Организация работы с документами

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Белорусский государственный экономический университет»

 

 

Кафедра технологии важнейших отраслей промышленности

 

 

 

 

 

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

 

по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

на тему: Организация работы с документами

 

 

 

 

 

Студент

ФФБД, 2-й курс, ЗФП-1             

 

 

Проверил

канд. хим. наук,

доцент                                                                         В.В. Паневчик

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2013

СОДЕРЖАНИЕ

4 Организация работы с документами 3

4.1.18 Организация документооборота 3

4.2.18 Технология обработки входящих документов 6

4.3.18 Технология обработки исходящих документов 11

4.4.18 Технология обработки внутренних документов 13

4.5.18 Поисковая система по документам организации 16

4.6.18 Контроль исполнения документов 18

Список использованных источников 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Организация работы с документами

4.1.18. Организация документооборота

 

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Документооборот - составная часть документационного обеспечения управления (ДОУ), выполняет все функции системы коммуникации в учреждении.

Цель - обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ.

Задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.

Для оценки и анализа документооборота применяют качественные и количественные показатели.

Качественные показатели:

• используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная);
• организация документооборота в пространств (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота);
• особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока).

Количественные показатели:

• объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день);
• удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте;
• плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени;
• физический объем конкретного документа - размер его текста;
• продолжительность документооборота - скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа.

 

 

 

- Унификация и стандартизация документов - Разработка моделей документооборота 

- Совершенствование законодательства,   в государственных органах и организациях

повышение качества документируемых   - Составление маршрутных карт

решений      технологического процесса

- Повышение качества подготовки    - Разработка рациональных схем

и оформления документов, уменьшение  документооборота (оперограмм и

физического объема документов   документограмм, схем движения

- Применение практики бездокументного   документов и др.)

решения вопросов

- Уменьшение количества дублетных

экземпляров документов при их

размножении, копировании и рассылке

- Использование современных

информационных технологий для

подготовки, передачи и обработки

информации

Рис. 1. Методы совершенствования документооборота

 

Принципы рациональной организации документооборота:

 

Прямоточность - перемещение документов  по наиболее короткому пути, без «петель» и возвратных перемещений.

Непрерывность - непрерывная подача документов на тот уровень, на котором по ним принимается решение.

Ритмичность - равномерность движения потоков документов, подчинение его наиболее приемлемому ритму движения. Тесно связана с непрерывностью: движение документопотоков не может быть ритмичным, если нарушена непрерывность движения.

Параллельность - выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение - сокращение времени прохождения документа.

Пропорциональность - пропорциональная, равномерная загрузка каналов движения документов.

Самостоятельность и ответственность означают, что при всех действиях - направлении, распределении, согласовании, подписании и других - необходимо исходить из функций организации и ее структурных подразделений, компетенции работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2.18. Технология обработки входящих документов

 

Поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом и др. (далее - канцелярия).

Обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; в первую очередь обработке подлежат телеграммы.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность её доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией отсылается отправителю, второй остается в канцелярии.

 

Прием документов и проверка

правильности доставки

 

Вскрытие конвертов и проверка   Передача писем

целостности вложений    с пометкой «Лично»

 

Предварительное рассмотрение

(сортировка)

 

Простановка отметки о поступлении

(входящего штампа) на документе

 

Регистрация

 

Передача и доставка документов

руководителю

Передача документов   

Рассмотрение документов    в структурные подразделения

руководителем (резолюция)    исполнителям

 

Внесение сведений из резолюции

в журнал или карточку регистрации

 

Передача документов исполнителю

 

Контроль исполнения документов

 

Исполнение документов

 

Подшивка документов в дела

 

Рис. 2. Технологический процесс обработки входящих документов

 

Конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций и с пометкой «Лично».

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев:

• дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
• на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
• дата документа существенно отличается от даты его получения;
• в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после его использования подшивается вместе с ним в дело.

Следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

При отсутствии в конверте приложений, листов отправителю сообщают об этом по телефону или посылают запрос, а на документе ставят отметку «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами организационной техники.

На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (реквизит 31 «Отметка о поступлении»). Если корреспонденция не вскрывается, штамп размещают на конвертах (пакетах).

На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.

Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. Децентрализованная регистрация документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов заполняется единая регистрационно-контрольная карточка (рис. 3), пригодная для обработки средствами организационной техники. Карточка используется для учета, контроля, исполнения и поиска документов.

Лицевая сторона

12345678910111213141516171819202122232425262728293031
10.12.200Х Сроки исполнения	Название документа	СП ЗАО «Миранда»
01.12.200Х № 83                                                    Дата и индекс поступления		29.11.200Х №03-11/128 Дата и индекс документа
О подготовке рекламных материалов                                                                                                               Краткое содержание
Лаворчик Н.С. Доработать буклеты К 10.12.200Х                                                  Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

 

Оборотная сторона

Расписка исполнителя в получении документа                                                                                                               Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

 

Рис. 3. Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на входящее письмо

 

Карточка заполняется при помощи средств организационной техники машинописным или рукописным способом в зависимости от наличия технических средств.

Состав карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке определяется самой организацией.

Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки (табл. 2, 3).

Таблица 2

Образец заполнения формы журнальной регистрации входящих документов

 

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении
01.12.200Х №83	СП ЗАО «Миранда» 29.11.200Х №03-11/128	О подготовке рекламных материалов	Лаворчик Н.С. доработать буклеты к 10.12.200Х	В дело № 01-03 отправлено письмо исх. № 01-03/102 от 09.12.200Х

 

Таблица 3

Образец заполнения формы журнальной регистрации исходящих документов

 

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа
24.12.200Х №01-03/102	РУП «ДОРГАЗ»	О предоплате по контракту	В дело 01-03