Организация работы с документами, имеющими ограниченный доступ

Министерство образования  Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

Санкт-Петербургский государственный  университет сервиса и экономики

Старорусский филиал

Кафедра «Сервиса и менеджмента»

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

 

на тему: «Организация работы с документами, имеющими

ограниченный доступ»

 

 

Выполнила:

студентка 5 курса

заочного отделения

специальности 080507

«Менеджмент организаций»

Гатальская Марина Александровна

Проверил  преподаватель:

Михалкина Татьяна Константиновна

 

Старая Русса

2013 год

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                  3-4

1. Работа с документами,  содержащими коммерческую тайну        5-6

2. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне         6-7

3. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне          7

4. Защита документов, содержащих  коммерческую тайну         8-9

5. Работа с документами, содержащими

конфиденциальные сведения              9-14

6. Уничтожение документов              14-15

Заключение                16

Список литературы               17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Конфиденциальный  документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» определены следующие группы сведений:

1. «О фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях»;

2. «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)»

3. «Составляющие тайну следствия и судопроизводства»;

4. «Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна)»;

5. «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них».

6. «Информация, содержащаяся в подготавливаемых федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению)».

В действующих нормативных  актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной  тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся  практики организаций и предприятий  независимо от формы собственности  и организационно-правовой формы.

Тема организации работы с конфиденциальными документами  актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики  России и в условиях ужесточения  конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным  видам коммерческих шпионажей, в  том числе и промышленному. Как  правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том  числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и  долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных  степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

Документы могут нести  информацию открытую и информацию с  ограниченным доступом, помеченную грифами  «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и  т.п.

Коммерческая  тайна – это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования.

К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно  конкурировать и т.п.

Информация предприятия  может быть отнесена к коммерческой тайне при наличии следующих  условий:

1. Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам;
2. Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
3. Принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.

Обеспечение сохранности  такой информации требует соблюдения следующих условий:

• Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
• Обеспечение порядка их защиты;
• Обеспечение строгого контроля за допуском персонала к секретным документам;
• Точное установление того, кто конкретно из руководства или служащих предприятия организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями;
• Разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации;
• Контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия;
• Введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам;
• Внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации;
• Личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия  не будет законных оснований для  привлечения к ответственности  работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну, так как владелец информации, составляющей коммерческую тайну, вправе потребовать в судебном порядке  возмещения убытков, причинённых её разглашением или выплату компенсации  в размере, установленном решением суда.

 

2. Сведения, относящиеся к коммерческой тайне

 

Сведения коммерческой тайны  предприятия можно условно разделить  на два крупных блока:

1. Научно-техническая (технологическая) информация;

2. Деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

• сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;
• используемые материалы;
• рецептуры;
• методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);
• новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;
• программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;
• организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

• сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчёты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.);
• сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;
• сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции;
• планы развития предприятия;
• планы и объёмы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объёме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);
• анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время выхода на рынок;
• планы рекламной деятельности;
• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов;
• структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне её, распределение обязанностей и их содержание;
• кадровый состав и его формирование;
• сведения из деловой переписки.

 

3. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне

 

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

• содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в государственные реестры;
• содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
• о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия и об использования ими средств соответствующих бюджетов;
• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасности граждан;
• о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
• о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
• о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
• об условиях конкурсов и аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
• о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческих организаций;
• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.

 

 

 

 

4. Защита документов, содержащих коммерческую тайну

 

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как  говорят профессионалы, предотвратить  её утечку или разглашение. Разглашение  информации, составляющей коммерческую тайну, – действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.