Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Важно отметить, что специфической  особенностью документооборота ООД  УУМ является наличие неформальных информационных связей наряду с документированной  информацией. Как правило, это оперативная  информация, субъективное мнение, собственные  позиции, обмен опыта между сотрудниками РОВД и пр. Неформальная информация в зависимости от обстоятельств  дела может послужить в своем  роде катализатором разрешения дела или, наоборот, замедлить процесс  его рассмотрения. Ввиду этого  представляется целесообразным также  включить данный документопоток в состав анализируемого в ООД УУМ документооборота. Основываясь на данных, характеризующих  качественные характеристики документопотоков, представляется возможным разрабатывать  наиболее целесообразные, оптимальные  маршруты движения документопотоков.

Документооборот ООД УУМ делится  на несколько документопотоков: входящий, исходящий, внутренний в соответствии с рисунком 9.

Входящий документопоток ООД УУМ  складывается из:

- документов вышестоящих организаций  (МВД, ОВД, УВД АО и др.). В  состав этих документов входят  директивные указания, нормативные  и методические акты, приказы  и распоряжения, которые являются  основанием для начальника ООД  УУМ и Ст.УУМ в организации  службы участковых уполномоченных  милиции;

- документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью  консультирования, получения информации  и др.;

- обращений граждан — предложений,  заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток ООД УУМ  состоит из документов, создаваемых  в ООД УУМ и отправляемых за его пределы. Исходящие документы  ООД УУМ создаются в ответ  на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие  ответа. Ответные документы ООД УУМ  значительно превышают инициативную группу документов. Это связано с  тем, что в большинстве случаев  информацией владеют участковые уполномоченные, будь то информация о  гражданах, проживающих на территории административного участка или  об исполнении и состоянии запрашиваемого дела. Как правило, запросы поступают  в ООД УУМ от таких организаций, как ЖЭК, ПВС и др. Также к  исходящим документам ООД УУМ  относятся сопроводительные письма, отправляемые заявителю вместе с  копией решения.

Внутренний документопоток ООД  УУМ составляют документы, создаваемые  и используемые в самом ООД  УУМ, не выходящие за его пределы. К ним относятся организационные  документы, определяющие правила выполнения отдельных видов деятельности - расписания дежурств, схема расстановки оперативных  групп, сроки сдач дел и др. Самостоятельные  группы внутреннего документопотока  ООД УУМ составляют плановые и  отчетные документы Ст.УУМ и УУМ, документы по учету личного состава  ООД УУМ и т.д. Как уже было сказано ранее, в ООД УУМ используются бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры и пр.).

Изначальную основу документооборота в ООД УУМ отражает Инструкция о порядке приема, регистрации  и разрешения сообщений о преступлениях  и иной информации о правонарушениях, утвержденной Приказом МВД РФ №158 от 13.03.2003 г. [6]

Инструкция устанавливает следующие  этапы документооборота ООД УУМ  в соответствии с рисунком 10:

- прием сообщений о преступлениях  и иной информации;

- регистрация сообщений о преступлениях  и иной информации;

- разрешение сообщений о преступлениях  и иной информации;

- контроль за соблюдением порядка  приема, регистрации и разрешения  сообщений о преступлениях и  иной информации;

- сдача в архив.

Рассмотрим и проанализируем более  подробно каждый из вышеперечисленных  этапов.

Прием сообщений о преступлениях  и иной информации.

Поступающие сообщения о преступлениях  и иная информация, вне зависимости  от места и времени совершения правонарушений, а также полноты  сообщаемых сведений и формы представления, принимаются в любом органе внутренних дел.

Сообщения о преступлениях и  иная информация, поступившие в подразделения  делопроизводства органа внутренних дел  по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником органа внутренних дел и при наличии признаков  преступления в обязательном порядке  направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Вне органов внутренних дел, а также  в органах внутренних дел, где  нет дежурных частей, сообщения о  преступлениях или иную информацию обязаны принимать любые сотрудники органов внутренних дел и действовать  в соответствии с требованиями, установленными статьей 18 Закона Российской Федерации  «О милиции». Полученные при этом ими  сообщения о преступлениях и  иная информация передаются в дежурную часть соответствующего органа внутренних дел (по телефону или с помощью  иного вида связи).

Дежурные подразделений вневедомственной охраны и государственной инспекции  безопасности дорожного движения информацию о выявленных преступлениях или  происшествиях, а также о принятых по ним решениях передают в дежурные части территориальных органов  внутренних дел.

Устные и письменные заявления  о преступлении или о явке с  повинной, которые подаются непосредственно  заявителями, должны быть оформлены  в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации  должностным лицом, наделенным полномочиями по составлению соответствующих  процессуальных документов. При этом заявитель предупреждается об уголовной  ответственности за заведомо ложный донос, о чем в протоколе принятия устного заявления о преступлении делается соответствующая запись, которая  удостоверяется подписью заявителя.

Устное сообщение о преступлении, сделанное при производстве следственного  действия, о ранее не зарегистрированном преступлении заносится в протокол следственного действия и оформляется  в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации1.

Вся информация о преступлениях  и правонарушениях, в зависимости  от ее содержания и формы поступления (обнаружения), в соответствии с рисунком 11 подразделяется на:

- сообщения о преступлениях1:

- устные и письменные заявления  о преступлениях и явки с  повинной, которые подаются непосредственно  заявителями;

- сообщения о совершенных или  готовящихся преступлениях, полученные  из иных источников.

- непосредственное обнаружение  признаков преступления сотрудниками  органов внутренних дел;

- иную информацию о правонарушениях  (происшествиях и событиях, угрожающих  личной и общественной безопасности), поступившую по телефону, телеграфу,  факсимильной связью или иным  видом связи.

Анализируя организацию документооборота в ООД УУМ, важно отметить, что  основу правильной организации работы с документами составляет оперативность  сбора, обработки и использования  документированной информации сотрудниками милиции. Документооборот ООД УУМ  можно охарактеризовать как функцию  коммуникации участковых уполномоченных милиции с гражданами, коллегами, сторонними организациями, реализация которой должна соотноситься, субординироваться  с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности ООД УУМ, его документирования, хранения и использования ранее созданной  информации.

Регистрация сообщений о преступлениях  и иной информации.

Согласно Инструкции сообщения  о преступлениях (письменные заявления  о преступлениях и явке с повинной, протоколы принятия устных заявлений  о преступлениях и явке с повинной, рапорты об обнаружении признаков  преступления) и поручения прокурора  о проведении проверки по сообщениям о преступлениях, распространенных в средствах массовой информации, регистрируются в Книге учета  сообщений о преступлениях в  дежурной части органа внутренних дел.

Также в КУС регистрируются заявления, содержащие признаки безвестного исчезновения человека, и рапорты сотрудников  органов внутренних дел о непосредственном обнаружении и выявлении ими  признаков преступлений.

Протокол принятия устного сообщения  о преступлении, сделанного при производстве следственного действия, о ранее  не зарегистрированном преступлении регистрируется в КУС с отметкой «Дополнительно выявлено в ходе расследования».

Иная информация и письменные заявления  о несчастных случаях, авариях, катастрофах, стихийных бедствиях и иных событиях, требующих проверки для обнаружения  признаков преступления, регистрируются в Журнале учета иной информации о правонарушениях.

Сообщения о преступлениях и  иная информация, поступившие в ООД  УУМ по почте, нарочным, телеграфу, факсимильной связью или иным видом связи, регистрируются по установленным правилам делопроизводства, изучаются начальником ООД УУМ  и при наличии признаков преступления в обязательном порядке направляются в дежурную часть органа внутренних дел для незамедлительной регистрации.

Сообщение о преступлении и иная информация, поступившие по подследственности  из других правоохранительных органов, регистрируются в соответствии с  требованиями Инструкции, о чем отправитель  уведомляется письменно. Срок разрешения сообщения о преступлении и иной информации исчисляется с момента  поступления их в орган внутренних дел по подследственности.

При регистрации сообщений о  преступлениях, поступивших в дежурную часть органа внутренних дел, на заявлении (протоколе заявления), рапорте об обнаружении преступления в обязательном порядке проставляется штамп  о регистрации в соответствии с рисунком 12.

В оттиск штампа УУМ вносит регистрационный  номер записи в КУС, дату регистрации, наименование органа внутренних дел, свои подпись, инициалы и фамилию.

При поступлении письменного заявления  о преступлении, информация о котором  ранее была зарегистрирована в ЖУИ, заявление регистрируется в КУС, о чем в ЖУИ делается соответствующая  отметка.

Разрешение сообщений о преступлениях  и иной информации.

По результатам рассмотрения сообщений  и иной информации участковым уполномоченным милиции принимается одно из следующих  решений1:

- о возбуждении уголовного дела;

- об отказе в возбуждении  уголовного дела;

- о передаче сообщения по  подследственности.

О принятом решении сообщается заявителю  и разъясняются его право обжаловать принятое решение и порядок обжалования  в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Материалы об отказе в возбуждении  уголовного дела регистрируются в журнале  учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении  уголовного дела, который ведется  в органах внутренних дел сотрудником  по учетно-регистрационной работе или  лицом, исполняющим его обязанности. Материалу присваивается очередной  двойной порядковый номер (через  дробь): номер по КУС/номер по журналу  учета отказных материалов в соответствии с рисунком 14.

Если разрешение поступивших сообщений  о преступлениях и иной информации не относится к компетенции данного  органа внутренних дел или правонарушение совершено на территории обслуживания другого органа внутренних дел, то все  имеющиеся материалы после регистрации  по указанию начальника органа внутренних дел в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации  передаются по подследственности или  в суд (по делам частного обвинения)1, о чем делается отметка в КУС с указанием даты и исходящего номера. Одновременно с этим принимаются необходимые меры по предотвращению или пресечению преступления, а равно по сохранению следов преступления2.

Заявитель информируется о передаче его сообщения о преступлении по подследственности или в суд3 в течение суток с момента принятия решения.

По результатам проверки иной информации, содержащей признаки правонарушения, начальник органа внутренних дел  принимает решения о:

- перерегистрации в КУС (при  обнаружении признаков преступления);

- приобщении материалов проверки  при отсутствии признаков правонарушения  в специальное номенклатурное  дело.

Порядок разрешения сообщений о  преступлениях и иной информации представлен на рисунке 15.

Передача сообщений и иной информации УУМ для проведения проверки без  регистрации в КУС или ЖУИ  категорически запрещается.

Проверка сообщений о преступлениях  и иной информации осуществляется в  соответствии с письменным указанием  начальника органа внутренних дел либо лица, исполняющего его обязанности, в порядке, установленном уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Однако в действительности распределение  поступившей информации и ее дальнейшее движение представляется достаточно трудным  для измерения, поскольку документационное обеспечение деятельности ООД УУМ  часто идет с опозданием от оперативной  работы, и передача информации сначала  идет без документационного сопровождения  в соответствии с рисунком 16.

Контроль за соблюдением порядка  приема, регистрации и разрешения сообщений о преступлениях и  иной информации.

Начальник ООД УУМ несет ответственность  за соблюдение законности при приеме, регистрации и разрешении сообщений  о преступлениях и иной информации. Однако в действительности он не осуществляет ежедневный контроль за своевременностью и полнотой регистрации и сроками  разрешения сообщений о преступлениях  и иной информации, а также правильностью  ведения КУС и ЖУИ.

Для проведения сверок полноты регистрации  сообщений и иной информации в  ООД УУМ создается комиссия, состав которой утверждается приказом начальника органа внутренних дел. Председателем  комиссии, как правило, назначается  начальник ООД УУМ. Включение  в состав комиссии сотрудника по учетно-регистрационной и статистической работе обязательно, но в действительности это требование не выполняется. Начальник ООД УУМ не утверждает обязанности членов комиссии, планы ее работы, а секретарь комиссии не ведет делопроизводство. Это обусловлено тем фактором, что большой объем работы с документами не позволяет сотрудникам заниматься организацией проведения сверок полноты регистрации сообщений и иной информации,