Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ

 

ДОПУЩЕН К ЗАЩИТЕ

Заведующий кафедрой, профессор

___________________ В.С. Зверев

«_____»___________ 2006г.

От __________ № ___________

 

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

на тему:

«Совершенствование системы документооборота

в ООД УУМ МОБ РОВД

Ленинского района г.Астрахани»

Пояснительная записка ДП-032001 - 012777

 

Проект выполнила студентка  гр.ДФД-51 _______ «____» _______2006г.

Р.К.Джоржанова

Руководитель проекта ст. преподаватель __ «_____»___________2006г.

А.Н. Маркушина

 

АСТРАХАНЬ 2006

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1 Теоретические основы построения  системы документооборота на  предприятии

1.1 Обзор литературных источников

1.2 Документооборот как узловое  звено системы делопроизводства

1.3 Порядок движения документов  на предприятии

1.4 Основные правила составления  и оформления документов

1.5 Автоматизация документооборота  на предприятии

1.6 Общие проблемы управления  документооборотом

1.7 Методы совершенствования документооборота  на предприятии

2 Анализ системы документооборота  ООД УУМ МОБ Ленинского РОВД

2.1 Общая характеристика ООД  УУМ МОБ РОВД

2.2 Анализ организации документооборота  ООД УУМ

2.3 Анализ движения документов  в ООД УУМ

2.4 Анализ составления и оформления  документов ООД УУМ

2.5 Анализ автоматизации документооборота  ООД УУМ

2.6 Анализ направлений совершенствования  системы документооборота ООД  УУМ

3 Мероприятия по совершенствованию  системы документооборота ООД  УУМ МОБ Ленинского РОВД

3.1 Совершенствование организации  документооборота ООД УУМ

3.2 Проектирование должностной  инструкции для УУМ

3.3 Внедрение и адаптация комплексной  автоматизации ООД УУМ

4 Обоснование экономической эффективности  проекта

5 Безопасность жизнедеятельности  и охрана окружающей среды

5.1 Введение

5.2 Разработка мероприятий по  обеспечению безопасности труда

5.3 Обеспечение электробезопасности  и пожаробезопасности

5.4 Вывод

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Приложение Г

Приложение Д

Приложение Ж

Введение

 

Актуальность. Создание в нашей  стране правового государства с  эффективно работающими институтами  представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования  обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием  рациональных, конкретных правил и  процедур их функционирования, в том  числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности  рациональное управление документацией  может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Современное управление государственным  предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени  непрерывная череда процессов составления  и перемещения документов. Практически  все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными  документами. Документация, будучи тесно  связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом  управления в качестве способа и  средства реализации возложенных на него функций.

Таким образом, документированная  информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая  наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры  и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость  упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций  управления.

В рамках работ по совершенствованию  организационных структур и методов  управления, улучшению системы правового  регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий  по упорядочению социальной и технико-экономической  информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое  применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей  и другие объективные факторы  приводят специалистов к выводу о  необходимости поиска новых методов  разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

Акцентирование внимания на данной проблеме влечет за собой выбор актуального  на современном этапе направления  научного исследования, имеющего теоретическое  и практическое значение с точки  зрения использования современных  информационных технологий в управлении документацией.

Объектом исследования выступает  Отдел организации деятельности уполномоченных участковых милиции  общественной безопасности районного  отдела внутренних дел (ООД УУМ МОБ  РОВД) Ленинского района г.Астрахани.

Предметом исследования является система  документооборота ООД УУМ: организация  документооборота ООД УУМ МОБ  РОВД в реальных условиях, порядок  движения, составления и оформления документов.

Целью исследования является анализ системы документооборота ООД УУМ  МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани  и разработка рациональных предложений  по ее совершенствованию.

Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы  построения системы документооборота  на предприятии;

- охарактеризовать объект исследования, привести организационную структуру  ООД УУМ;

- провести анализ системы документооборота  в ООД УУМ, выявить основные  проблемы документооборота, проанализировать  направления совершенствования  существующей системы документооборота;

- разработать на основе анализа  существующей системы документооборота  ООД УУМ конкретные мероприятия  по ее совершенствованию;

- провести расчет экономической  эффективности от внедрения проекта;

- разработать мероприятия по  обеспечению безопасных для жизни  и здоровья условий работы  УУМ.

Цель и задачи дипломного проекта  обусловили выбор его структуры. Работа состоит из введения, пяти глав, заключения, списка использованных при  написании работы источников, приложений к работе.

В первой главе подробно изучены  теоретические основы построения системы  документооборота на предприятии. Во второй главе проводится глубокий всесторонний анализ системы документооборота ООД УУМ. Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота ООД УУМ. В четвертой главе проводится обоснование экономической эффективности проекта. Пятая глава посвящена обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы УУМ.

Источниковая база. При написании  настоящей дипломной работы был  использован широкий круг источников: изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения, использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство». Издания и статьи, использованные для написания работы, написаны на основе действующих законодательных  и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес  для работников делопроизводства. Дипломный  проект выполнялся по материалам, собранным  в период преддипломной практики.

Научная новизна и теоретическая  значимость работы. Данная работа характеризуется  достаточно глубоким изучением теоретических  аспектов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием  мероприятий по совершенствованию  существующей системы документооборота с учетом изученного материала.

Практическая значимость работы. Реализация органами внутренних дел мер, направленных на коренное улучшение деятельности участковых уполномоченных милиции, способствовали определенному повышению их роли в предупреждении правонарушений и  борьбе с преступностью. Вместе с  тем коренного улучшения деятельности участковых уполномоченных милиции  не достигнуто. Отсутствие у участковых уполномоченных милиции возможности  использования автоматизированных информационно-поисковых и адресно-справочных баз данных снижает уровень их упреждающего влияния на криминогенные  процессы в местах проживания населения.

Практическая ценность дипломной  работы заключается в авторской  разработке базы данных, предназначенной  для решения комплекса задач, одобренной руководством РОВД, которая  нашла применение и используется в ООД УУМ МОБ РОВД в реальных условиях.

1 Теоретические основы  построения системы документооборота  на предприятии

 

1.1 Обзор литературных источников

 

При написании настоящей дипломной  работы был использован широкий  круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на три большие категории.

К первой категории следует отнести  законодательные акты РФ, приказы  МВД РФ, регламентирующие деятельность отдела внутренних дел. [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7]

Во вторую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную  базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и  стандартизации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного  дела в соответствии с федеральным  законодательством и современным  уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах  документации. [8]

Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) представляет собой совокупность принципов и  правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает  организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию  технологического процесса создания и  обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения  и правила общегосударственного масштаба и значения. [9]

В России современные требования к  оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы  государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. [10]

Ко второй категории изданий  относится научная литература. Отечественным  документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем  знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических  исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и др.).

Особое внимание при написании  дипломной работы уделялось рассмотрению и изучению учебных пособий Кузнецовой Т.В.

В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)»  рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается  организация работы с документами  и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий  комплекс вопросов по секретарскому  делу. [22]

В учебном пособии «Секретарское  дело» автор уделяет большое  внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского  труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В  конце приведен обширный список законодательных  актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме  организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке  специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено  также большое количество учетно-регистрационных  форм, на которых основываются специальные  информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных  нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных  функций управления. [25]

В дипломной работе использовались материалы диссертационной работы доктора исторических наук Ларина М.В. «Управление документацией в  организациях (проблемы истории и  методологии)». Автор в своей работе решает научную проблему управления документацией в целях новых  информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции  и методологии управления документационными  ресурсами для принятия решений  на базе информационного менеджмента  в историческом развитии. [27]