонарушителями,  рассмотрении писем и заявлений  граждан, выполнении других обязанностей  по службе;

- обобщает и оценивает результаты  деятельности подчиненных участковых  уполномоченных за месяц, квартал,  полугодие, год и докладывает  их с соответствующими предложениями  начальнику милиции общественной  безопасности или руководителю  подразделения по организации  работы участковых уполномоченных.

Участковый уполномоченный милиции  входит в состав милиции общественной безопасности, состоит на должностях среднего и старшего начальствующего  состава органов внутренних дел, в пределах своей компетенции  выполняет обязанности и пользуется правами, предусмотренными Законом  Российской Федерации "О милиции".

Участковый уполномоченный назначается  на должность и освобождается  от должности начальником органа внутренних дел по представлению  его заместителя - начальника милиции  общественной безопасности.

За каждым участковым уполномоченным приказом начальника органа внутренних дел закрепляется для обслуживания административный участок с населением не свыше 3 - 3,5 тысяч человек на одного участкового уполномоченного1.

Личный состав, звания и распределение  участковых уполномоченных по зонам  административных участков Ленинского района представлены в приложении А.

ООД УУМ располагается в ОВД  Ленинского района г.Астрахани по адресу: 414041, г.Астрахань, Ленинский район, ул.Б.Алексеева, 41, тел. (8512) 36-01-60.

Организационная структура ООД  УУМ МОБ ОВД Ленинского района г.Астрахани представлена на рисунке 7.

 

2.2 Анализ организации документооборота  ООД УУМ

 

Делопроизводство ООД УУМ обеспечивает документирование и организацию  работы с официальными документами  и является важным аспектом работы всего РОВД: в ООД УУМ создаются  документы, отражающие результаты службы участковых уполномоченных милиции, криминальную обстановку на территории административного  участка, работу с населением, проживающим  на территории административного участка, профилактическую работу с условно  освобожденными и т.п. Именно документы  ООД УУМ обеспечивают реализацию решений, так как именно ООД УУМ  является исходной точкой документооборота РОВД, в документах ООД УУМ определяются обстоятельства расследуемого дела, фиксируются учетные и отчетные показатели преступности и другая информация.

В таблице 2 приведен анализ распределения  документов по структурным подразделениям РОВД за 2003-2005 гг. Следует обратить особое внимание на роль ООД УУМ в организации  документооборота в РОВД: практически  все операции выполняются именно этим структурным подразделением.

 

Таблица 2 - Распределение документов по структурным подразделениям РОВД за 2003-2005 гг.

Подразделение РОВД	Кол-во документов, шт
	Всего	2003 г	2004 г	2005 г
Инспекция по делам несовершеннолетних	2052	621	976	455
Криминальная милиция	1880	874	353	653
Оперативный розыск	4150	786	1321	2043
Отдел дознания	14867	3454	5656	5757
Отдел организации деятельности УУМ	22866	9624	7372	5870
Отдел по борьбе с имущественными преступлениями	1926	676	575	675
Отдел по борьбе с тяжкими  преступлениями	1672	456	763	453
Отдел по борьбе с экономическими преступлениями	1788	565	878	345
Уголовный розыск	1740	321	654	765
Итого	52941	17377	18548	17016

 

На рисунке 8 наглядно видно, что  практически большая часть объема документооборота приходится на ООД  УУМ МОБ РОВД. Прием поступающих  документов осуществляется участковыми  уполномоченными милиции от граждан, проживающих на территории административного  участка, либо документы поступают  с дежурной части по распределению  по зональному признаку. Следует отметить, что практически любое сообщение  о преступлении и иной информации о совершенных правонарушениях  после регистрации в Книге  учета совершенных преступлений или Журнале учета информации, а, следовательно, входящий документ, анализируется  и обрабатывается ООД УУМ, в частности  участковыми уполномоченными милиции, а это первоначальный и, соответственно, важный для рациональной организации  документооборота этап документопотока  в РОВД.

Таким образом, документооборот ООД  УУМ занимает место узлового звена  системы делопроизводства РОВД. В  связи с этим можно сказать, что  от того, как налажена работа с документами  в ООД УУМ, во многом зависят оперативность  и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность РОВД в целом.

Документооборот ООД УУМ практически  не отличается от обычных организаций  военного типа и попадает под современную  классификацию. Однако в ООД УУМ  имеется большое число документов с грифами «СЕКРЕТНО», «СОВЕРШЕННО  СЕКРЕТНО», «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ», поэтому анализ документооборота ООД  УУМ проводился на основании тех  материалов, к которым был обеспечен  доступ в период преддипломной практики.