Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов

Приложение  № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319

 

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

На бланках  изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два  формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для  документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование  типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации»допускается печатать разными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в названии организации - автора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков - типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведения с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, в котором и печатают текст конкретного документа.

Документы изготавливаются  на бланках. ГОСТом установлено два  основных формата бланков А4 и А5.

Формат бланка	Размеры (мм)
А3	297420
А4	210297
А5	148210
А6	105148

Поле	Размеры (мм), не менее
Левое	20
Правое	10
Верхнее	20
нижнее	10

 

 

 

 

 

Заключение 

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация  фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Проведенный обзор  литературы по вопросам подготовки и  оформлению документов показывает, что, несмотря на значительный объем исследований, выполненный по смежным направлениям поставленной проблемы, приходится констатировать весьма слабую разработанность собственно проблемы управления документацией. Так, недостаточно разработаны вопросы о взаимосвязи реформ государственного управления и делопроизводства, о роли государственного регулирования документальной среды; требуют более углубленного системного исследования терминологические проблемы документа, его эволюции под влиянием социальных и технических факторов. Несомненный интерес в историческом плане представляет постсоветский период развития делопроизводства и документационного обеспечения управления, связанный с изменениями управленческих структур и функций, решением задач вхождения России в мировое информационное пространство. До настоящего времени отсутствует всестороннее и комплексное исследование управления документацией с учетом анализа применяемых новых информационных технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

1. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»//«Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000
6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2001
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000
8. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.
9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, «Альфа», 2002.
10. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. - М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2004
11. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  А

1. Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  Б

 

Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  В

 

Схема расположения реквизита "Наименование организации". В пределах границ зоны расположения реквизит "Наименование организации" размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
• флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Расположение  реквизита "Наименование организации" на формате А4 углового бланка: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Расположение  реквизита "Наименование организации" на формате А4 продольного бланка: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа.

¹ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.

² Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, «Альфа», 2002.

³ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»