Реквизиты документов

например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок располагается под реквизитами  бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка  не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

Бланк документа при необходимости  может включать ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизита "Заголовок  к тексту".

Реквизит 19 – отметка  о контроле

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Отметка о контроле обозначает, что  документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Отметка о контроле проставляется  в верхнем правом углу первого  листа документа. 

Реквизит 20 – текст  документа

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы  официальных взаимоотношений между  государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем. Деловой  стиль предполагает объективность  изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в  нем широко используются стандартные  термины и типовые речевые  обороты. Деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых форм, то есть языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

В официальных документах часто  используются сокращенные слова  и словосочетания, которые позволяют  уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения употребляются  только общепринятые. Возможно, при  первом употреблении сокращения указать  в скобках его расшифровку. Это  же относится и к использованию  профессиональных терминов, которые  широко используются в деловой переписке.

Тексты документов оформляют в  виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

При составлении таблицы ее графы  и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками.

Заголовки граф и строк пишут  с прописной буквы; подзаголовки граф – строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной  буквы, если они имеют самостоятельное  значение. В конце заголовка и  подзаголовка таблицы точка не ставится.

Если таблицу печатают более  чем на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы и на следующих  страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Если таблиц в документе более  одной, их следует нумеровать арабскими  цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который отражает ее содержание. Он пишется над серединой таблицы  с прописной буквы. Например:

Таблица 1

Невозвращенные документы (акты)

Год	Количество невозвращенных  документов (актов)
2006	35
2007	64
2008	360

Связный текст, как правило, состоит  из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать  одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без  констатирующей; письма, заявления - просьбу  без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту,¹⁴ при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства  Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом  текста. Каждый абзац выделяют в  документе абзацным отступом, отступив пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруются.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие  формы изложения:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Алюминий" считает возможным").

В деловой переписке принята  форма изложения текста от первого  лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и  т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого  лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных  интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный  интервал.

При подготовке документов рекомендуется  применять текстовый процессор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation)^* версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14.

Реквизит 21 – отметка  о наличии приложения

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1. Положение об  Управлении регионального кредитования  на 5 л. в 1 экз.   2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Например:

Приложение:

Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами  в среде "Кодекс-Сервер" для  сотрудников Главного архивного  управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

Если к документу прилагают  другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:⁴

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего  на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в  первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение №" с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение № 2   к приказу ЗАО "Вомикс"  от 05.04.2009 № 25

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а  также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и  регистрационный номер относительно самой длинной строки.⁷

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2   к приказу ЗАО "Термика"   от 05.04.2009 № 25

Реквизит 22 – подпись

Подпись включает в себя фамилию и инициалы.

Реквизит 23 - гриф согласования документа

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.¹

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор 
ЗАО "Теонит" 
Личная подпись                 Е.Н. Рославович

Дата 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо ЗАО "Термика"  
от 06.04.2009 № 430

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания  собрания  
акционеров ЗАО "Термика"

от 06.04.2009 № 10  

 Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

   Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа.

При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

    Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

• с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
• с научными организациями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
• с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области.

Внешнее согласование может быть оформлено  грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа  на заседании коллегиального органа.  

Реквизит 24 – визы согласования документа

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визирование документа является его  согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций  при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.