Роль архівів і музеїв в інформаційній інфраструктурі України

Структура архівознавчої моделі архівного порталу складається з різних рівнів ресурсів та системи управління цими ресурсами. У ресурсах можна виокремити чотири типові складові архівно-інформаційної моделі організації інформаційних ресурсів сайту, на яких базуються основні елементи (рубрики або сторінки) сайту[11]:

– Адміністративна інформація та організація діяльності системи. Блок ресурсів адміністративної інформації: 1. Про нас (ДАСУ); 2. Архіви та архівні установи в Україні та обласні державні адміністрації; 3. Організація роботи державних архівів і питання формування НАФ (комплектування, описування, облік, НДА, забезпечення збереженості тощо); 4. Галузеві програми; 5. Міжнародні контакти; 6. Вакансії; 7. Актуальні проблеми архівної галузі; 8. Хроніка (архівні новини, анонси).

– Законодавча та нормативно-правова інформація: 1. Нормативна база діяльності архівів; 2. Запити громадян соціально-правового характеру; 3. Архіви і порушення прав людини; 4. Правила роботи з документами НАФ в читальних залах архівів, умови доступу; 5. Хроніка.

–  Блок супутньої інформації: 1. Архівна освіта – інформація про навчальні заклади; 2. Архівні громадські об’єднання – Спілка архівістів України; 3. Nota Bene; Діяльність споріднених установ в інших країнах.

– Наукова та науково-інформаційна діяльність архівних установ і питання використання архівної інформації: 1. Науково-довідкові ресурси НАФ та науково-інформаційна діяльність архівів: Науково-інформаційна діяльність архівів; Доступ до НДА; БД (довідкові, архівні) в Україні: Архівна україніка; Документальні виставки; Ресурси НДА архівів: описи, каталоги, путівники, реєстри, переліки, списки тощо; Бібліографічні ресурси на допомогу діяльності архівів, формування та використання НАФ; Хроніка. 2. Ресурси НАФ в електронному форматі: БД повнотекстової інформації, публікації документів, публікації на сайті документальних виставок он-лайн (у тому числі фотовиставок) тощо. 3. Науково-дослідна робота на базі ресурсів: монографії, електронні документальні публікації; галузеві часописи: бюлетені, інша професійна періодика, виставлені як у вигляді СD, так і в PDF-форматі тощо[8, с. 29].

Побудова сайту та організація ресурсів веб-сайтів та веб-порталу мають враховувати логічну структуру функцій архівної системи. Необхідно враховувати критерії сталості і оперативності архівної інформації: статичні матеріали; динамічні матеріали; поточні матеріали, а також типи і види сторінок, обов’язковість розділів тощо.

Основні підходи до інструментальних засобів автоматизованого створення та підтримки архівного порталу зумовлені тим, що вони мають забезпечувати можливість управління змістом, здійснювати інтерактивне створення інформаційної структури порталу з відображенням зв’язків між його сторінками, створення та редагування веб-сторінок, можливість оновлення їх інформації; виконувати контроль актуальності посилань, використання та перегляду графічних зображень; організовувати інтерактивний інтерфейс для отримання інформації від відвідувачів архівного порталу; забезпечувати можливості пошуку документів, що зберігаються на веб-порталі.

Форми представлення даних поділяються на дані для формування статичних веб-сторінок форматів HTML, TXT, PHP, RTF, PDF, що збережені на сервері до наступної заміни або до втрати актуальності; дані для запису в БД, що є підставою для формування динамічних веб-сторінок під час виклику користувачем сайту; дані найбільш популярних форматів зовнішніх систем для розміщення на веб-сервері з метою копіювання відвідувачем; дані графічних форматів JPEG та GIF, що є частиною даних для включення до статичної веб-сторінки.

Перспективи розвитку ресурсів архівного порталу пов’язані із створенням належних умов для розвитку архівної справи в державі та формування інформаційного суспільства в Україні. Найбільш актуальними завданнями на найближчу перспективу є забезпечення своєчасної актуалізації інформаційної складової архівного порталу, розширення функціональних можливостей, удосконалення його інформаційного наповнення, збільшення переліку послуг, що пропонуються в порталі, розширення переліку наданих ним послуг, популяризація архівного порталу в Україні та за її межами.

Подальша робота з сайтом має розвиватися у декількох напрямах: передусім слід створити інструмент повноцінного пошуку у межах архівного порталу, що є першою передумовою оптимізації режиму користування його ресурсами; удосконалити англомовну версію порталу й забезпечити її постійний, а не ситуативний супровід; запровадити якісно новий інформаційний ресурс (і незрівнянно більш потужний, ніж усі наявні на сьогодні) – у вигляді БД по фондового рівня – електронної версії Центрального фондового каталогу України; удосконалити діалог з користувачами, зокрема, створити окремі сторінки з назвами «Найбільш типові запитання», «Сторінка користувача», в яких розробити зворотний зв’язок із користувачами; необхідно також передбачити опитувальник дослідників з різних питань, що дозволить оперативно реагувати на актуальні потреби користувачів і вимоги часу; в окремому розділі представити повний перелік безоплатних і платних послуг, що їх надають архівні установи, а також прейскурант цін на платні послуги; організувати на архівному порталі електронну архівну крамницю, позначати ключові позиції значком «New»; зробити розділ «Публікації», а також сторінку «Форум» інтерактивними для обговорення актуальних питань, удосконалити карту порталу.

Перспективним видається і такий напрям удосконалення порталу, як створення мережі з кількох міні-сайтів, структурованої за певною тематикою, з виведенням посилань на них на головну сторінку. У такий спосіб головна сторінка порталу виконуватиме свою пряму функцію – зв’язуючої ланки між міні-сайтами.

Водночас у сфері державного управління цей ресурс діятиме у разі включення його до єдиної електронної архівної мережі державних органів, побудова якої передбачена Державною програмою інформатизації України на 2003–2005 рр., а на перспективу до 2010 р. – програмою «Електронна Україна». Таким чином, є всі підстави вважати офіційний портал «Архіви України» не просто потужним сегментом електронних інформаційних ресурсів держави, а й реальним кроком на шляху формування в Україні інформаційного суспільства[14, с.50–51].

2.3 Поняття  та характеристика архіву як  інформаційного ресурсу

Фундамент системи архівних установ України складають державні архіви, які збирають, ідентифікують, описують, класифікують і зберігають документи, здійснюють реставрацію їх і організовують користування ними.

Державний архів - це створена державою установа, призначена для  формування Національного архівного  фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Фонди державного архіву складають інформаційну систему-організаційно упорядковану сукупність архівних Документів, довідкового апарату, баз і банків даних. Відтак як інформаційна служба і суб'єкт інформаційних відносин. Державний архів бере участь у здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання, використання та Поширення архівної інформації.

Пріоритетними завданнями державних архівів є реалізація Державної політики в галузі архівної справи, координування діяльності державних  органів, підприємств, установ, організацій 3 питань архівної справи та діловодства, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування, використання документної інформації та науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства та археографії.

З метою забезпечення збереженості документів, цілісності упорядкованих документальних комплексів, удоступнення їх для користувачів державні архіви ведуть комплектування, здійснюють заходи щодо забезпечення фізичної та фізико-хімічної збереженості документів, створюють і вдосконалюють довідковий апарат, забезпечують умови для користування документами, задовольняють інформаційні потреби юридичних та фізичних осіб конституційні права громадян, а також здійснюють самостійне використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах.

Відповідно до призначення і  мети діяльності державні архіви за дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснюють певні повноваження держави щодо володіння, користування і розпорядження частиною Національного  архівного фонду, що належить державі і зберігається в архіві згідно з його профілем і рангом. У державному архіві можуть зберігатися також документи Національного архівного фонду, що не належать державі. Тоді архів за дорученням їх власників здійснює певні повноваження щодо володіння, користування і розпорядження цими документами.

Державні архіви зберігають документи  Національного архівного фонду  постійно. Частина місцевих державних  архівних установ залежно від  їх рангу зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Правовою базою діяльності державних  архівів є Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Основи законодавства України про культуру», закони «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Про авторське право та суміжні права», «Про бібліотеки і бібліотечну справу», «Про охорону та використання пам'яток історії та культури», постанови Верховної Ради України, укази Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжнародні правові акти, в яких бере участь Україна[4, c. 114 –116].

Основні питання, пов'язані з функціонуванням державних архівів, регулює Закон України «Про національний архівний фонд та архівні установи». Він встановлює поняття Національного архівного фонду України як однієї із загальнонаціональних цінностей, фіксує його як об'єкт права, закладає єдині основи системи архівних установ, регулює суспільні відносини, пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду.

Діяльність державних архівів  регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Держкомархіву, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування, виданими в межах їхньої компетенції і відповідно до законодавства.

Основними нормативними документами  з організації роботи архіву є положення про архів та його структурні підрозділи, структура й штатний розпис, коштори доходів і видатків, посадові інструкції працівників.

Державний архів –  це створена державою установа призначена для формування національного архівного  фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації.

Завданням державних  архівів є:

1. реалізація державної  політики в галузях архівної  справи;

2. координування органів  і підприємств, установ організацій  з питань архівної справи та  діловодства;

3. забезпечення здійснення  реєстрації, обліку, постійного зберігання;

4. комплектування, використання  документації, інформації та науково-методичної  роботи в галузі архівознавства, документом та археографія.

Державні архіви зберігають документи національного архівного  фонду постійно.

Частина місцевих державних  архівів зберігають документи протягом певних строків, визначених органами виконавчої влади вищого рівня, що утворили цю місцеву державну установу з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву.

З метою завдань архіви здійснюють такі функції:

– прийняття та збереження в установленому порядку документів, установ, організацій, підприємств, що є джерелом комплектування архіву;

– ведення обліку і забезпечують збереження прийнятих в архів документів;

– проведення експертизи цінності документів;

– підготовка і в установленому порядку передають на державне зберігання документи страхового фонду чи особливо цінні.

Для збереження документів в архівах здійснюються і організовуються  щорічні складання описів на документи  постійного зберігання, здійснює відбір особливо цінних документів і створює , зберігає, веде облік страхового фонду і надають методичну і практичну допомогу службі діловодства в пошуку справ, що були заведені згідно номенклатури, але своєчасно не поступили на зберігання; здійснює використання документів, що зберігаються в архіві; інформує керівництво і працівників інших організацій про склад і зміст документів у архіві; видавати в установленому порядку документи чи копії на тимчасове користування і для роботи дослідникам в читальний зал і виконувати запити організацій і заяв громадян по питаннях місцезнаходження документів, які необхідні для наведення архівних довідок і вести облік використаних документів і здійснювати перевірку збереження правильності формування справ і об'єднує відомчий і міжвідомчі архіви і здійснює перевірки в організаціях, які є джерелом комплектування і бере участь у розробці нормативно-методичних документів (положення, інструкції) і бере участь при проведенні заходів про підвищення кваліфікації працівникам архіву.

Архівам для виконання  його завдань і функцій дається  таке право:

– надавати в установленому порядку вказівки підрозділам і архівам відповідних підвідомчих організацій по питаннях, що входять в компетенцію архіву;

– робити запити структурним підрозділам організацій про дані, які необхідні для роботи архіву[3, c. 16–18].

інформаційний архівний музейний інфраструктура

РОЗДІЛ III. УКРАЇНСЬКІ МУЗЕЇ В УМОВАХ ІНФОРМАЦІЙНО-КОМП’ЮТЕРНОГО СУСПІЛЬСТВА

3.1 Етапи розвитку музейної діяльності в Україні в сфері нових інформаційних технологій