Реквизиты документов

1.Реквизиты документов.

 

Реквизит документа – это  обязательный элемент оформления официального документа.

Совокупность реквизитов отражает его форму, документ должен быть составлен  в соответствии с формой принятой для данной категории документов. Несмотря на то, что в ГОСТе описаны 30 реквизитов, различные документы состоят из разного набора  реквизитов и при составлении одного вида документа не нужно использовать их все.

 

 В перечень реквизитов входят:

01 - Государственный герб Российской Федерации; 
02 - герб субъекта Российской Федерации; 
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
04 - код организации; 
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 
07 - код формы документа; 
08 - наименование организации; 
09 - справочные данные об организации; 
10 - дата документа; 
12 - регистрационный номер документа; 
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
14 - место составления или издания документа; 
15 - адресат; 
16 - гриф утверждения документа; 
17 - резолюция; 
18 - заголовок к тексту; 
19 - отметка о контроле; 
20 - текст документа; 
21 - отметка о наличии приложения; 
22 - подпись; 
23 - гриф согласования документа; 
24 - визы согласования документа; 
25 - оттиск печати; 
26 - отметка о заверении копии; 
27 - отметка об исполнителе; 
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 
29 - отметка о поступлении документа в организацию; 
30 - идентификатор электронной копии документа.

 

 

Реквизиты:

Код организации и  Код формы документа располагаются  в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом  код управленческой документации.

Наименование министерства и Наименование предприятия указывается  в полном соответствии с правовыми актами.

Наименование структурного подразделения – применяется  только внутри предприятия.

Адресные данные предприятия  – используются только при переписке.

Название вида документа  – приказ, акт, справка, должностная  инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

Дата – оформляются  цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Индекс – регистрационный  номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Ссылка на индекс и  дату входящего документа – проставляется  только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

Место составления или  издания – указывается на каждом документе, кроме письма, на котором  имеется почтовый адрес.

Гриф ограничения доступа  к документу – указывается, если документ содержит сведения ограниченного  распространения. Используются грифы: "Для служебного пользования", "Секретно" и т.п.

Адресат – располагается  в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения – должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Резолюция – включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами Адресат и Текст.

Заголовок к тексту –  содержит краткое содержание документа.

Отметка о контроле –  только тех документов, которые взяты  на контроль.

Текст – содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

- краткость и точность  изложения информации, исключение  двоякого толкования;

- объективность и достоверность  информации;

- составление, по возможности,  простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- структурирование текста документа,  деление его на такие смысловые  части, как: введение, доказательство, заключение.

- широкое использование трафаретных  и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Отметка о наличии приложения –  указывается количество листов и  количество экземпляров при наличии  в документе приложения.

Подпись – входит наименование должности  лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Гриф согласования – состоит  из слова "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласован документ.

Виза – используют для внутреннего  согласования документов.

Печать – ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

Отметка о заверении копии –  проставляется ниже реквизита подпись  и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Фамилия исполнителя и номер  его телефона – располагают на лицевой или оборотной стороне  последнего листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка о поступлении – проставляется  на входящих документах с помощью  специального регистрационного штампа или от руки.

Конкретный набор реквизитов для  каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Основные правила при оформлении документов:

- текст документа печатается  через 1,5 межстрочных интервала;

- первую строку каждого  абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы  левого поля;

- реквизиты (кроме  текста), состоящие из нескольких  строк, печатают через один  межстрочный интервал;

- реквизиты документа  отделяют друг от друга 2-3 межстрочными  интервалами;

- расшифровку подписи  в реквизите "Подпись" печатают  на уровне последней строки  наименования должности без пробела  между инициалами и фамилией;

- если заголовок к  тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

- точку в конце заголовка  не ставят;

- в документах, оформленных  на двух и более листах, нумеруются  второй и последующие листы;

- номера страниц проставляются  посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

2. Понятие и  виды рабочих мест, их рациональная организация.

Организация труда - это система научно обоснованных мероприятий, направленных на создание условий рационального использования рабочей силы в процессе виробництва. 
Суть организации труда заключается в установлении порядка построения трудового процесса, который состоит из отдельных операций и елементив. 
К основным элементам организации труда в коллективе относят:  
разделение и кооперация труда;  
рациональные приемы и способы труда;  
организация рабочего места и его обслуговування. 
В широком смысле содержание организации труда включает нормирования, создания нормальных условий труда, применения гибких форм использования рабочего времени. Трудовой процесс осуществляется на конкретном рабочем месте, в определенном социальном оточенни. 
Важность рациональной организации рабочих мест определяется тем, что на рабочем месте человек проводит треть своей трудовой жизни. Поэтому основной задачей управления является создание оптимальных рабочих мест, которые бы способствовали эффективной реализации творческого и физического потенциала работников, совместно выполняющих работу или какую-то операцию. 
Рабочее место - это пространственная зона действия, оснащена техническими средствами, в которой осуществляется трудовая деятельность работника или группы працивникив. 
Следует отличать понятие рабочая зона и рабочее место, рабочая зона - часть рабочего места, ограниченная крайними точками досягаемости рук или ног работающего со смещением на один-два шага от центра рабочего мисця. 
На рабочем месте размещаются орудия, предметы и продукты труда, поэтому границы рабочего места должны обеспечить возможность выполнения всех действий технологического процесу. 
Зависимости от технологического процесса все рабочие места можно разделить на постоянные и временные. Постоянные рабочие места - это те, которые не меняют свое размещение в пространстве. В свою очередь, они делятся на основные, вспомогательные, обслуживающие, которые являются как стационарные, так и условно стационарни. 
Временные рабочие места характеризуются перемещением исполнителей, средств, а иногда и предметов труда, присущие работникам транспорта, ремонта. Этим рабочим местам свойственна мобильнисть. 
В зависимости от уровня механизации труда выделяют три вида рабочих мест:  
рабочие места ручного труда, где работа выполняется с помощью различных ручных орудий:  
механизированные рабочие места, где работник управляет рабочими машинами и механизмами, с их помощью меняет предмет труда;  
автоматизированные рабочие места, на которых механизмы и автоматы выполняют определенные технологические операции по заданным параметрам, а исполнитель управляет ими с помощью дистанционных пультив. 
В зависимости от количества исполнителей рабочие места делятся на индивидуальные и коллективные, от условий труда различают рабочие места с нормальными условиями труда, монотонные, тяжкие и шкидливи. 
Рабочие места могут размешиваться в помещении, на улице, высоте и под землей. Они могут быть специальные и универсальные, сидячие и стоячи. 
Во всех случаях характер рациональной организации рабочих мест зависит от специфических условий. Однако, можно выделить некоторые общие черты, обусловленные определенными основными требованиями при их организации:  
точное выполнение установленной технологии;  
обеспечения родства ручных операций;  
создание на рабочем месте условий, позволяющих работнику работать в наиболее благоприятной позе;  
обеспечить соблюдение требований эргономики к рабочему месту, предметов труда;  
создать нормативные сане хорошо-гигиенические условия труда и комфортность рабочего мисця. 
Организация рабочего места - это совокупность мер по его планировка, оснащение средствами производства и рационального розмищення. 
Организация и оборудование рабочих мест работников, создания соответствующих условий для их труда приобретают все большее значение. С каждым годом увеличивается объем обрабатываемой информации, все больше применяются средства механизации и автоматизации работ, техника становится сложнее (ЭВМ); возникают новые профессии и т.п.. Все это требует определенной организации рабочих мест, их планирования, оборудования, создание оптимальных условий для праци. 
Требования к организации рабочих мест можно сгруппировать следующим образом: информационные, экономические, эргономические, гигиенические, эстетические, технические, организацийни. 
Информационные требования - это комплекс мероприятий по информационному обеспечению рабочего места, к которым относят:  
определение объемов и структуры информации, которая поступает на рабочее место, обрабатывается на нем, создается и передается на другие рабочие места;  
проектирование информационных потоков, в систему которых входит рабочее место и ин. 
Экономические требования предусматривают такую организацию рабочего места, при которой расходы на его содержание минимальны, однако достаточные для его функционування. 
Эргономические требования сформированы наукой, которая появилась сравнительно недавно в связи с новыми требованиями производства и управления - эргономикой. Она возникла на грани технических наук, психологии, физиологии и гигиены, и широко использует данные анатомии, антропометрии, биофизики, токсикологии. Эргономика - отрасль науки, изучающая функциональные возможности человека в трудовых процессах с целью создания для нее оптимальных условий труда. Все, что окружает работающего человека, создает ее рабочую среду - мебель, помещения, оборудование, машины, механизмы и т.д.. Орудия труда должны соответствовать требованиям эргономики и быть максимально приспособленными к человеку, к его физической, физиологической, эстетической природи. 
Гигиенические требования - это требования к освещению рабочих мест, воздухообмена, температурного режима ^ влажности, шума и других факторов среды, влияющих на здоровье и работоспособность працивникив. 
Эстетические требования - это элементы внешнего оформления среды, в которой работает человек, а именно: внешний вид помещения и орудий труда, их цветовая гамма, наличие цветов в интерьере тощо. 
Технические требования - это научно обоснованные параметры орудий труда, оборудования и проходы к другим рабочим местам и т.д. 
Организационные требования - процесс многогранный и сложный, направлен на обеспечение оптимального сочетания интересов участников производства, создание необходимых условий для эффективного функционирования средств виробництва. 
Планирование рабочих мест осуществляется на основе имеющихся площадей, количества работников, норматива площади на одного работника и проектного оборудования и мебели. Общая и полезная площадь определяется на основе плана, чертежей, а количество работников - штатным розкладом. 
Особое значение имеет организация рабочих мест управленческого персонала, поскольку требует отдельных служебных кабинетов и рационального их розмищення. 
Целью рационализации рабочих мест являются: уменьшение затрат рабочего времени на его обслуживание, обеспечение нормальных условий труда и уменьшение утомляемости и напряжения работников; наиболее экономное использование площади и повышения производительности труда персонала. Производительность труда прямо пропорционально зависит от организации рабочих мисць. 
Организация труда на предприятии, рабочих местах - процесс многосторонний сложный, направлен на оптимальное использование персонала и средств производства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Директору

Фирмы «Эврика»

И.И.Иванову 

 

 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

 

2013. №54

 

 

г.Омск

 

 

О командировании

 

Согласно договору с фирмой «Эврика» (г.Екатеринбург)

от 16.12.2014  №54

 

В связи с изложенным прошу командировать  старшего специалиста подразделения  в г.Екатеринбург с полномочиями по заключению договора с фирмой «Эврика»

 

 

 

 

 

Начальник отдела                                                                В.В.Тюнин