Обзор типовых решений
СЭД
DIRECTUM
Directum – система электронного
документооборота и управления
взаимодействием, нацеленная на
повышение эффективности работы
всех сотрудников организации
в разных областях их совместной
деятельности.
Краткое описание системы
Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой
и поддерживает полный жизненный цикл
управления документами, при этом традиционное
«бумажное» делопроизводство органично
вписывается в электронный документооборот.
DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию
и контроль деловых процессов на основе
технологии Workflow: согласование документов,
обработка сложных заказов, подготовка
и проведение совещаний, поддержка цикла
продаж и других процессов взаимодействия.
Решаемые задачи
В результате внедрения системы электронного
документооборота решаются следующие
задачи:
работа с документами и их согласование
внутри организации ведется только в электронном
виде с применением ЭЦП;
высшее руководство работает
с документами из системы;
контроль исполнительской дисциплины
осуществляется на основе данных системы;
в системе работают все структурные
подразделения, включая рядовых сотрудников;
создано единое хранилище электронных
документов и корпоративных знаний, с
которым работают все сотрудники в соответствии
со своими полномочиями.
Основной функционал системы определяется
следующими возможностями:
Наличие средства, упрощающего
идентификацию и поиск бумажных документов.
Наличие бизнес-ориентированного механизма
workflow и редактора схем типовых маршрутов,
позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
Возможность создания и управления
в единой системе хранилищами документов
практически неограниченного объема для
разного вида контента на протяжении всего
жизненного цикла документов.
Расширенная функциональность
системы благодаря наличию модулей Управление
совещаниями, Управление договорами и
Управление взаимодействием с клиентами.
Расширенная реализация механизма
электронной цифровой подписи (ЭЦП) для
перехода на электронный документооборот,
в том числе с использованием сертифицированных
в РФ средств криптозащиты.
Универсальный механизм интеграции,
упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем
в DIRECTUM.
Возможность организации территориально-распределенной
работы в режиме off-line с поддержкой иерархической
структуры серверов.
Наличие двух способов работы
пользователей с системой: через desktop-клиент
и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)
Возможность организации обмена
электронными документами с ЭЦП между
разными организациями, даже если они
используют разные системы документооборота
или не используют их вообще.
Высокая масштабируемость системы,
обеспечивающая работу тысяч пользователей
и хранение миллионов различных документов.
Наличие развитого инструментария
(IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать
систему, интегрировать ее с другими системами,
а также собственными силами модифицировать
с учетом развития организации.
Соответствие российский стандартам
и нормам делопроизводства и управления
(ГСДОУ).
Преимущества системы
Эффект от внедрения DIRECTUM – это осознание
тех преимуществ, которые дает внедрение
документооборота:
Прозрачность бизнес-процессов.
Система DIRECTUM обеспечивает возможность
отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов,
что делает всю деятельность в организации
абсолютно прозрачной и контролируемой.
Кроме того, механизм workflow включает в себя
все необходимые средства для настройки
процессов любой сложности.
Исключение несанкционированного
доступа. Утечка конфиденциальной информации
может повлечь за собой миллионные убытки
организации.
Повышение исполнительской
дисциплины. По статистике 20% полученных
заданий не выполняются ответственными
за них работниками. Предоставляя полный
контроль всех этапов работ для руководства,
система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую
дисциплину сотрудников.
Выполнение требований стандартов
ISO-9000. Постановка менеджмента качества
в настоящее время стала одной из приоритетных
задач, решаемых российскими компаниями.
Разработанная в соответствии с требованиями
ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК)
становится концептуальной основой для
совершенствования системы управления
организации. Одно из требований к СМК
– это прозрачно поставленный документооборот
и информационное взаимодействие. Преимущества
использования DIRECTUM при постановке СМК:
обеспечение строгого выполнения разделов
стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами
и записями; поддержка выполнения регламентов
сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставление средств для контроля
со стороны руководства за функционированием
СМК.
Сокращение затрат времени
руководителей и сотрудников. Использование
системы DIRECTUM сокращает временные затраты
практически на все рутинные операции
с документами (создание, поиск, согласование
и т.д.
Легкость внедрения инноваций
и обучения. Благодаря системе оповещения,
построенной на базе системы DIRECTUM: быстро
доводятся новые правила работы до всех
сотрудников; легко меняются маршруты
прохождения и шаблоны документов, после
чего сотрудники автоматически начинают
работать по-новому.
С началом эксплуатации системы
DIRECTUM происходит формирование корпоративной
базы знаний организации, что, в свою очередь,
позволяет сократить сроки, отводимые
для обучения новых сотрудников.
Развитие корпоративной культуры.
Процесс внедрения электронного документооборота
налаживает и поддерживает корпоративную
культуру.
Ориентация на повышение эффективности
работы в целом. Развитое управление контентом
с полноценной поддержкой жизненного
цикла, вводом документов из различных
источников, преобразованием и хранением
документов в различных форматах.
DocsVision
Платформа DocsVision является базисом для
электронного документооборота – создания
системы управления документами и бизнес-процессами
и включает в себя только основные элементы,
предназначенные для хранения информации,
доступа к ней, а также обеспечивающие
пользователю привычный и удобный интерфейс.
Краткое описание системы
Основные процессы, автоматизируемые
с помощью СЭД DocsVision – регистрация входящих /
исходящих документов и протоколов совещаний;
подготовка, согласование и исполнение
внутренней распорядительной документации;
контроль исполнения поручений.
Платформа состоит из клиентской и серверной
частей. Серверные компоненты позволяют
создать все необходимые структуры для
хранения данных (учетных карточек и файлов
электронных документов) а также поддерживать
их целостность в дальнейшем, обеспечивают
получение, обновление и удаление данных
клиентом в соответствии с правами доступа.
Клиентские компоненты предоставляют
конечному пользователю интерфейс для
осуществления работы с информацией, содержащейся
в базе данных, включая ее поиск, просмотр
и модификацию.
Основным клиентским компонентом платформы
DocsVision является Навигатор (работает как
приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий
доступ ко всем объектам DocsVision:
просмотр дерева папок и карточек,
находящихся в папках;
просмотр содержимого карточек
и их группировку по определенным признакам;
поиск карточек по заданным
критериям;
создание новых и редактирование
уже существующих документов.
Для наглядности и удобства работы с
электронными документами карточки сгруппированы
в Папки, аналогичные папкам Проводника,
обеспечивающие логичное и упорядоченное
хранение документов согласно установленным
в организации правилам. Формы для регистрации
документов – карточки документов – могут
отличаться в каждой отдельной организации
и разрабатываться ею самостоятельно,
поэтому они не входят в состав платформы
DocsVision, а являются частью встроенного
приложения DocsVision «Делопроизводство».
Решаемые задачи
DocsVision обеспечивает интеграцию
всех приложений, созданных на
базе платформы, в единое пространство
управления документами и процессами
в организации.
Основные функции DocsVision:
Автоматизация управления предприятием.
Поддержка процессного подхода
в организации управления.
Автоматизация систем менеджмента
качества.
Автоматизация процессов согласования
и утверждения документов.
Средства контроля исполнения
документов и заданий.
Маршрутизация и доставка документов
на рабочие места пользователей.
Управление процессами обработки
документов.
Организация взаимодействия
с контрагентами и заказчиками.
Автоматизация канцелярии.
Создание электронного архива
документов.
Преимущества системы
Все приложения, создаваемые с использованием
DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:
Единые механизмы хранения
и представления информации.
Единые механизмы разграничения
прав доступа к электронным документам
и действиям с ними.
Общие средства навигации и
доступа к данным и организации рабочего
пространства пользователя.
Общую структуру справочников.
Общие средства поиска и извлечения
знаний.
Единые средства управления
жизненным циклом приложений и маршрутизации.
Единую инфраструктуру управления
и администрирования приложений.
Единые средства разработки
(настройки) инфраструктуры.
Единообразная объектная модель
для всех приложений системы и наличие
общего набора компонентов, используемых
для встраивания в клиентские приложения.
Изначальная и полная WEB-совместимость
системы, в частности, ее инструментов
управления, позволяет использовать приложения
DocsVision из любой точки мировой сети, наличие
средств offline маршрутизации документов
позволяют подключать к работе с системой
пользователей, взаимодействующих с офисом
компании только посредством электронной
почты.
DocsVision позволит обеспечивать работу
со следующими сущностями:
Электронными документами,
содержащие большие объемы данных.