Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь  от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.

Представляется целесообразным сформулировать требования к современной автоматизированной системе управления документацией (АСУД) в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять  все задачи документационного обеспечения  управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву  документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических  и технологических решениях в  рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное  использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать  принцип однократного ввода информации и ее многократного использования  как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам  выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую  степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть приспособлена к возможному расширению номенклатуры документов и  параметров системы (количество технических  устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей) и быть способной к адаптации в соответствии с меняющимися требованиями пользователей.

Главным итогом внедрения АСУД должно явиться создание в учреждении эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы - финансово-производственные, технологические, маркетинг, продажи  и т.д. В результате этого организация  выходит на качественно новый  уровень управления и планирования своей деятельности.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют  построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, — от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в  специализированных подразделениях) и  организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В  рамках развития системы автоматизации  делопроизводства масштаб внедрения  расширяется до уровня организации  в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству. [30]

К составляющим эффективность при  использовании данной системы электронного документооборота можно отнести  также следующее:

- во всех подразделениях и  в организации в целом вводится  унифицированная, формализованная  и строго регламентированная  технология делопроизводства;

- организация становится полностью  управляемой. Появляется возможность  ответить на любой вопрос по  документам и исполнителям, осуществлять  анализ и управление документационной  деятельностью;

- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго  формализованной и документированной  технологической информации о  правилах и порядке работы  с документами. В результате  уменьшается зависимость организации  от персонала как физического  носителя технологических знаний  и правил работы с документами.

- создаются условия для резкого  ускорения прохождения документов  по организации, особенно при  организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость  делопроизводственных операций. При  этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной  и точной информации о документе,  скажем, при первичной регистрации  может потребовать дополнительных  усилий на некоторых рабочих  мест, тогда как трудоемкость  работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может  сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.

- качественный выигрыш достигается  организации взаимоувязанного электронного  документооборота между организациями,  поскольку полностью отпадают  проблемы, связанные изготовлением  и пересылкой бумажных документов, а затем — в повторном вводе  реквизитов текстов полученных  документов. [12]

Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Решение проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а  также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими  затратами времени, труда и средств.

Эффективная деятельность современного предприятия и укрепление его  конкурентоспособности возможна только при наличии хорошо отлаженного  механизма электронного документооборота в организации. [31]

 

1.6 Общие проблемы управления  документооборотом

 

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с  теми или иными документами. Для  эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами  на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив.

В процессе управления документами  возникают различные проблемы. Среди  общих проблем управления документированной  информацией в организациях можно  выделить:

- большое количество документов;

- большое количество сотрудников,  работающих с документами (бумажными  и электронными);

- сложные схемы согласования  документов;

- территориальная распределенность  подразделений;

- отсутствие информации об исполнении  в реальном времени;

- поиск документов в рамках  организации затруднен из-за децентрализованной  регистрации и хранения.

Объем документации, создаваемой в  учреждениях как всего мира, так  и нашей страны, имеет тенденцию  к постоянному и все более  ускоряющемуся росту. В связи  с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально  изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов  информации. В то же время производительность труда в производственной сфере  растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв — одна из основных причин роста  аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами  увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство  новых объектов, усложнение процессов  управления. При этом объемы создаваемых  документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым  эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов  документов значительным образом связано  с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение  количества проверяющих инстанций,  разбухание контролирующих органов,  ущемление и игнорирование законных  прав граждан. Все это приводит  к созданию документов, не обусловленных  деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

- незнание или несоблюдение  работниками управленческих структур  законодательства, нормативных актов,  устанавливающих юридические требования  к оформлению документов. В результате  возникает недоверие к документам  и их перепроверка, т.е. создание  новых документов;

- неквалифицированное документирование  распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания,  нереальные сроки исполнения, противоречащий  изданным ранее приказам, обязательно  вызовет поток писем или докладных  записок управляемых организаций  (структурных подразделений) разъяснительного  характера;

- несвоевременное, некачественное  выполнение заданий, поручений,  договорных обязательств, срыв сроков  их исполнения порождает потоки  документов с просьбами переноса  сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями  и т.д.;

- отсутствие прав у подведомственных  или подчиненных организаций  в решении стоящих перед ними  задач вынуждает постоянно обращаться  в вышестоящие учреждения за  разъяснениями или разрешениями  спорных вопросов;

- некомпетентность управленческого  персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач  приводит к выбору нецелесообразных  вариантов их решений, что отражается  на документировании самих этих  действий, а затем исправлении  принятого решения и т.д.;

- отсутствие в управленческом  аппарате регламентации документообразования  приводит к использованию значительного  количества разнообразных видов  и форм документов, предназначенных  для документирования идентичных  функций и содержащих аналогичную  информацию, но отличающихся по  форме представления информации  или по составу показателей;

- широкое распространение копировальной  техники и ее бесконтрольное  использование в учреждениях  приводит к созданию огромного  количества копий документов, которые  используются в незначительной  мере;

- использование в процессах  создания и подготовки документов  компьютеров, с одной стороны,  значительно повысило скорость  подготовки документов, сократило  трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к  значительному увеличению количества  документов за счет создания  одного и того же документа  в бумажной и электронной форме.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной  личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями  требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести  и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое  разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами  в области управления документацией.

Имеется ещё ряд причин возрастания  документопотоков в настоящее время: недостаточная разработанность  законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального  дела «бумаготворчества»; экстенсивное развитие документации, приводящее к  вовлечению в «бумажную» бюрократическую  деятельность всё большего числа  работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в  ритуальных целях, то есть как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации  на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в  силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной  документации возникает при издании  некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. И, наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует  орган, который нёс бы ответственность  за состояние документации и её объёме. [22]

 

1.7 Методы совершенствования документооборота  на предприятии

 

На данный момент среди методов, направленных на совершенствование  документирования, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры  прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого  документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени  с целью более равномерного ее распределения. [23]

Важное современное средство совершенствование  документооборота - компьютеризация  операций составления и обработки  документов: технические средства должны уменьшаться на тех участках и  такой производительности, которые  позволяют получить экономический  эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию.

Главное условие сокращения объемов  документов — упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых  документальных форм и регламент  пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются  лишние звенья, документы, не соответствующие  требованиям сегодняшнего дня и  создаваемые просто по привычке. Применяемые  однотипные формы заменяются единой. Таким образом, унификация позволяет  упорядочить образование документов и тем самым сократить объем  документооборота.