Реквизиты документов

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные двумя или более  организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год –  четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также  использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Дата документа относится к  реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Реквизит 12 – регистрационный  номер документа

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и  структура регистрационных номеров  устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и  распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит  из регистрационных номеров документа  каждой из этих организаций, проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа  относится к реквизитам, для которых  на бланке проставляются отметки. 

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит "Ссылка на регистрационный  номер и дату документа" оформляется  преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся  с поступившего документа и соответствуют  регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает  необходимость упоминания номера и  даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст  от чисто вспомогательной, справочной информации.

На бланках писем проставляются  отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.

Реквизит 14 - место  составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Место издания в документе не указывается, если оно включено в  состав наименования организации, например: "Московский государственный университет", но указывается, если документ был составлен в другом месте.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место  нахождения последнего.

При указании места составления  не ставится буква "г" при обозначениях "Москва" и "Санкт-Петербург".

Место составления или издания  документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Реквизит 15 – адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации  или структурному подразделению  их наименования указывают в именительном падеже.

Например:

ЗАО "Термика"

При этом если документ адресован  структурному подразделению, то над  его наименованием необходимо указать  наименование организации.

Например:

ЗАО "Термика"     Управление производства и внедрения информационных систем

Если документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений  одной организации, то их следует  указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов   Новосибирской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию  указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например:

Генеральному  директору   ЗАО "Термика"    А.И. Иванову

или

ЗАО "Термика"     Генеральному директору  А.И. Иванову

  Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  "Копия" перед вторым, третьим,  четвертым адресатами не указывают.  При большем числе адресатов  составляют список рассылки документа. 

Каждый адресат отделяется от предыдущего 2-3 интервалами.

В состав реквизита "Адресат" может  входить почтовый адрес, который  должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг  почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем  почтовый адрес.

Например:

ЗАО "Термика"     ул.Плахотного, д.111, Новосибирск, 631419

При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Образцову О.П.     Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,   Москва, 109316

Для реквизита "Адресат" на бланке писем могут проставляться ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения.

Пример оформления отметок для  реквизита "Адресат" на бланке письма приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Реквизит 16 – гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным  лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности  лица, утверждающего документ, его  подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ     Генеральный директор ЗАО "Августа"   Личная подпись             А.Г. Сидоров     15.04.2009

Допускается в реквизите "Гриф утверждения  документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ     Генеральный директор ЗАО "Термика"   Личная подпись          А.Г. Цицин     23.04.2009

При утверждении документа несколькими  должностными лицами грифы утверждения  располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор ЗАО "Термика"   Личная подпись   Е.Н. Ярославцева    15.04.2009	Технический директор ЗАО "Термика"   Личная подпись   К.В. Воробьев    15.04.2009

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН     решением общего собрания   акционеров от 10.05.2009 № 561

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом  документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня  являются законодательные и ведомственные  нормативные акты, устанавливающие  обязательную процедуру утверждения  тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

• акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
• инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
• нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
• перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
• планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
• положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);
• программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
• расценки на производство работ;
• сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
• стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
• структура и штатная численность;
• тарифные ставки;
• уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);
• формы унифицированных документов;
• штатные расписания и изменения к ним.

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу документа.

Примечание: в ГОСТе Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне 15 реквизита "Адресат". 

Реквизит 17 – резолюция

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Морозовой Н.В.  Федосеевой Н.А.     Прошу подготовить проект   договора с ЗАО "Ткань" к 23.07.2009   Личная подпись   Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается  названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

Резолюция, как правило, пишется  от руки соответствующим руководителем  на подлиннике документа на свободном  от текста месте.

Возможна подготовка резолюции  помощником руководителя.

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления  результатов исполнения. Нецелесообразно  применять резолюции типа "Прошу  исполнить", "К исполнению" или  предварительные резолюции "Прошу  переговорить", "Прошу зайти  ко мне" и т.п.

Обязательно определение срока  исполнения документа, который может  быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальным (определяемый содержанием документа  и трудоемкостью и сложностью задания).

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция  относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения  подшивается в дело вместе с документом.

На документе не должно быть более  четырех резолюций.

Реквизит 18 – заголовок  к тексту

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,