Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Оперативное прохождение документа  по наиболее короткому и прямому  маршруту с наименьшими затратами  времени позволит наиболее эффективно организовать документооборот в  ООД УУМ.

При применении в работе методики предварительного рассмотрения документов входящих и исходящих документов УУМ выявляет документацию по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся  ситуацией, требующие координации  работы УПМ и т.д.

Основным критерием, влияющим на движение документов к УУМ, является содержание документа, поэтому УУМ должен иметь  четкие представления о порядке  рассмотрения и разрешения сообщений  о преступлениях. В связи с  этим к УУМ предъявляются такие  требования, как высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание законов, доверие к ним руководителя.

Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов - в освобождении руководителя РОВД от просмотра всего  объема документов, среди которых  имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая  принципиального характера. Рассмотрение документов руководителем РОВД организуется в этом случае более рационально - к нему попадают документы, которые  имеют принципиально важное значение.

Предварительное рассмотрение ликвидирует  «узкие» места в движении входящего  и исходящего документопотока, скопление  документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы принятия УУМ  решения в необходимые сроки.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной  обработки документов и значительно  ускоряет движение документов, так  как существенная часть их передается в УПМ, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, то есть документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в РОВД. УУМ может  непосредственно приступить к процессу исполнения документа, принятия решения  по сообщению.

Таким образом, технологическая цепочка  движения и обработки входящих документов в ООД УУМ состоит из следующих  этапов:

- приема сообщений о преступлениях;

- регистрации сообщении о преступлениях;

- принятия решения УУМ.

Предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ порядок движения входящих документов представлен на разработанной оперограмме движения входящих документов в соответствии с рисунком 32.

Разработанная оперограмма движения исходящих документов в соответствии с рисунком 33 показывает, что после  принятия решения УУМ непосредственно  отправляет документ заявителю и  сдает материал в архив. Таким  образом, предлагаемый к практической реализации в ООД УУМ процесс  исходящих документов складывается из принятия решения, отправки документа  заявителю и сдачи материала  в архив.

На оперограммах наглядно видны  затраты времени на операции и  весь путь прохождения документа. В  таблице 6 приведен сравнительный анализ затрат времени на путь прохождения  документов.

 

Таблица 6- Сравнительный анализ затрат времени на путь прохождения документов

Процесс движения документов в ООД УУМ	Затраты времени, чел/час
	Существующий	Разработанный
Всего	44,2	1,1
Время обработки входящих документов	31	0,5
Время обработки исходящих  документов	13,2	0,6

 

Как видно из таблицы 6, время обработки  входящих документов сократилось на 30,5 часов, время обработки исходящих  документов – на 12,6 часов. В целом  время прохождения документа  от приема до отправки сократилось  на 43,1 час в соответствии с рисунком 34.

Таким образом, вышеизложенная схема  перемещения документа в процессе его жизненного цикла позволит обеспечить своевременность принятия УУМ решения  по поступившему сообщению, оперативность  обработки поступившей информации, определения обстоятельств расследуемого  дела, сокращение самого процесса исполнения документа, достижения высоких показателей  раскрываемости преступлений.

По сути дела, рациональная организация  работы УУМ с документами обеспечивает повышение эффективности организации  работы УУМ в целом, приводит к  экономии рабочего времени или освобождению его для рассмотрения других материалов. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства  РОВД. На практике это означает полную осведомленность УУМ о состоянии  криминальной обстановки на территории участка, рациональное использование  времени для повышения квалификации, обмена опытом с коллегами, прием  граждан и пр.

Итак, эффективно организовать документооборот  в ООД УУМ позволит оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Разработка унифицированных форм документов. Упорядочение процессов  документирования ООД УУМ помимо соблюдения процедур составления документов включает в себя также и определенные требования к их изготовлению, что  обеспечивает единый стиль их оформления.

В ходе проведенного анализа было выявлено, что в процессе организации  документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению  и оформлению документов, являющиеся обязательными для исполнения и  предписывающиеся законами и актами государственного управления.

Оптимизацию процедур подготовки и  оформления документации, применяемой  в ООД УУМ, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более  равномерного ее распределения относят  к числу способов, позволяющих  эффективно совершенствовать технологию документооборота в ООД УУМ, и  связывают с разработкой унифицированных  требований к текстам документов.

Под унификацией документов в ООД  УУМ понимается их приведение к единообразию на основе установления рационального  количества их форм и типизации построения. Основная цель унификации документов, применяемых в деятельности ООД  УУМ, заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую  и достаточную информацию для  эффективного принятия решения по поступившим  сообщениям о преступлениях как  в традиционных условиях, так и  в условиях использования новых  информационных технологий, при минимальных  затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Как правило, в процессе принятия решения  по поступившему сообщению о преступлении создается от 5 до 15 документов. Каждая форма документа сопровождается сопутствующими документами, собранными в процессе проверки фактов, изложенных в сообщении, рассмотрения обстоятельств дела и т.п.

Комплекс документов, содержащих необходимую  и достаточную информацию для  эффективного принятия решения по поступившим  сообщениям о преступлениях, в зависимости  от обстоятельств дела, может принимать  немыслимые размеры.

При унификации документов, применяемых  в деятельности ООД УУМ, из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям  сегодняшнего дня и создаваемые  просто по привычке. Применяемые однотипные формы документов заменяются единой унифицированной формой документа  в соответствии с рисунком 35.

В таблице 7 проведен анализ относительного количества документов, применяемых  в деятельности ООД УУМ, после  унификации.

Таблица 7 - Относительное количество документов, образующихся в процессе решения

Решение	Количество решений за месяц	Количество документов, образующихся в процессе принятия решения	Количество документов за месяц	Количество документов за месяц после унификации документов
О возбуждении уголовного дела	4	14	56	4
Об отказе в возбуждении  уголовного дела	17	8	136	17
О перерегистрации в КУС (при обнаружении признаков преступления)	9	10	90	9
О приобщении материалов проверки при отсутствии признаков правонарушения в специальное номенклатурное дело	38	6	228	38
О передаче сообщения по подследственности	17	5	85	17

 

Из рисунка 36 наглядно видно, что  количество документов, образующихся в процессе принятия решения по поступившему сообщению о преступлении, после  унификации сократится в 7 раз.

Унифицированная форма документа (таблица 8) должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места  для размещения нужной информации. Реальные возможности повышения  качества документов и сокращения объемов  текстов заключаются в следующем:

- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение относится  к решениям, где констатирующая  часть в ряде случаев является  либо дословным воспроизведением  обстоятельств либо чем-то вроде  краткого отчета или перечисления  фактов);

- применение унифицированных текстов,  четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.

В документе может указываться: название формы документа, номер  и дата регистрации в КУС или  ЖУИ, адресование, срок исполнения, краткая  преамбула принятия решения, примечание, номер и дата регистрации в  Журнале учета отказных материалов или КУС, номер и дата проверки, дата сдачи в архив, срок хранения, дата заполнения, должность, звание, Ф.И.О  и подпись УУМ. Могут быть внесены  и другие графы, например, особые сведения и др.

Ежегодно унифицированная форма  пересматривается, в нее вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в законодательстве РФ, функциях и задачах ООД УУМ.

Таблица 8 - Структура разработанной  унифицированной формы документа

Заголовочная часть	Наименование документа
	Номер и дата регистрации  в КУС или ЖУИ
	Адресование
	Срок исполнения
Содержательная часть	Краткая преамбула принятия решения
	Примечание
Информационная часть	Номер и дата регистрации  в Журнале учета отказных материалов или КУС Номер и дата проверки Дата сдачи в архив Срок хранения
Оформляющая часть	Дата заполнения	Должность, звание, Ф.И.О и  подпись УУМ

 

Разработанная унифицированная форма  документа графически изображена на рисунке 37.

Как наглядно видно из рисунка 37, разработанная  унифицированная форма документа  характеризуется стандартной формой построения, возможностью приспособления к автоматизированной обработке, минимизацией показателей, исключением дублирования, включением всех необходимых для  принятия решений показателей.

Таким образом, унификация документов, применяемых в деятельности ООД  УУМ, внедрение и использование  разработанной унифицированной  формы документа в делопроизводственный цикл ООД УУМ позволяет перейти  на качественно новый уровень  эффективности работы УУМ с документами, упорядочить образование документов и тем самым сократить объем  документооборота ООД УУМ, способствуя  возможности использования менее  квалифицированных работников и  высвобождение значительного количества УУМ с более высокой квалификацией  для организации профилактической и иной работы с гражданами.

 

3.2 Проектирование должностной  инструкции для УУМ

 

Совершенствование организации документооборота ООД УУМ предполагает введения должности  секретаря ООД УУМ. Однако, поскольку  работу с входящими и исходящими документами осуществляют в основном УУМ, обладающие оперативной информацией  о состоянии исполнения конкретного  документа, эту функцию следует  поручить именно УУМ. Исходя из этого, необходимо разработать нормативный  документ – должностную инструкцию для УУМ по ведению делопроизводства в ООД УУМ - для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной  перегрузкой.

Проектируемая должностная инструкция для УУМ разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных  на ООД УУМ в соответствии с  его штатным расписанием. Разрабатываемая  должностная инструкция для УУМ  составлена по каждой штатной должности  ООД УУМ, носит обезличенный характер, и объявляется сотруднику под  расписку при заключении трудового  договора, в том числе при перемещении  на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции для УУМ  указывают наименование ООД УУМ, конкретной должности, звания, реквизиты  согласования и утверждения.

Текст разрабатываемой должностной  инструкции для УУМ состоит из следующих разделов:

I. Общие положения.

II. Прием сообщений о преступлениях  и иной информации

III. Регистрация сообщений о преступлениях  и иной информации

IV. Разрешение сообщений о преступлениях  и иной информации

V. Контроль за соблюдением порядка  приема, регистрации и разрешения  сообщений о преступлениях и  иной информации. Сроки хранения  документов.

Разрабатываемая должностная инструкция для УУМ должна быть согласована  с юридическим отделом РОВД. Согласованную  и утвержденную должностную инструкцию для УУМ заверяют гербовой печатью  РОВД и хранят в отделе кадров РОВД в соответствии с установленным  порядком ведения делопроизводства в РОВД.