Системный подход в управлении организаций

В проектирование производственных систем выделяют три  этапа:

• Выявление и определение проблемы;
• Построение модели;
• Сбор и использование данных, которые позволяют совершенствовать проект системы.

Системный подход предполагает тесную увязку целей  с программами, планами и их реализацией. При этом решается главный вопрос о распределении и использовании  ресурсов, что находит свое выражение в бюджете и финансовой отчетности и обеспечивает информацию, необходимую для рационального планирования производства.

Системный подход неразрывно связан с развитием  таких дисциплин, как кибернетика, системный анализ, исследование операций, теория решений. Их объединяет единая методология, связанная с понятием системы и объекта не как простой  суммы составляющих его элементов, а как единого развивающегося целого.

Применительно к управлению в современных условиях получили развитие методы системного анализа исследования операций, систематические  методы внутрифирменного управления, к которым относятся: управление по целям, проектное управление, методы развития организации (изменение структуры, систем, процедур и поведения фирмы).

 

 

 

 

 

1.3 Системный анализ

 

Системный анализ в управлении имеет целью  дать лицам, принимающим решения, рекомендации по выбору целей и стратегии (с использованием математических методов), направленных на повышение эффективности производства. Системный анализ предполагает сравнение альтернативных курсов действий с точки зрения затрат и эффективности при достижении определенной цели. Обычно такое сравнение осуществляется в форме отыскания альтернативы, которая обеспечивает минимум затрат на достижение некоторых заданных результатов или, наоборот, является попыткой привести к максимуму некоторый натуральный показатель результатов деятельности при наличии ограничений на затраты средств. Разработка таких оценок носит название анализа «стоимости-эффективности». Различные альтернативы проверяются посредством моделей, которые показывают, какие последствия можно ожидать, следуя каждой из альтернатив, а именно: каков уровень затрат и какова степень достижения каждой из поставленных целей. Затем используется критерий для взвешивания затрат по отношению к результатам, и таким образом альтернативы могут быть расположены в порядке их предпочтительности.

Процесс анализа включает:

• Формулирование проблемы;
• Отбор целей;
• Составление альтернатив;
• Сбор данных; построение моделей;
• Взвешивание затрат по отношению к результатам.

Процесс анализа разбивается на три стадии:

1. формулирование проблемы – выясняются исходные предпосылки, очерчивается сфера исследования, определяются элементы анализа;
2. исследование – сбор информации и разработка альтернатив;
3. оценка альтернатив.

Элементами  анализа являются:

• цель руководителя, принимающего решения. Это предполагает выявление степени фактического достижения цели при различных вариантах решения;
• альтернативы – это способы достижения целей, стратегии, при помощи которых можно качественно и при минимальных затратах выполнить поставленные цели;
• затраты – ресурсы, которые могут быть использованы для достижения конкретных целей и не могут быть в дальнейшем использованы для других целей. Большинство затрат принимает денежное выражение и истинная мера затрат выражается в тех возможностях, которые утрачиваются при использовании ресурсов;
• модель – это упрощенное отображение причинно-следственных связей при помощи математических уравнений, программ на ЭВМ, словесного описания ситуации, которая дает возможность оценить предстоящие затраты для каждого варианта, а также степень достижения намеченных результатов;
• критерий – это правило, в соответствии с которым альтернативы располагаются в порядке их предпочтительности. Он обеспечивает средство для взвешивания стоимости по отношению к эффективности;

В процессе системного анализа рассматривается  проблема в целом в тех условиях, в которых она действительно  возникает. Это предполагает:

• систематическое исследование целей, стоящих перед людьми, принимающими решения и отыскивание обоснованного критерия оценки этих решений;
• сравнение (количественное) затрат, эффективности, риска и сроков по каждому варианту стратегии достижения целей;
• попытку составить лучшие альтернативы и выбрать другие цели, если после проверки прежних целей в этом возникает необходимость.

Вследствие  усложнения производственного процесса, с одной стороны, и воздействия  внешних факторов, с другой –  возрастает значение перспективного стратегического планирования. В связи с этим развитие методов системного анализа для обоснования управленческих решений приобретает особое значение. Он предполагает использование единого подхода к выбору целей, поскольку при решении проблем управления выявляются множественность и противоречивость целей, подлежащих уточнению, и необходимость их ранжирования.

Системный анализ в управлении обеспечивает всестороннюю оценку целесообразности новых вложений, комплексный учет факторов, совершенствование  новых информационных потоков и  гарантирует большую устойчивость системы, оптимизации принятых решений.

Важнейшей задачей системного анализа является выработка структуры процесса принятия решений посредством тщательного  изучения всех существующих факторов, в том числе и интуитивных, которые воздействуют на ситуацию.

Процедура системного анализа определяется следующими принципами:

• придерживаться определенности во всех аспектах анализа;
• определять цели;
• количественно оценить все ключевые факторы, относящиеся к решению поставленной задачи;
• определить экономические последствия каждой рассматриваемой альтернативы.

Разграничение методов исследования операций и  системного анализа имеет определенное методологическое значение.

Исследование  операций предполагает изучение целенаправленных действий и процессов, поддающихся логико-математической формализации, что на практике непосредственно увязывается с количественными методами.

Основным  инструментом исследования операций является модель. Математические «операционные» модели используются для решения  широкого круга задач управления, которые объединяет наличие определенного  критерия оптимальности. К наиболее часто встречающимся задачам  подобного рода можно отнести  составление календарных планов выпуска продукции, задачи диспетчирования, транспортные задачи, задачи управления запасами, эффективного распределения ресурсов.

Методами  исследования операций являются планомерный  подход, представление функциональных отношений в виде математических моделей с целью получения  количественной основы для принятия решений.

Исследование  операций имеет конечным результатом выбор оптимального решения из заранее определенного круга альтернативных решений.

Таким образом, для исследования операций наиболее типичной является задача эффективного распределения ограниченных ресурсов при известных критериях эффективности, однозначно соответствующих поставленным целям. Модели исследования операций позволяют  совершенствовать управленческие решения  главным образом в сфере оперативного управления (регулирования) производственной деятельностью. Компьютерное моделирование  в современных условиях стало  наиболее мощным средством в системе  оперативного управления производством.

Понятие «системного управления» характеризует  применение системного подхода как  в качестве общей концепции управления. Так и к использованию информационно-вычислительных систем.

Основа  применения системного подхода к  управлению – информационная система, которая рассматривается как  модель системы управления. Поскольку  информация является средством объединения  элементов принятия решений. Применение ЭВМ в сфере оперативного управления производством имеет первостепенное значение. Поскольку основная информация может быть интерпретирована количественно. Однако возможности ЭВМ ограниченны  для решения проблем на высших уровнях управления, в вопросах координации  различных функций и подразделений. При этом речь идет главным образом  об ограничениях не технического, а  социально-экономического порядка. Дело в том, что наряду с формальными связями в организации всегда существуют неформальные связи, не отражаемые в организационной структуре.

Некоторые ученые в США считают, что системный подход каждый хороший менеджер использовал веками, что это ново для науки, но не ново для руководства бизнесом. Довольно часто группа аналитиков на компьютерах рассчитывает модели и выдает решения, которые практически ничем не отличаются от ординарных решений, диктуемых здравым смыслом, но требуют больших затрат времени и средств. В связи с этим крупные компании уделяют больше внимания распределению участия аналитиков и менеджеров в процессе принятия решений. При этом менеджеры должны точно формулировать свои потребности в анализе, а аналитики на основании этих потребностей должны строить модели, исходя из реальных условий, требующих своевременных решений.

1.4 Понятия «миссия», «цель», «задача». Характеристика целей, их видов

 

Существует  широкое и узкое понимание  миссии.

В широком  смысле миссия рассматривается как  констатация философии и предназначения, смысла существования организации. Философия организации определяет ценности, верования и принципы, в соответствии с которыми организация  намеревается осуществлять свою деятельность. Философия организации обычно редко  меняется.

В узком  смысле миссия рассматривается как  сформулированное утверждение причины  существования организации, смысл  ее существования, в котором проявляется  отличие данной организации от ей подобных.

Целевое начало в деятельности организации  возникает как отражение интересов  следующих групп людей связанных  с деятельностью организации:

• собственники организации;
• сотрудники;
• покупатели продукта организации;
• деловые партнеры;
• местное сообщество;
• общество в целом, в первую очередь в лице государственных институтов.

Успех работы предприятия в рыночной экономике  в первую очередь зависит от правильно  выбранной миссии.

Любое предприятие  является открытой системой, поэтому  оно может существовать только в  том случае, если будет удовлетворять  какую-либо потребность за пределами  предприятия. Это дает возможность  определить одну из основных целей  предприятия – завоевание новых  клиентов, другими словами – создание новых рынков.

Для выбора миссии предприятия необходимо четко  представлять круг своих клиентов и  их потребности, которые предприятие  берется удовлетворять.

Наиболее  универсальной миссией для любого предприятия является как можно  более долгая его жизнедеятельность  на рынке. Такая миссия обусловливает  как развитие производства, так и  его ориентацию на потребности людей.

Миссия  должна быть выражена в простых определениях и в удобной для восприятия форме, письменно изложена широко известна персоналу предприятия.

Общая цель предприятия обеспечивает достижение единства усилий всех работающих. При  отсутствии общей цели руководители всех уровней управления и исполнители  будут принимать решения и действовать на основе различных, несовместимых, нередко конфликтных собственных представлений о целях предприятия.

Главная цель предприятия – миссия –  должна переводиться в конкретные цели всех областей деятельности, от которых  зависит успех предприятия. В  конечном счете цели должны быть доведены до конкретных исполнителей в виде непосредственных производственных заданий.

Цели  становятся инструментом управления, когда они:

• определены и сформулированы;
• известны персоналу;
• приняты работниками управления.

Некоммерческие  организации также должны формировать  свои цели. Цели должны быть установлены  для каждого вида деятельности, который по мнению компании, является важным и выполнение которого она хочет измерять и контролировать.

Целям присущи  такие свойства, как:

1. – соподчиненность, т.е. цели подсистем вышестоящего уровня обусловливают цели подсистем нижестоящего (практический вывод – цели должны формироваться сверху вниз);
2. – развертываемость, которая выражается в том, что более общая цель конкретизируется несколькими более локальными, частными.