Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов

Федеральное Государственное  Бюджетное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального  Образования

Российская  Академия Народного Хозяйства и Государственной Службы при Президенте РФ

 

Сибирский институт управления

Факультет ГМУ

Кафедра государственного и муниципального управления

Контрольная работа

По дисциплине: «Документоведение и делопроизводство»

На тему: «Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов»

 

 

 

Выполнил:

Студент 4 курса, ОЗО, гр. 09511

Марченко В.

Проверил:

Марченко И.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

Новосибирск, 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………...3

1. Понятие «реквизит документа», его роль в документировании……………………………………………………………….……………4
2. Правила оформления реквизитов………………………………….………..6

Заключение……………………………………………………………..........12

Библиографический список.……………………………………………......14

 

Приложения………………………………………………………………….15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Создание в  нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Актуальность темы исследования заключается в том, что в настоящее время требованиям к формуляру документов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Целью курсовой работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о реквизитах формуляра документа, составе и требованиях к оформлению; бланке документа, его видам и требований к изготовлению и составлению.

Для реализации этой цели необходимо решить следующие  задачи:

- изучить понятие  и состав реквизитов формуляра  документа;

- рассмотреть  требования, основные правила оформления реквизитов документа;

- проанализировать  требования к оформлению бланка  документа;

- исследовать  основные виды бланков документа.

Объект данной работы – реквизиты документов, предмет - рассмотрение понятия реквизита документов и правила его оформления.

 

 

1. Понятие «реквизит документа», его роль в документировании

Реквизит документа  – обязательный элемент оформления официального документа.¹

Различные документы  состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлено законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. Таким образом, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. - С. 3.:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы  документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные  данные об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка на  регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка о  контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о  наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о  заверении копии;

27 - отметка об  исполнителе;

28 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

29 - отметка о  поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор  реквизитов (обязательных элементов).

 

 

 

 

2. Правила оформления реквизитов

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование  организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации (см. ПРИЛОЖЕНИЕ А-Г – пример и схема расположения реквизитов).

Справочные  данные об организации включают в  себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование  вида документа, составленного или  изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа  является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа  оформляют арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает в себя регистрационный номер  и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления  или издания документа указывают  в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.²

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. ³

Приведу несколько  примеров оформления реквизитов. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А.Лагунину 

или

АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М.Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов 

Московской  области

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО "Ростекстиль"

Личная  подпись _______В.А.Степанов

Дата

 

При утверждении  документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж-дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Еще один пример. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила  подготовки и оформления документов  Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу  прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и  приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в  документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к  распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: