Внедрение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

• разграничение доступа к информации. Поскольку подразумевается, что документы будут использоваться сотрудниками, занимающими в фирме различное служебное положение (и по специфике выполняемой работы,  и по уровню подчинения), то в рамках системы разграничивается доступ пользователей к различным группам документов;

- решение проблемы потери документов. Для решения этой одной из наиболее важных проблем в системе реализованы возможности атрибутивного и контекстного поиска документов. Каждый документ может содержать до 40 атрибутов, по которым он может быть найден в библиотеке. За хранением документов на дисках следит «Эффект Офис». Документ, занесенный в систему «Эффект Офис», никогда не потеряется, и случайно его стереть невозможно. Все документы, хранящиеся в библиотеке «Эффект Офиса», находятся в одном месте, что облегчает резервное копирование и обеспечивает целостность архива;

• защита от некорректных действий сотрудников. Сотрудники, работающие с документами в рамках системы, не способны умышленно или случайно нанести вред организации методом удаления либо порчи информации. Весь доступ к информации строго разграничен, и, даже имея полный доступ, пользователь не может удалить документ из системы, так как нельзя физически удалить документ без вмешательства администратора. У администратора системы имеются специальные средства для восстановления «уничтоженных» документов;

• обеспечение конфиденциальности информации – за счет сжатия документов в библиотеке. Ни один документ системы нельзя просмотреть стандартными средствами без использования пакета «Эффект Офис». А система паролей пользователей не позволит получить несанкционированный доступ к документам в рамках библиотеки.

К дополнительным возможностям системы относятся:

• использование текстового процессора MS Word и табличного процессора MS Excel для создания документов;

• задание длинных названий документов на русском языке (до 1000 символов);

• содержание в рабочем портфеле оперативной информации о состоянии документов и заданий;

• хранение в карточке документа всей информации, известной системе о документе, которая представляет собой набор атрибутов (например, название, автор, номер, кем подписан, цель создания и т.п.);

• наглядное представление о порядке прохождения документов при помощи схемы предприятия;

• разграничение доступа к информации по подразделениям, типу информации;

• создание и удаление пользователей с помощью системы администрирования;

• назначение каждому пользователю определенного доступа к документам.

Заключение

Целью данной дипломной работы являлся анализ систем электронного документооборота для создания технического задания на внедрение СЭД.

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

• неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
• попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
• накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
• большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
• избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
• противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
• бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
• невозможность установления истории работы с документами;
• непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
• избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

При анализе различных систем электронного документооборота были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Кузнецов И.Н., Делопроизводство, М.: Дашков и К, 2006 год, 520 стр.

2. Байкова И.Ю., Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами, Эксмо, 2009 год, 288 стр.

3. Г.Ю. Касьянова., Документооборот. Основные средства, АБАК, 2010 год, 256 стр.

4. Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2008 год, 224 стр.

5. Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2006. №3

6. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2003. №1

7. Электронный ресурс: Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. – Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

8. Электронный ресурс: Обзор систем электронного документооборота. – Режим доступа: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

9. Электронный ресурс: Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления. – Режим доступа: http://www.IT.ru/

10. Электронный ресурс: Автоматизированные системы управления предприятием. – Режим доступа: http://www.cmdsoft.ru/

11. Электронный ресурс: Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным документооборотом N-System. – Режим доступа: http://www.cland.ru/

12. Электронный ресурс: Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения. – Режим доступа: http://www.eos.ru/

13. Электронный ресурс: Айтеко технология без пробелов – Документаооборот в организации.–Режим доступа: http://www.i-teco.ru/dokumentooborot-v-organizacii.html

14. Электронный ресурс: Общее описание – 1С: Документооборот 8 -1C: Предприятие 8..–Режим доступа: http://v8.1 c.ru/doc8/

15. СанПиН 2.2.2.542–96. Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы

16. ГОСТ 12.2.049–80. Общие требования к рабочему месту, органам управления и средствам отображения информации.

17. Электронный ресурс: Общее описание – DocsVision о системе. – Режим доступа: http://www.docsvision.com/o-sisteme/novoe/

18. Электронный ресурс: Общее описание – Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM – Режим доступа: http://www.directum.ru/system

документооборот электронный технология архитектура

Размещено