Организация работы с документами

 

 

оглавление

введение ……………………………………………………………………………….2

1. Требования к содержанию, структуре, оформлению и стилю изложения………….3

2. Реквизиты документов, их краткая  характеристика………………………………...7

3. Составление текстов деловых документов…………………………………………...9

4. Использование сокращений, официальных наименований и перечислений……...13

5. Оформление числовых величин, таблиц, формул…………………………………..17

6. Оформление расчета рассылки деловых документов………………………………20

заключение ………………………………………………………………………….21

список используемой литературы………………………………………...22

приложение………………………………………………………………………….23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Требования к содержанию, структуре, оформлению и стилю изложениЯ

 

Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст выраженная средствами служебно-делового языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий (выполненных или (и) подлежащих выполнению). Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:

• сведения об авторе документа;
• сведения об адресате;
• сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (с учетом функционального назначения документа);
• сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;
• сведения вспомогательного (справочного) характера.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Отличия перечисленных видов представления текста заключаются в следующем.

Связный текст - это грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам.

Анкетная форма (анкета) представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).

Табличная форма (таблица) представления текста применяется, если в содержании документа по определенным признакам (одному или нескольким) характеризуются два и более объектов (вопросов) одновременно.

Сочетание двух и более форм представления текста оправданно при подготовке документов, отличающихся большим объемом (в том числе имеющих приложения) или (и) сложной структурой (см. далее).

В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки текстов документов рекомендуется применять:

• унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов;
• текстовые формуляры (шаблоны, трафареты);
• текстовые образцы.

Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса (направления) деятельности компании, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении компании справочных материалов и (или) материалов переписки.

Содержание документа должно включать достоверную и аргументированную информацию (основываться на фактах (событиях)) и увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными, например, в рамках переписки) по данному вопросу (направлению) деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а в необходимых случаях иметь на них соответствующие ссылки. Кроме того, содержание документа должно соответствовать законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе.

Текст документа следует излагать ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко. И конечно, в тексте документа должны соблюдаться грамматика и орфография используемого для его изложения языка.

Под структурой документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании. Структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты: части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты.

В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы, состоящие из одного или нескольких предложений. Наиболее простые документы могут состоять только из одного абзаца, а иногда — всего из одного предложения (например, сопроводительное письмо). В связи с последним замечанием уточним, что для большинства документов наиболее типична так называемая трехчастная структура, предполагающая деление текста на вводную, основную и заключительную части (рис. 3.1).

Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа). В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т. п.3.

Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.

Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.), а характеристики, выраженные словесно, — согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным (словосочетанием) в именительном падеже.

Под стилем изложения документа понимается разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Уточним, что тексты документов компании излагаются деловым (официально-деловым) стилем, который, в частности, характеризуется:

• сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;
• активным применением речевых клише;
• широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований;
• сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур;
• распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов;
• внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;
• повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;
• преобладанием предложений с прямым порядком слов;
• подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);
• отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля текста.

 

2. Реквизиты документов и их краткая характеристика

 

Документы системы служебно-распорядительной (или, как их иначе называют, организационно-распорядительной) документации состоят из отдельных информационных элементов, которые принято называть реквизитами. Реквизиты несут сведения о самом документе, его содержании, юридической силе и другие данные.

В зависимости от документа и его назначения количество реквизитов бывает разное. Некоторые реквизиты имеются почти во всех документах: автор документа, дата, подпись, текст. Существующий ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает следующий состав реквизитов:

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;