Шпаргалка по "Русскому языку"

Элементы  содержания – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы.

Форма документа  определяется его  назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный  документ имеет стандартную  форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

В типовом  формуляре закрепляются:

1) состав обязательных элементов оформления документа;

2) логическая схема документа, т. е. такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшие удобства в работе с документом. Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словом «Приказываю».

Каждый  реквизит имеет строго установленный состав сведений и место  их расположения. Текстовая  часть организационно-распорядительного  документа располагается  между реквизитами  «заголовок к тексту»  и «отметка о наличии  приложения».

Резолюция на документе датируется и подписывается. Гриф утверждения  состоит из слова  «Утверждаю», гриф согласования – «Согласовано». Он располагается  ниже реквизита «подпись»  или на отдельном  листе согласования.

Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф  утверждения» и «гриф  согласования» должна состоять из инициалов  и фамилии лица, подписавшего документ.

Фамилию исполнителя и  номер его служебного телефона располагают  в левом нижнем углу лицевой или  оборотной стороны  каждого листа  документа.

Стандартизация  формы значительно  упрощает работу с  текстовой документацией  – ее составление, оценку, обработку, нарушение  требований все осложняет.

Деловая письменная речь –  одна из форм общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа. Формирование официально-деловой  письменной речи обусловлено  необходимостью документально  закреплять административные и правовые отношения.

Правовая  сущность официальной  переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль.

Способ  изложения в деловых  документах называется формально-логическим. Это означает, что  предмет рассматривается  с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором  и адресатом почти  всегда являются организации  в целом.

Официально деловой стиль, его  подстили и жанры

О.д. стиль употребляется в сфере административно-правовой деятельности. Он выделяется среди других стабильностью, стандартизированностью, традиционностью. Это связано с тем что сферой его применения являются деловые отношения между людьми, учреждениями и организациями. Самую важную роль в официально деловой речи играет функция сообщения и социальной регламентации (информационно- директивная функция). Стилевые черты - безличность, стандартность. Типичные языковые средства: нейтральные слова, официально-деловая терминология, стандартные выражения и обороты. Жанры деловой речи исключительно многообразны. Среди них – автобиография, заявление, отчет, протокол, приказ, объяснительная записка, закон, устав, договор и пр. В составе О.д. стиля выделяют следующие подстили:

- собственно  законодательный подстиль (законы, указы, уставы, гражданские и уголовные акты)

- административно  канцелярский (акты, распоряжения, приказы, справки, заявления, доверенности)

- дипломатический  (соглашения, меморандум, конвенция,  нота, коммюнике).

Языковые особенности официально-делового стиля

Особенность языка О.д. стиля в том, что в деловом общении употребляются следующие языковые средства: нейтральные слова, официально-деловая терминология, стандартные выражения и обороты.

Лексика и фразеология отличаются следующим: умеренная книжная стилистическая окраска, высокий процент стандартных  средств.

К терминологии О.д. стиля относятся такие слова и выражения: Названия лиц по их ф-ции в о.д. отношениях (истец, вкладчик, потребитель); Название док-тов (справка, лицевой счет); Обозначение частей док-та процесса его согласования и утверждения; Специализированное употребление общелитературных слов и выражений (принимая во внимание, за отведенный период).

Также употребляются слова: в целях, в  связи, по линии, за неимением, на основании  и т.д.

Широко  употребляются сложносокращенные  слова: ООО, ЗАО, ТОО.

Широко  употребляются отглагольные сущ-е, придающие тексту строгую тональность (содержание, документирование, утверждение и т.д.).

Типы документов, правила их оформления

По  фактору адресации документы  разделяют на внутреннюю и внешнюю  переписку. Внутренняя ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя ведется между различными организациями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы – официальные письма.

По  содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые. В зависимости  от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документированная  информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые. По фактору доступности  – открытого пользования, ограниченного  доступа и конфиденциального  характера. По срокам исполнения –  срочные, второстепенные, итоговые и  периодические, а по критерию первичности  происхождения различают оригинал и копию.

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов (обязательные признаки, установленные  законом). Обычно документы  печатают на бланках – листах бумаги с  определенными реквизитами. На док-те могут находится герб РФ, эмблема, код организации, код док-та, наименование организации-адресанта, справочные данные об организации, почтовый адрес отправителя, дата, ссылка на регистрационный номер и дата входящего док-та, адресат. Основной реквизит док-та – это текст. Текст состоит из двух частей (констатирующая часть – включает указание причин, целей составления док-та, а также изложение сути вопроса или предложения; во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации). В составе реквизита также есть подпись.

Вопрос № 20

Речевой этикет в документе.

Этикет  – установленный порядок поведения  где-либо. В письменном деловом общении  этикет проявляет себя в форме  и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения  просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего.

При обращении к должностным  лицам возможно обращение с указанием  должности и без фамилии (уважаемый  господин Президент). В приглашениях – по имени и отчеству. При  обращении к лицам одного профессионального  круга – Уважаемые коллеги. С  помощью этикетных средств можно  снять чрезмерную официальность, сухость  послания, придать речи при необходимости  экспрессивные оттенки. Итак, выбор  этикетных средств обусловлен, в  первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный выбор слов и выражений.

РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ

Официально-деловой  стиль является частью нормативного русского языка. В нем есть свои правила употребления слов и речевой  этики.

Документ – это не просто текст, он имеет юридическую силу, поэтому нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Субъективный момент, личные качества должны быть сведены к минимуму. Следовательно, в деловой речи не употребляются слова, имеющие эмоциональную окраску. Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Но иногда документ в зависимости от цели в той или иной степени все-таки приобретает эмоциональную окраску. Например, в документе может быть выражена просьба, благодарность и требование, иногда в категоричной форме. Однако в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Что касается людей, работающих в  системе, то степень  владения деловым  этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к государственным служащим, политикам и так далее, т. е. к тем, кто по роду своей деятельности должен в совершенстве владеть официально-деловым стилем. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяют человеку чувствовать себя уверенно.

Речевой этикет – это прежде всего система устойчивых формул общения. К этому можно добавить, что речевой этикет – это еще и умение правильно и грамотно составить документы – от простой справки до деловых писем и документов.

При составлении  деловых бумаг, документов нужно следовать  некоторым условиям. Понятия и термины  должны быть однозначными, лишенными каких-либо наслоений и синонимических связей. Отсюда возникает  необходимость для  делового человека хорошего знание языка. Несмотря на строгость деловой  речи, язык должен быть достаточно разнообразен и четок, чтобы  выразить весь смысл  документа. Лексика  просьбы должна отличаться от лексики требования. Составляя документ, следует осознавать, что это официальная  бумага, и фразы, выражающие личное отношение, здесь  неуместны. Конечно, важным остается знание грамматических правил и синтаксиса. Строгость  стиля не освобождает  пишущего от соблюдения правил чистописания. Любое высказывание должно строиться  на основе последовательного  и доказательного мышления. Как было сказано выше, логика является основой  написания любого официального документа. В тексте должны содержаться  только факты. Речевой  этикет документа  в официально-деловом  стиле не допускает  рассуждений по теме данной бумаги (заявления, протоколы и т. д.).

К тому же речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ  создал свою систему  правил речевого поведения. Например, не следует  употреблять в  деловых бумагах, документах, письмах  личные местоимения, так как, составляя  их, вы обращаетесь прежде всего к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на «Вы», т. е. использовать местоимение 2-го лица множественного числа. Четко исполнять данные правила речевого этикета означает показать себя грамотным и высокопрофессиональным.

Вопрос № 19

Реклама в деловой речи

В последнее время широкое  распространение получили документы  информационно-рекламного характера: товарное предложение, резюме. Требования к языку и стилю такого рода документов существенно отличаются от требований к составлению строго регламентированных деловых бумаг. Специфика рекламных писем заключается  в том, что к ним предъявляются  такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос – информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Основное требование к тексту рекламного послания – информативность и убедительность. Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение, излагаемое, как правило, в заключительной части послания. Речевая тактика рекламного делового послания может быть определена как  нацеленность на интересы. Реклама занимает особое место в деловой речи.

Реклама – это особая форма творчества со своими приемами. Это часть делового стиля с такими же в какой-то мере законами. Например, как и документы делового стиля, реклама должна содержать суть информации о предмете. Реклама должна быть четкой и запоминающейся. На это работают все составляющие рекламы. А они в свою очередь зависят от вида рекламы, т. е. от того, где расположена реклама – на радио, телевидении, в газете и т. д. Реклама – это понятие сугубо коммерческое, а следовательно, стиль и язык рекламы зависят от цены. Но главная ее цель – эффективность. Это в свою очередь зависит от того, какое впечатление реклама производит на потенциальных клиентов. И в выборе лексики для рекламы можно не останавливаться на строгой, ограниченной, деловой лексике. В этом реклама, а точнее ее тексты, тяготеют к публицистике. А именно: реклама должна быть призывом. Она должна влиять не только на мозги людей, но и на подсознание, на эмоции. Отсюда выбор языковых средств. Составители часто обращаются непосредственно к человеку, при этом используя местоимения второго лица единственного и множественного числа, чего не допускает строгий деловой стиль, в котором обращение идет к организации, а не к отдельной личности. К тому же в рекламных текстах в изобилии используются прилагательные, просторечия и другие стилистические средства, способствующие индивидуализации рекламы и продвижению ее на рынке. В отличие от публицистического стиля в рекламе не должен проявляться автор, так как само назначение рекламы подразумевает положительную оценку товаров или услуг, заявленных в рекламе.