Внедрение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Обзор типовых решений СЭД

DIRECTUM

Directum – система электронного  документооборота и управления  взаимодействием, нацеленная на  повышение эффективности работы  всех сотрудников организации  в разных областях их совместной  деятельности.

Краткое описание системы

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решаемые задачи

В результате внедрения системы электронного документооборота решаются следующие задачи:

• работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

• высшее руководство работает с документами из системы;

• контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

• в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

• создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Основной функционал системы определяется следующими возможностями:

• Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

• Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

• Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

• Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

• Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

• Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

• Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

• Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

• Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

• Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

• Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Преимущества системы

Эффект от внедрения DIRECTUM – это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

• Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.

• Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.

• Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

• Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

• Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.

• Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

• С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

• Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру.

• Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

DocsVision

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота – создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Краткое описание системы

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision – регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

• просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;

• просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;

• поиск карточек по заданным критериям;

• создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов – карточки документов – могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».

Решаемые задачи

DocsVision обеспечивает интеграцию  всех приложений, созданных на  базе платформы, в единое пространство  управления документами и процессами  в организации.

Основные функции DocsVision:

• Автоматизация управления предприятием.

• Поддержка процессного подхода в организации управления.

• Автоматизация систем менеджмента качества.

• Автоматизация процессов согласования и утверждения документов.

• Средства контроля исполнения документов и заданий.

• Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей.

• Управление процессами обработки документов.

• Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками.

• Автоматизация канцелярии.

• Создание электронного архива документов.

Преимущества системы

Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:

• Единые механизмы хранения и представления информации.

• Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними.

• Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя.

• Общую структуру справочников.

• Общие средства поиска и извлечения знаний.

• Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации.

• Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений.

• Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры.

• Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.

Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты.

DocsVision позволит обеспечивать работу  со следующими сущностями:

• Электронными документами, содержащие большие объемы данных.