Анализ и совершенствование ресурсного обеспечения процессов

6. Административные ресурсы.

К административным ресурсам можно отнести связи Управления ПФ в государственных и местных  органах власти.

7. Ресурсы времени. Распорядок  рабочего времени регулирует  дисциплину рабочего дня и  времени отдыха.

Итак, в результате проведенного анализа документов на базе Управления Пенсионного фонда Российской Федерации  в г.Полевском Свердловской области, мы пришли к выводу, что ресурсная база данного учреждения достаточно хорошо сформирована. Следует особо отметить качество организации кадрового и информационного обеспечения данной организации. Данные составляющие ресурсной базы учреждения наиболее полно освещены в изученных нами локальных документах Управления ПФ.

Однако, сегодня для руководителя очень важно выявлять стратегические направления деятельности организации и концентрировать достаточные ресурсы на ключевых аспектах развития организации. Для этого нужно иметь целостную и реальную картину деятельности всех сфер организации, в контексте настоящего исследования - Управления ПФ. Основным фактором создания длительного конкурентного преимущества и роста инвестиционной привлекательности становятся оптимальные стратегии управления ресурсным потенциалом организации. Важно выявлять и развивать ключевые ресурсные возможности, использование же вспомогательных или нерентабельных ресурсов нужно рационализировать, например, «делегировать» управление такими ресурсами деловым партнерам.

Сегодня в успешно развивающихся  западных и отчасти российских компаниях  управление ресурсами связано с  такими иностранными терминами как SCM, CRM, CALS, ERP. Данные аббревиатуры обозначают названия автоматизированных систем управления ресурсами организаций. Так, например, решение SAP «Управление ресурсами  предприятия» охватывает все сферы  финансового и управленческого  учета, управления персоналом, оперативной  деятельности и корпоративных сервисных  служб, а также предоставляет  мощные аналитические инструменты. Мы предлагаем внедрить данную систему  в практику Управления Пенсионного  фонда Российской Федерации в  г.Полевском Свердловской области. Ниже мы рассмотрим возможности АСУ SAP «Управление ресурсами предприятия».

2.2 Оптимизация  управления ресурсной базой организации  на основе автоматизированной  системы управления SAP «Управление  ресурсами предприятия»

Хотя каждая организация  уникальна в своей финансовой и хозяйственной деятельности, существует целый ряд задач, общих для  всех организаций. К ним относятся: управление материальными и финансовыми  ресурсами, закупками, сбытом и многое другое. Современные автоматизированные системы управления (АСУ) обеспечивают комплексное управление ключевыми  аспектами финансовой, производственной и коммерческой деятельности предприятия  и охватывают сферы производства, планирования, финансов и бухгалтерии, материально-технического снабжения, управления человеческими ресурсами, сбыта, управления запасами и предоставления услуг. Такие системы призваны предоставлять  руководству полную и оперативную  информацию для принятия управленческих решений, а также обеспечивать эффективный  обмен данными с деловыми партнерами.

На сегодняшний день АСУ  «Управление ресурсами предприятия» является самым полной и интегрированной  системой, позволяющей организациям добиться нового качества контроля над  всей административной, финансовой и  оперативной деятельностью, повысить эффективность, прогнозируемость и  прибыльность организации.

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» обеспечивает как полное соответствие международным нормам ведения бизнеса, так и реализацию требований федерального и регионального  законодательства в области бухгалтерского и налогового учета, расчета заработной платы и управления персоналом. Решение  учитывает особенности российского  рынка и стандарты деятельности российских предприятий.

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» предоставляет мощные аналитические средства поддержки  принятия управленческих решений, которые  позволят выполнять оценку результатов  деятельности Управления Пенсионного  фонда в целом и осуществлять детальный анализ различных аспектов развития организации.

К числу основных аналитических возможностей АСУ «Управление ресурсами предприятия» относятся следующие:

1. Стратегическое управление организацией.

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» позволит быстро и успешно  внедрять различные стратегии и  управлять коммерческой эффективностью деятельности всех подразделений Управления Пенсионного фонда. В АСУ «Управление  ресурсами предприятия» реализована  поддержка комплексного прогнозирования  и планирования деятельности, мониторинга  производительности, консолидации всех финансовых данных и эффективного обмена информацией с деловыми партнерами и заинтересованными лицами. Внедрение  системы сбалансированных показателей  позволит увязать стратегические цели с повседневной работой Управления ПФ и определить необходимые действия каждого сотрудника в рамках реализуемой  стратегии организации. Таким образом, АСУ «Управление ресурсами предприятия» помогает транслировать стратегию  организации в последовательность ежедневных оперативных действий.

Объединение процессов бюджетирования и планирования позволит обеспечить участие в них всех руководителей  отделов и подразделений. Такой  подход поможет руководству и  сотрудникам Управления ПФ интегрировать  стратегические, оперативные и финансовые планы, гарантируя, что вся деятельность организации будет протекать  в русле корпоративной стратегии.

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» дает организации важные преимущества. Во-первых, это целостный  подход, который охватывает весь цикл управления: от бизнес-планирования и  определения показателей экономической  эффективности до контроля фактически достигнутых результатов и принятия управленческих решений. Во-вторых, решение предоставляет максимальную функциональность для всех аспектов стратегического управления организации в одном решении.

2. Финансовая аналитика.

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» поможет Управлению ПФ определить финансовые цели, разработать  оптимальный план развития и отслеживать  расходы и доходы в процессе его  выполнения.

В состав АСУ включены функции  управления затратами и анализ рентабельности услуг. Управление оборотным капиталом  осуществляется путем оптимизации  логистических процессов и усовершенствованного управления кредиторской и дебиторской  задолженностями. С помощью анализа  платежного поведения и контроля за просроченными платежами формируется  база для дальнейшей оптимизации  платежного баланса.

3. Аналитика по персоналу.

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» предоставляет инструменты  для анализа данных и составления  оперативной и аналитической  отчетности, позволяющие оценивать  производительность работы сотрудников  и оптимизировать ее. Специалисты  по управлению персоналом получают оптимальную  поддержку в решении сложных  задач планирования затрат на персонал. Важными являются функции моделирования  и анализа предполагаемых организационных  изменений, а также возможности  «проиграть» различные варианты и выбрать самый оптимальный  путь развития организации. Решение  также поддерживает всестороннее планирование преемственности - критически важный шаг, призванный создать надежный кадровый резерв и снизить потенциальные  организационные риски.

Таким образом, аналитические  приложения позволят руководителям  и сотрудникам Управления ПФ, занятым  аналитической деятельностью, выявлять и использовать дополнительные возможности  совершенствования повседневной деятельности организации. Всесторонний анализ помогает оптимизировать распределение ресурсов, повысить точность планирования деятельности предприятия и увеличить эффективность  работы за счет лучшего использования, в том числе и нематериальных активов, таких как потенциальная  ценность клиента, человеческий капитал, временные ресурсы и т.д. Кроме этого, АСУ «Управление ресурсами предприятия» позволяет анализировать потенциальные риски и возможности их устранения, что приносит организации в сложных и нестабильных экономических условиях значительные стратегические выгоды.

Таким образом, Управление ПФ, благодаря внедрению АСУ «Управление  ресурсами предприятия», сможет рационализировать  процессы выставления счетов и сбора  платежей, повысить точность прогноза движения денежных средств, а также  оптимизировать операции с заказчиками, производителями и поставщиками.

4. Корпоративное управление

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» предоставляет удобные  инструменты для эффективного внутреннего  контроля и для оптимизации проведения внешнего и внутреннего аудита, обеспечивая  возможность полной проверки бухгалтерской  и финансовой отчетности. С его  помощью Управление ПФ сможет более  точно следовать строгим стандартам корпоративного управления, роль которых постоянно возрастает в связи со стремлением современных организаций повысить свою инвестиционную привлекательность. В настоящий момент АСУ «Управление ресурсами предприятия» предлагает все необходимые функции для ведения параллельного учета в соответствии с международными стандартами учета и отчетности, а также согласно нормам отчетности, принятым в Российской Федерации.

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» поддерживает комплексные  процессы, которые охватывают все  этапы «жизненного цикла» сотрудника: от привлечения до персонального  развития и удержания его в  организации. Прогрессивные технологии, реализованные в АСУ, помогают повысить мотивацию сотрудников и добиться максимальной продуктивности «человеческого капитала». Решение включает функции  планирования и аналитики, оперативного управления персоналом, формирования и развития кадрового потенциала, управления сотрудничеством и коммуникациями.

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» позволяет сформировать комплексную систему управления персоналом, оказывает помощь в найме  и удержании в организации  лучших специалистов, а также находить оптимальное применение их знаниям  и способностям. Используя возможности  АСУ «Управление ресурсами предприятия» для набора персонала и управления ценными специалистами, Управление ПФ сможет как привлекать лучший персонал со стороны, так и эффективно использовать внутренние ресурсы, обеспечивая подбор персонала внутри организации на базе планирования карьерного роста  и преемственности.

Реализованные в АСУ «Управление  ресурсами предприятия» функции  смогут обеспечить сквозную интеграцию процессов управления персоналом с  бизнес-процессами в масштабе всей организации. На основе оценки эффективности  деятельности сотрудников руководство  Управления ПФ сможет разрабатывать  и применять стимулирующие стратегии  в области вознаграждений. Это  не только повысит эффективность  управления, но и поможет сотрудникам  лучше понять связь между своими конкретными обязанностями и  стратегическими целями организации.

Для организации обучения, наряду с поддержкой традиционных форм получения знаний, АСУ «Управление  ресурсами предприятия» предлагает прогрессивные технологии «электронного» обучения. Возможности смешанного типа обучения делают процесс профессионального  развития сотрудников более эффективным, быстрым и гибким. Кроме этого, форма «электронного» обучения позволяет значительно снизить затраты в этой сфере развития персонала.

  Оперативное управление персоналом

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» позволит Управлению ПФ рационализировать и интегрировать  базовые процессы управления персоналом, включая административные функции, расчет заработной платы, учет рабочего времени, управление компенсационными пакетами, планирование затрат на персонал и формирование всей требуемой отчетности. Единая база данных предоставляет сотрудникам  и руководителям кадровых служб  прямой доступ к самой свежей, полной и непротиворечивой информации, необходимой  для принятия оптимальных решений  в области управления человеческими  ресурсами.

АСУ «Управление ресурсами  предприятия» позволит сотрудникам  Управления ПФ быстро обмениваться знаниями и организовать совместное интерактивное  взаимодействие с помощью мобильной  связи, справочных служб, порталов и  каналов голосовой связи. АСУ  предоставляет руководителям и  сотрудникам эффективные и удобные  информационные сервисы - инновационные  инструментальные средства, функционирующие  по принципу самообслуживания. Все  эти возможности значительно  повышают результативность и производительность персонала.

Входящие в АСУ «Управление  ресурсами предприятия» функции  управления персоналом позволят решать любые задачи в этой сфере и  использовать трудовые ресурсы максимально  эффективно. С их помощью инвестиции в «человеческий капитал» принесут Управлению ПФ реальные коммерческие результаты:

• повышение эффективности труда;
• согласование практической деятельности сотрудников с целями и задачами Управления ПФ;
• выявление и удержание лучших работников;
• обеспечение высокой отдачи от целенаправленного профессионального развития персонала, обладающего всеми знаниями, необходимыми для качественной и продуктивной работы.
• Сервисное обслуживание клиентов.
• АСУ «Управление ресурсами предприятия» поддерживает полный цикл сервисного обслуживания клиентов. Она помогает усовершенствовать процессы прогнозирования и планирования потребностей в ресурсах для оказания сервисных услуг. С помощью решения можно регистрировать и отслеживать заявки и запросы на сервисное обслуживание, проверять права на предоставление обслуживания, а также контролировать затраты в этой сфере. Решение обеспечивает автоматическую обработку операций по гарантиям, льготам, отзыву услуг и т.д.
• Инструменты для регистрации проблем и результатов выполнения сервисных операций позволяют создать ценную базу знаний по обслуживанию клиентов, проводить последующий анализ результатов и составлять требуемую отчетность.
• АСУ «Управление ресурсами предприятия» открывает перспективы оказания мобильного сервиса. С помощью мобильных устройств (например, ноутбука) технические специалисты Управления ПФ смогут получить доступ ко всем инструментам и данным, которые им необходимы для эффективного выполнения своей работы.
• Оптимизируя процесс планирования сервисных операций и распределения обслуживающего персонала, АСУ «Управление ресурсами предприятия» способствует снижению объема административных усилий и повышает производительность занятого в этой сфере персонала. В результате Управление ПФ получит возможность предоставлять более эффективное и качественное сервисное обслуживание.
• АСУ «Управление ресурсами предприятия» помогает организациям сократить расходы и усовершенствовать административные процессы.
• Сегодня во многих организациях в структуре затрат на персонал расходы на командировки уступают только затратам на заработную плату. АСУ «Управление ресурсами предприятия» предоставляет полностью интегрированную систему управления процессами, связанными с направлением сотрудников в командировки. АСУ «Управление ресурсами предприятия» позволяет усовершенствовать процессы предварительного утверждения командировки, интерактивного бронирования билетов и мест в гостинице и ведения отчетности по расходам. Простые и удобные функции ускоряют регистрацию данных, обработку отчетов по командировочным расходам, процессы учета и возмещения расходов, благодаря этому значительно сокращается объем рутинных ручных операций и оптимизируются административные процессы. В случае децентрализованной модели управления сотрудники с помощью информационных сервисов, работающих по принципу самообслуживания, могут самостоятельно вводить информацию о командировке, что значительно снизит нагрузку на работников отдела кадров и бухгалтерии.
• АСУ «Управление ресурсами предприятия» способна не просто связывать информационные системы между собой, а обеспечивать полную интеграцию всех процессов организации. Согласование и взаимодействие охватывает все уровни: объединение людей, информационных ресурсов и бизнес-процессов может распространяться далеко за технологические и деловые рамки предприятия. Уровень интеграции пользователейпозволяет обеспечить всех участников бизнес-процессов необходимой информацией, создать единый интерфейс работы с бизнес-приложениями и предоставить все функциональные возможности, которые необходимы им для продуктивного выполнения работы. Уровеньинтеграции информации позволяет создать единую информационную среду и представить информацию в удобном виде всем, кому она необходима.
• Рядовых сотрудников Управления ПФ АСУ «Управление ресурсами предприятия» обеспечит эффективными инструментами для выполнения повседневной работы и регистрации всех данных, необходимых для ведения хозяйственной деятельности организации.
• Руководителям среднего уровня АСУ «Управление ресурсами предприятия» предоставляет информацию для оперативного планирования, четкой координации работ и ресурсов в рамках подконтрольных им функций и принятия оперативных управленческих решений. Таким образом, обеспечивается целостный контроль за работой всей организации и значительно повышается ответственность всех сотрудников, поскольку система позволяет выявить не только участок, на котором произошел сбой, но и конкретное лицо, допустившее ошибку.
• И, главное, АСУ «Управление ресурсами предприятия» - мощный инструмент информационного обеспечения процесса принятия стратегических решений, который превращает разрозненные данные в интегрированную информацию и формирует базу знаний для решения задач любой сложности. Высшее руководство снабжается достоверной информацией о финансовом состоянии организации для стратегического планирования и финансово-экономического прогнозирования. Огромный информационный потенциал АСУ «Управление ресурсами предприятия» позволит руководителям проводить комплексный анализ деятельности Управления ПФ в различных плоскостях и не только отслеживать результаты, но и контролировать факторы, влияющие на показатели эффективности деятельности организации. Такой анализ позволяет заблаговременно выявить негативные тенденции и их причины, а, следовательно, оперативно разработать и реализовать меры по исправлению ситуации.