Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов  власти и управления не всегда требуют  письменного ответа — они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или  действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие  письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые  используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая  отметки «Включено в план», «Включено  в отчет», и подшивают в дела.

Наибольшее внимание исполнителя  занимают документы, которые требуют  ответа.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет  определить, достаточны ли ее объем  и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель  особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой  системы по документам организации  и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в  письменной (представляя проект ответного  документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования — сбора виз руководителей  структурных подразделений и  специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта  документа для сбора замечаний  и предложений — так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных  подразделений.

Принципиальные изменения в  процессах визирования могут  исходить при наличии в организации  локальной компьютерной сети. Такая  сеть позволяет осуществлять обмен  информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными  рабочими местами. Документ может создаваться  в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности  компьютерных технологий позволяют  изменить прежние методы работы, но тут возникают организационные  трудности из-за проблемы доступа  к информации. Часть сотрудников  имеет ограниченный доступ (право  чтения, право копирования, право  внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства.

После получения на проекте документа  всех виз документ перепечатывают с  учетом сделанных замечаний и  передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает  его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат  подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых  случаях составляется список рассылки документа.

Поступивший документ, копию отправленного  документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает  в дело, сделав соответствующие отметки  об исполнении.

По такой же схеме работает исполнитель  и над инициативными документами  — запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными  письмами.

Таким образом, подготовка исходящих  документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем  выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как  и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с  входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются  руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы  по основной деятельности должны согласовываться  в юридическом отделе, приказы  по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового  законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат  коллегии).

Правила обработки исходящих документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу  в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы  для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с  отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет  правильность оформления документов, наличие указанных в документе  приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные  подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись  рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются  к отправке в упаковке, соответствующей  техническим требованиям, при наличии  сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном  порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или  не позднее первой половины следующего рабочего дня.

1.4 Основные правила составления  и оформления документов

 

Основные правила составления  и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных  нормативно-методических документах –  государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с  учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий  работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных  и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к  работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила  документирования, в том числе:

- права и обязанности должностных  лиц, отдельных сотрудников в  процедурах оформления документов;

- состав применяемых в аппарате  управленческих документов;

- компетенция руководителя, его  заместителей и руководителей  среднего звена, их право на  издание различных видов распорядительных  документов;

- порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

- обязательные требования к  оформлению и порядок работы  с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются  следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы  документа;

- создание условий для оперативного  исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования для  создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.

Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены  также для обеспечения качественного  внешнего вида документов. Для этого  в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа  и их рациональной компоновке.

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его  реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом  или распорядительными положениями  для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую  достоверность и узнаваемость официальных  бумаг.

В России современные требования к  оформлению документации зафиксированы  государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). [10]

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к  оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая  бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления или издания  документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

30 - идентификатор электронной копии  документа.

Документы изготавливаются на бланках. ГОСТом установлено два основных формата бланков - А4 и А5. Все бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Структура унифицированного документа  представлена в таблице 1.

 

Таблица 1 - Структура унифицированного документа

Заголовочная часть	Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации,  работающего)		Характеристика документа (индекс, код по ОКУД)
	Наименование документа
	Зона для проставления кодов постоянных для документа  реквизитов-признаков
Содержательная часть		Заголовок графы таблицы	Заголовок графы таблицы
	Название количественно-суммового  основания документа	Значение	Значение
	Название количественно-суммового  основания документа	Значение	Значение
	Примечание
Оформляющая часть	Дата заполнения документа	Подпись юридически ответственных  лиц за правильность составления  документа

 

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные  и стандартизированные формы  бланков. Унификация выдвинула следующие  требования к документам:

- стандартная форма построения,

- приспособление к автоматизированной  обработке,

- минимизация показателей,

- исключение дублирования,

- включение всех необходимых  для целей управления показателей.

Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы  бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а  также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

1.5 Автоматизация документооборота  на предприятии

 

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование  новейших технических, технологических, программных средств в различных  информационных системах экономических  объектов, методов и моделей, технических, программных, технологических средств  и специалистов, предназначенных  для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС  способствует повышению эффективности  производства экономического объекта  и обеспечивает качество управления.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической  революции, воздействующие на всю сферу  человеческой деятельности, требуют  дальнейшего совершенствования  управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности  управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных  документов на предприятии уже будет  измеряться миллионами, поэтому системы  управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

В связи с большим потоком  документооборота, представляет большой  интерес обработки ведения учётов документации в автоматизированном режиме. При наличии или отсутствии автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и циркулирует внутри предприятия, составляя его информационную систему (ИС). При этом автоматизация, даже частичная, внедряемая искусственным путем  в естественные информационные потоки будет эффективна только тогда, когда  произойдет успешно интеграция автоматизированной информационной системы (АИС) в структуру  предприятия.