Схемы расположения реквизитов документов. Формуляр-образец документа

28

Введение

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако количество управленческих ситуаций, в которых возникает необходимость составления деловых писем, не безгранично и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма.

Помимо писем все организации фиксируют свою деятельность в разного вида прочих документах: постановлениях, распоряжениях, приказах, решениях, протоколах, актах и др.

Единообразие оформления документации позволяет организациям, предприятиям и учреждениям достичь единства информационного обмена.

Цель данной работы рассмотреть параметры формуляра-образца, а также принципы составления на его основе бланков документов.

1.                  Формуляр-образец документа

«Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.»[1]

Формуляр-образец служит основой для разработки унифицированных форм документов. Он строится для множества документов, объединенных их функциональным назначением и уровнем использования.

Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая геометрия документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Основные требования к построению формуляров-образцов были установлены государственным стандартом СССР ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации «Требования к построению формуляра-образца», вступившим в действие с 01.01.1988.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

С 1 июля 2003 г. введен в действие стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", заменивший стандарт ГОСТ Р 6.30-97. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, а также содержит схемы расположения реквизитов документов.

Рекомендованные указанным стандартом требования и правила оформления документов управления могут быть использованы организациями независимо от того:

- государственная она или негосударственная;

- каким видом деятельности занимается;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

2.                  Параметры формуляра-образца документа

Формуляр-образец устанавливает параметры, применяемые для бланков документов:

«1) форматы бумаги;

2) служебные поля;

3) конструкционную сетку;

4) расположение частей и зон;

5) расположение реквизитов.»[2]

Формат бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа.

ГОСТом Р 6.30-2003 установлены 2 основных формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х201 мм)

Минимальные размеры служебных полей составляют:

«20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.»[3]

Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации.

она «образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.»[4]

Зона документа – это часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца.

Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает реквизиты для подготовки и оформления документов, а также требовании к их оформлению.

В состав реквизитов входят:

«01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.»[5]

Реквизиты, используемые при оформлении документов, бывают постоянными и переменными.

К постоянным относятся реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма).

Нанесение заранее указанных реквизитов позволяет сократить время, затрачиваемое на подготовку документов и исключает появление ошибок.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит «дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место их расположения и правила оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде документов.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись и др.

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов и отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

2.1 Требования к оформлению реквизитов документа

Рассмотрим требования, предъявляемые к оформлению реквизитов документа.

01 Государственный герб Российской Федерации.

Его помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.

04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и юридического лица и 06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Нельзя размещать только сокращенное наименование организации - автора документа.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке должностного лица, где указывается полное наименование должности на месте реквизита 08.