Организация документов

 

 

 

			с.
Введение…………………………………………………………………….......			3
1.	Основные понятия делопроизводства………………………..............		5
1.1.	Задачи делопроизводства………………………………………...........		6
1.2.	Унификация и стандартизация делопроизводства………………......		7
2.	Юридическое значение документов………………………………….		9
2.1.	Юридическая сила документа………………………………………...		9
2.2.	Основные факторы юридической силы документа…………………		10
2.3.	Юридически  значимые реквизиты……………………………….......		11
2.4.	Юридическая сила электронного документа………………………...		13
3.	Общие правила оформления документов………….………………...		15
3.1.	Что нового предусмотрено в стандарте…………………….……......		17
3.2.	Требования, предъявляемые к документам ГОСТ Р 6.30-2003……		19
3.2.1.	Требования к бланкам документов…………………………………...		21
3.2.2.	Правила оформления реквизитов документов………………………		23
3.2.3.	Требования, предъявляемые к тексту документа……………………		35
Заключение……………………………………………………………….…….			40
Список литературы……………………………………………………………..			42
Приложения……………………………………………………………………..			43

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

Управление предприятием неизбежно  требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная  на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

Делопроизводство или  документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку, называется делом.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

Существует три формы организации  делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре-канцелярии, общем отделе или у секретаря. 

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация  издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

В организации и управлении очень  много разнообразных и повторяющихся  рабочих ситуаций, отсюда большое  разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

 

 

 

 

 

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

 

 

Сфера деятельности, связанная с  обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

В настоящее время вместо термина «делопроизводство» употребляется термин «документационное обеспечение управлении». Данный термин вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Документационное обеспечение  предполагает, прежде всего, создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Важное значение при создании документов имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для  создания документов: 1) простые орудия (ручки, карандаши и др.); 2) механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.); 3) электронные (компьютерная техника).

1.1   Задачи делопроизводства

 

 

 

Задачи делопроизводства:

1. Создание документов.
2. Регистрация и контроль исполнения.
3. Продвижение документов.
4. Систематизация и хранение.

Рассмотрим  программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном  этапе:

• Для создания документов используются текстовые редакторы.
• Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык.
• Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.
• Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена.
• Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники.
• Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных Программ можно не только создать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов уничтожение устаревших и введение новых.

В зависимости от используемых средств  документирования различаются способы  документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное документирование) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых  зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством  изображения какого-либо объекта) и  графические документы (документы, в которых изображение объекта  получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники  создаются фотодокументы, при использовании  звукозаписывающей техники – фоно - (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы; с помощью компьютерной техники - письменные документы на бумажном или электронном носителе, а также документы на машинных носителях.

Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители - магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.

 

 

2. Унификация и стандартизация делопроизводства

 

 

 

2. Любой документ функционирует совместно с другими документами.
3. Система документации – это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определённой сфере человеческой деятельности.
4. Унифицированная система документации (УСД) – рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определённой области деятельности.
5. В организации и управлении очень много разнообразных и повторяющихся рабочих ситуаций, отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
6. Суть унификации – приведение документов к единой форме и структуре, создание единых операций по обработке, учёту и хранению документов.
7. Суть стандартизации – применение оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке.
8. ГОСТ – государственные стандарты; ОСТ – отраслевые; СТП – стандарты предприятий и организаций.
9. С 01.07.2003г. в Российской Федерации введён в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Суть унификации – приведение документов к единой форме и структуре, создание единых операций по обработке, учёту и хранению документов.

Суть стандартизации – применение оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ЮРИДИЧЕСКОЕ ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

 

 

1. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
2. Документ является носителем информации.

Функции документа:

• информационная – в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;
• организаторская – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;
• коммуникативная – обеспечивает внешние связи предприятий и организаций;
• юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделён юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы и т.д.)
• воспитательная – хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации, дисциплинирует исполнителя.