Основные правила оформления документов

Содержание

 

Введение________________________________________________________2

1. Классификация документов______________________________________4
2. Основные правила составления текста документов_________________5
3. Правила оформления реквизитов документов______________________6
4. Основные требования к документам, изготовленным      машинописным способом_________________________________________19

Заключение_______________________________________________________20

Список литературы________________________________________________21

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

Конечно же, в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка сотрудников документационной службы структурного подразделения сводится главным образом к освоению технических навыков - стенография, машинопись и т.п., и важно грамотно их оценить. Как правильно разработать, внедрить и обеспечить функционирования единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией, спланировать, организовать и совершенствовать деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществить контроль за состоянием делопроизводства в организации, принять меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сократить их количество и оптимизировать документопоток организации?

 

«ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»

 

1. Классификация документов.

 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

 

1) Документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

 

2) Документы  по функциям управления. Такие  документы составляют работники  финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

 

Документы классифицируются  по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

 

- по месту  составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного  предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

 

- по содержанию  – простые (посвященные одному  вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

 

- по форме  – индивидуальные, когда содержание  каждого документа имеет свои  особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа  отпечатана, а часть заполняется  при составлении; и типовые, созданные  для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и  трафаретные документы печатаются  типографским способом или на  множительных аппаратах;

 

- по срокам  исполнения – срочные, требующие  исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок  исполнения не установлен;

 

- по происхождению  – служебные, затрагивающие интересы  предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица  и являющиеся именными;

 

- по виду  оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;

 

- по средствам  фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

 

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

 

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

2. Основные правила составления текста документов.

 

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются  реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

 

ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец  устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

 

ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

 

Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый  реквизит – текст документа.

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко.

Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

 

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

 

1.  Раздел;

1.1. Подраздел;

1.1.1. Пункт;

1.1.1.1. Подпункт.

 

3.   Правила оформления реквизитов  документов.

 

3.1.   Государственный герб.

 

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

 

-     Президента РФ;

-     палат Федерального Собрания;

-     Правительства РФ;

-     Конституционного Суда РФ;

-     Верховного Суда РФ;

-     Высшего Арбитражного Суда РФ;

-     Центральных органов фед. исполнительной  власти (министерств, ведомств);

-     Федеральных судов;

-     Прокуратуры РФ;

-     Уполномоченного по правам человека;

-     Счетной палаты

-     Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных  официальных представительств РФ  за границей.

 

 

 

 

 

 

3.2. Герб субъекта РФ.

 

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

 

3.3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

 

Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

 

3.4.   Код организации.

 

Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

 

3.5. Код формы документа.

 

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

 

3.6. Наименование организации.

 

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Это реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Все наименования даются в именительном падеже, например:

 

Министерство образования Российской федерации

 

Государственный университет управления

 

Институт информационных систем управления

 

В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти.

 

Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении об организации).

 

Если организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках:

 

   Всероссийский  научно-исследовательский институт

 

   сельскохозяйственного  машиностроения

 

   (ВНИИ  сельхозмаш)

 

3.7. Справочные данные об организации.

 

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.

 

3.8. Наименование вида документа.

 

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

 

3.9. Дата документа.

 

Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.09.2000. Допускается оформление даты словесно- цифровым способом : 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

 

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

«ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»

 

3.10. Регистрационный номер документа.

 

Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами.