Анализ и совершенствование ресурсного обеспечения процессов

Комплексность - ресурсами должны обеспечиваться все бизнес - процессы.

Системность - производительность и преимущество ресурсов зависит от взаимодействия или сочетания с другими ресурсами. Организация работы с ресурсами. Функционирование ресурсной системы опирается на организационную систему, которая включает в себя: Четко и ясно поставленные бизнес цели. Стратегию достижения целей.

Структурирование  бизнеса - система принятия и исполнения решений (стратегии), то есть организационная структура. Порядок и правила принятия и исполнения решений, взаимодействия в рамках организационной структуры - систему корпоративных стандартов.

Бизнес - процессы и технологию их выполнения.

Необходимую инфраструктуру для осуществления бизнес - процессов. Обеспечение ресурсами бизнес - процессов. Организационная система является основой для определения потребности в ресурсах, распределения ресурсов между бизнес - процессами, обеспечения ресурсами, а также устанавливает правила и порядок работы с ними. Управление ресурсами. Для целенаправленной работы с ресурсами необходимо управление ресурсами, которое включает в себя:

-Мониторинг внешней среды, которая влияет на ресурсы.

-Маркетинг внешних рынков.

-Планирование ресурсов.

Формирование информации по ресурсам (активы - пассивы, доходы - расходы, МСФО, управленческий учет и другие). Способы и методы измерения и оценки ресурсов. Контроль и анализ результативности и эффективности привлечения, использования и развития ресурсов.  Мотивация за результативное и эффективное формирование и использование ресурсов. Система управления ресурсами позволяет направлять ресурсы на достижение результативности (целей), координировать действия и использование ресурсов между функциями системы управления, центрами ответственности, обеспечивать ресурсами согласно планам и графикам, измерять и оценивать результативность и эффективность использования ресурсов, собирать и обрабатывать информацию, оперативно принимать решения, стимулировать достижения. Преимущества системы управления экономическими ресурсами:

1) Комплексное и системное формирование ресурсной базы под стратегию и систему управления реализацией стратегии, а не хаотичных запросов подразделений.

2) Ориентация на доходность ресурсов, их ценность для бизнеса, а не только на стоимость ресурсов (эффективность использования ресурсов).

3) Рациональность распределения ресурсов между процессами для сбалансированности стратегического развития.

4) Контроль достаточности необходимых ресурсов для выполнения поставленных стратегических задач.

5) Система управления экономическими ресурсами является составной частью «иммунной системы бизнеса» противодействующей дезорганизации деятельности и негативным изменениям во внешней среде.

Выгоды применения системы  управления экономическими ресурсами:

6) Нацеленность привлечения и использования ресурсов на результативность и эффективность деятельности.

7) Оптимизация затрат ресурсов в зависимости от ориентированности на доходность и укрепление рыночных позиций, конкурентной способности.

 
Выводы по главе I

Под ресурсами организации  понимают источники доходов организации, ориентированные на удовлетворение запросов потребителей или формирующие  спрос в выбранной сфере деятельности. Управление, основанное на экономических  ресурсах, играет важнейшую роль в  осуществлении любой деятельности, поскольку без рациональной ресурсной  системы, результативность, эффективность  и конкурентные преимущества будут  на более низком уровне по сравнению  с возможностями.

Существует несколько  классификаций ресурсов управления организацией. Наиболее общая классификация  выделяет три основных группы ресурсов: трудовые, финансовые, информационные. Система управления ресурсами включает в себя: ресурсную стратегию, систему реализации ресурсной стратегии.

 

 

 

 

Глава II. Совершенствование  ресурсной базы управления (на примере  Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в г.Полевском Свердловской области)

Ресурсное обеспечение деятельности организаций представляет собой  комплексный процесс. В свою очередь, система институциональных элементов, представляющая собой механизм ресурсного обеспечения, включает в себя их распределение, перераспределение, а также трансформацию  ресурсов из одной формы в другую. Именно обоснованное определение потребности  в ресурсах и их структуры позволит в дальнейшем обеспечить выгодность инвестиционных процессов. Исходя из этого, особое внимание необходимо уделять  проблемам определения потребностей организации в ресурсах и установления их обоснованного соотношения. Экономическая  стратегия организации предполагает эффективное достижение цели экономическими методами и средствами при рациональном использовании ресурсов.

 
2.1 Анализ ресурсной  базы организации

 
  В качестве базы исследования нами было выбрано Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в г.Полевском Свердловской области. В результате анализа документов мы можем выделить в данной организации следующие составляющие ресурсной базы управления:

1.Материально-техническая  база: средства производства. Под данным ресурсом понимаются приобретенные через систему государственного и муниципального заказа средства для функционирования и развития организации. Спектр данного вида ресурса очень разнообразен: канцелярские товары, компьютерная и копировально-множительная техника, офисная мебель и т.д.;  денежные средства. Достаточно важная составляющая материально-технической базы Управления Пенсионного фонда. В последние годы объем денежных потоков, проходящих через Пенсионный фонд, существенно увеличился в связи с реализацией федерального законодательства о материнском (семейном) капитале; здание организации и ее сооружения. Одна из важнейших составляющих ресурсной базы организации. От того, в каком техническом состоянии оно находится, зависит объем будущих вложений в ремонт и реконструкцию здания;

инфраструктура Управления Пенсионного фонда. Региональное отделение  Пенсионного фонда входит в инфраструктуру пенсионного Фонда Российской Федерации.

2. Кадровые ресурсы:

- штат сотрудников Управления  Пенсионного фонда с их профессиональными  компетенциями (знания, умения, навыки); кадровая работа в Управлении  Пенсионного фонда осуществляется  Группой по кадрам и ведению  делопроизводства. Руководитель группы: руководит деятельностью группы, обеспечивает выполнение стоящих перед группой задач и несет ответственность за своевременное и качественное их исполнение; распределяет должностные обязанности между работниками группы и представляет их руководству Управления на утверждение;

- несет ответственность  за соответствие трудовому законодательству  визируемых им проектов приказов по кадровой работе; при обнаружении нарушений законодательства о труде в деятельности Управления, обязан доложить об этих нарушениях начальнику Управления или курирующему отдел заместителю начальника для принятия необходимых мер к их устранению; в случае несоответствия действующему трудовому законодательству проектов приказов и других документов нормативного характера руководитель вправе отказаться от визирования данных проектов и обязан дать свое заключение с предложениями по существу вопроса;

- коммуникации между структурными  подразделениями организации. Данный  ресурс контролируется также  Группой по кадрам и ведению делопроизводства: осуществляет работу по прохождению испытательного срока вновь принятых сотрудников; проводит сбор информации по выполнению Комплексного плана Управления; организует работу по подготовке к поощрению, награждению сотрудников; проводит техучебы по оформлению документов, по архивному делу.

3. Информационные ресурсы: 

программные средства. В  качестве основного программного средства в Управлении Пенсионного фонда  используется Платформа 1С: Предприятие 8.1. В структуру данной платформы  входят:

- технологическая платформа;

-прикладные решения различного масштаба и различной направленности;

- методология создания прикладных решений 1С : Предприятие;

- информационно-технологическая поддержка пользователей и разработчиков.

Ниже представлены основные средства, используемые при разработке прикладных решений 1С: Предприятия; источники информации. В качестве основных источников информации в Управлении ПФ выступают федеральные законодательные акты, а также документы краевого и муниципального значения; внутренние организационно-распорядительные документы;базы данных. В Управлении ПФ используется система автоматизации документооборота АМТЕЛ.DOC предназначена для регистрации документов организации, рассылки файлов документов в электронном виде, создания электронного хранилища файлов документов организации, а также для автоматизации основных процедур делопроизводства и организации документооборота. Система осуществляет основные операции, такие как регистрация входящих, внутренних и исходящих документов, выдача поручений, контроль исполнения документов и поручений, формирование разнообразной отчетности по документообороту и исполнительской деятельности. На каждый документ создается контрольно-регистрационная карточка (КРК), которой присваивается соответствующий регистрационный номер. Исполнение поручений контролируется, и результаты заносятся в Базу Данных.

Данная система используется как организацией в целом, так  и отдельными структурными подразделениями  для регистрации своих документов. Установлены базы данных «Документы»  для каждого подразделения. Справочниками  они могут пользоваться общими. А  документы хранить внутри системы (по желанию). Система включает в себя четыре основные Базы Данных:

а. База Данных документов - основная рабочая база при работе с документами. В ней происходит регистрация документов и вся работа с зарегистрированными документами: создание резолюций, поручений, контроль, получение статистических данных.

б. База Данных Настройка - объединяет все базы системы в одну структуру. В ней должны быть выполнены настройки баз. Так же Общий справочник сотрудников организации и все иcпользуемые шаблоны в системе.

в. База Данных Справочников - хранилище нормативно-справочной информации, необходимой для работы системы, например справочник корреспондентов и т.д.

г. База Данных Хранилища Документов, в которой содержатся документы в виде файлов вложений, ссылки на которые содержатся в Базе Данных документов. Весь просмотр документов осуществляется только программным путем из основной базы.

д. База Данных Электронного Архива, предназначена для хранения зарегистрированных КРК форм, резолюций и поручений.

е. База Данных Электронного Архива Хранилища документов, предназначена для хранения документов в виде файлов вложений, ссылки на которые содержатся в Базе Данных Электронного Архива документов. Весь просмотр документов осуществляется только программным путем из базы Архива.  Система обеспечивает автоматизацию следующих видов деятельности в структурных подразделениях организации:

-Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции как внешней, так и внутренней

-Рассылка исходящей корреспонденции

-Контроль исполнения документов

-Регистрация организационно-распорядительных документов организации

-Ведение архивов различных видов документов

-Контроль исполнительской дисциплины

-Формирования различных справок и реестров

-Согласование, визирование документов организации

-Поиск документов

-Ознакомление с документами

-Работа с обращениями граждан

-Создание и хранение планов и отчетов организации и приложений к ним

-Ведение справочников организации

4. Рекламные технологии. Достаточно слабо развиты. Однако  можно отметить и одну из  форм рекламы Управления Пенсионного  фонда - бесплатное предоставление  информации, а также консультации  и вопросам получения и реализации  материнского капитала родильном  отделении города Дудинка.

5. Организационно - управленческие ресурсы. Организационная структура. В результате руководителем группы по кадрам мы выяснили, что разработка организационных структур Управления ПФ подготавливается всеми подразделениями Управления на основе: предложений по повышению эффективности деятельности Управления;

-анализа организационной  структуры, выработки и внесения  предложений руководству по ее совершенствованию; участия в составлении штатных расписаний Управления; составления графика отпусков; внедрения научной организации труда работников, включая применение компьютерной и другой техники; изучения, анализа, обобщения и распространения положительного опыта других организаций.

- организационные процедуры.  Собрания, совещания, выполнение определенных заданий; управленческая информация, как правило, «спускается сверху», на основе общих методических указаний руководитель Управления ПФ разрабатывает локальные документы, регулирующие управление учреждением; система планирования, распределения ресурсов.

Планирование и прогнозирование  персонала осуществляется Группой  по кадрам совместно с руководством Управления ПФ: систематический анализ кадрового потенциала Управления; обеспечение отделения квалифицированными специалистами в соответствии с квалификационными требованиями, установленными ПФР и ОПФР по Свердловской области; организация работы в целях обеспечения замещения вакантных должностей в Управлении; организационное обеспечение проведения аттестации, периодической оценки профессионально важных качеств работников отделения, прохождение работниками испытательного срока при замещении должностей.

Организация работы с резервом руководящих кадров Управления: управление, планирование деловой карьеры руководящих работников, относящихся к номенклатуре Управления; прогнозирование вакансий и планирование замещения вакантных должностей;

- обеспечение профессиональной  и социальной адаптации новых  работников;

совершенствование стиля  и методов работы руководящих  работников Управления.

В области подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников:

- проведение анализа уровня  профессиональной подготовки работников Управления; прогнозирование потребности в подготовке, переподготовке и повышения квалификации работников Управления; разработка и представление предложений в План работы по подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников системы ПФР, организация реализации плана и его методическое обеспечение после утверждения в установленном порядке;

- система контроля. Контроль  осуществляет руководителем Управления  ПФ, а также линейными руководителями  подразделений учреждения. Вышестоящий  контроль осуществляется Пенсионным  Фондом Российской Федерации;

- система мотивации преимущественно  основана на развитии средств стимулирования труда персонала: разработка мер морального и материального стимулирования работников Управления на основании нормативных документов ПФР в соответствии с порядком, установленном в ПФР; разработка должностных инструкций работников в соответствии с требованиями ПФР и ОПФР по Свердловской области; подготовка и совместное рассмотрение предложений об установлении должностных окладов и надбавок к ним, поощрениях и дисциплинарных взысканиях; работа комиссии отделения по установлению трудового стажа работы, дающего право на получение ежемесячной надбавки за выслугу лет работникам Управления; подготовка с руководством Управления предложений по представлению работников к наградам, присвоению почетных званий и другим формам поощрения, принятым в ПФР и ОПФР по Свердловской области.