Схемы расположения реквизитов документов. Формуляр-образец документа

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

22 Подпись

Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности будет кратким, без указания наименования предприятия, например:

Генеральный директор              Личная подпись              Н.В. Сосновский

если на листе бумаги, то должность указывается полностью:

Генеральный директор

ЗАО «АКРиС»              Личная подпись              Н.В. Сосновский

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института              Личная подпись              М.В. Ларин

Главный бухгалтер              Личная подпись              З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора              Заместитель директора

по научной работе              по научной работе

Личная подпись              Ю.Г. Демидов              Личная подпись              К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии              Личная подпись              Н.В. Сосоновский

Члены комиссии              Личная подпись              А.Н. Петрова

              Личная подпись              А.С. Крапивин

              Личная подпись              О.И. Ушаков

23 Гриф согласования документа

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.

Согласование оформляется грифом. Он имеет варианты: согласование с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством письма. Это оформляется следующим образом:

Данный реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24 Виза согласования документа

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

При наличии замечаний к документу замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 Оттиск печати

«Печати проставляются на наиболее важных документах для удостоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гербовой печатью заверяются документы органов государственного управления.»[10]

26 Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителей.

Однако все 30 рассмотренных реквизитов не используются в одном документе.

Официальный документ определенного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенный в определенной последовательности. Таким образом и образуется формуляр документа.

3.                  Бланк документа, схемы расположения реквизитов документов

Как правило, документы оформляются на бланках, которые изготавливаются либо типографским способом, либо моделируются на компьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.

Бланки документов разрабатываются на основе формуляров-образцов.

«Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.»[11]

ГОСТом 6.30-2003 установлены требования к оформлению бланков. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром на схеме расположения реквизитов документов. Различают схемы для углового бланка (рисунок 1) и для продольного бланка (рисунок 2).

При продольном расположении реквизиты адресанта – автора документа – располагают по центру вдоль верхней части листа, а информацию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.

При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую – для реквизитов адресата.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, докладных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквизитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк                     (рисунок 3), бланк письма (рисунок 4) и бланк конкретного вида документа (рисунок 5).

Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничительными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа; место адресата заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации может включать в себя реквизиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Расстояние между отдельными реквизитами – от 1–1,5 до 3 межстрочных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Если документ имеет более одной страницы, то начиная со второй страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Согласно стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

Заключение

Соблюдение требований к оформлению реквизитов, а также использование определенных наборов этих реквизитов, характерных для конкретных видов документов, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены позволяет обеспечить юридическую силу документов.

Таким образом, формирование формуляра-образца, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью придания документам необходимого юридического и информационного статуса, а также призвано унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

- облегчить визуальный поиск необходимой информации;

- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Приложения

Рисунок 1 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Рисунок 3 - Образец общего бланка организации

Рисунок 4 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок 5 - Образец продольного бланка письма организации

Список литературы

1.                  Андреева, В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Дело, 2009.

2.                  ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации «Требования к построению формуляра-образца». – М.:Госстандарт России, 2000.

3.                  ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.:Госстандарт России, 2003.

4.                  Делопроизводство / Под ред. Л.А. Румыниной. - М.: Дело, 2008.

5.                  Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск:Омск. гос. ун-т, 2004.

6.                  Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса / Под ред. М.И. Басакова. - М.: Дашков и К, 2009.

7.                  Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

8.                  Кузнецова Т. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова. - М.: Приор, 2005.

9.                  Румянцева, С.А. ГОСТ 6.30-2003. Следовать ли его рекомендациям / С.А. Румянцева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.

10.             Янковая, В.Ф. Состав реквизитов бланка по новому Стандарту на оформление документов / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2003. - № 7.

[1] Румянцева,С.А. ГОСТ 6.30-2003. Следовать ли его рекомендациям // Справочник cекретаря и офис-менеджера. 2004. - № 9. С. 25.

[2] ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации «Требования к построению формуляра-образца» . – М.:Госстандарт России, 2000. С.2.

[3] ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.:Госстандарт России, 2003. С.15.

[4] ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации «Требования к построению формуляра-образца» . – М.:Госстандарт России, 2000. С.5.

[5] ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.:Госстандарт России, 2003. С.3.

[6], 2 Янковая, В.Ф. Состав реквизитов бланка по новому Стандарту на оформление документов // Секретарь-референт. 2003. - № 7. С. 15.

[7] Делопроизводство / Под ред. Л.А. Румыниной. М.: Дело, 2008. С. 83

[8] Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск:Омск. гос. ун-т, 2004. С. 18

[9] ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.:Госстандарт России, 2003. С.9.

[10] Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск:Омск. гос. ун-т, 2004. С. 21

[11] Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск:Омск. гос. ун-т, 2004. С. 21