Внедрение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Комплексный подход к созданию СЭД

Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Данный подход называется созданием комплексной системы автоматизации документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3.СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА  "EffectOffice 3.0"

3.1 Основные модули СЭД "EffectOffice 3.0"

Система управления документами Эффект Офис – это готовое решение для

безопасного хранения и эффективного использования, организации персональной и групповой работы с электронными документами.

Область применения Эффект Офис – делопроизводство и документооборот в

государственных,  муниципальных  учреждениях,  учебных  заведениях,

коммерческих организациях.

Система Эффект Офис содержит механизмы для решения таких задач, как:

  Формализация и сохранение  предыстории деятельности каждого  из

сотрудников предприятия.

Накопление статистической информации по деятельности предприятия в

целом и каждого из подразделений в частности. Возможность анализа этой

информации для выявления проблемных, неоптимальных моментов в

функционировании предприятия.

Повышение качества и дисциплины труда сотрудников за счет организации

эффективной  системы  администрирования,  автоматизации  труда

сотрудников,  контролю  исполнения  заданий,  коллективной  и

взаимосвязанной работы сотрудников предприятия.

 Экономия временных  и финансовых ресурсов предприятия  за счет

автоматизации управления потоками документов на предприятии и

максимального снижения оборота бумажных документов.

 Обеспечение сохранности  и архивации документов, защита  информации от

несанкционированного  доступа  и  вирусных  атак,  оптимизация

информационных потоков.

В целом использование системы позволит повысить качество управления и

конкурентный потенциал Вашего предприятия.

Основным преимуществом системы управления документами Эффект Офис

является простота внедрения, адаптируемость к специальным требованиям и

надежность функционирования.

Effect Office - система организации  единого электронного архива  документов на предприятии, которая  позволяет:

• - Организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов

Для системы управления документами Effect Office неважно, в каком из приложений был создан или создается документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в каком из редакторов его просматривать и изменять. Любой документ может быть зарегистрирован независимо от его формата (графический, текстовой и т.д.) и содержания.

• - Систематизировать документы организации

В системе Effect Office хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним. Причем организация физического хранения документов на дисках скрыта от пользователя.

Из особенностей Effect Office необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива. Причем изменения, внесенные в документ из одного раздела, влияют на него везде.

• - Классифицировать документы организации

Классификация электронного архива системы Effect Office с помощью атрибутов соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с документами, так и их поиск в единой базе.

Каждый документ системы Effect Office может иметь неограниченное количество атрибутов, которые отражаются в Карточке документа в виде заполняемых полей. Создавать атрибуты могут только определенные администратором пользователи (например, менеджер отдела), что дает возможность предприятию придерживаться общеорганизационных стандартов.

• - Защитить от несанкционированного доступа к документам

Контроль доступа обеспечивается следующими методами:

Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование, копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий документов) в зависимости от прав пользователя.

Запрет доступа к документам вне системы. В Effect Office все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок системы стандартными средствами.

• - Организовать документооборот между сотрудниками организации

В системе Effect Office существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации – Система заданий. Основным элементом, на котором строится общение пользователей системы Effect Office, является задание. Система Effect Office автоматически отслеживает прохождение задания, возврат исполненного задания (с прилагаемыми документами) и стадии, на которых находится задание в настоящий момент. Все отправляемые и получаемые пользователем задания отражаются в объекте регистрации движения документов и заданий - Рабочем портфеле. По информации, содержащейся в Рабочем портфеле о заданиях (реакция на него, срок исполнения и пр.), можно выяснить текущее состояние каждого из заданий, а также построить самые разнообразные отчеты.

• - Организовать быстрый поиск документов и построение отчетов

Система Effect Office позволяет быстро найти любой документ, имеющийся в архиве. В системе Effect Office реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска документов.

• - Организовать эффективное администрирование системы

Система администрирования заключается в создание пользователей системы, тематических разделов для документов и назначении прав доступа пользователей к разделам.

Использование механизмов, предоставляемых подсистемой администрирования, не требует от администратора серьезных навыков работы с компьютером. Вся работа с подсистемой администрирования связана с манипулированием графическими объектами на интуитивно-понятном уровне.

Общее назначение, область применения

Основная идея продуктов системы документооборота Effect Office- максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами.

Область применения продуктов Effect Office – делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях, автоматизация делопроизводства.

При невысокой цене система достаточно функциональна — содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция — электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта с поддержкой POP3/SMTP и UUCP. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом Effect Office является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.

Состав системы

Основные модули Effect Office:

Сервер «Эффект Офис»

Центральным модулем системы является Сервер «Эффект Офис» (Conserv.exe). Сервер «Эффект Офис» – сервис NT, позволяющий клиентским приложениям через протокол TCP/IP взаимодействовать с MS SQL сервером.

В качестве клиентов Сервера «Эффект Офис» выступают следующие модули:

1. Клиент «Эффект  Офис»

Модуль предоставляет пользователю средства для работы в системе. Для запуска Клиента «Эффект Офис» служит файл Offex.exe.

2. Администратор  «Эффект Офис»

Модуль предоставляет средства администрирования системы на пользовательском уровне (настройка соединений и портов в нём не осуществляется). Для запуска Администратора служит файл Admin.exe.

3. «Эффект Почта»

Модуль отвечает за приём и отправку электронной почты пользователей системы при помощи протоколов SMTP/POP3 и UUCP. Для запуска «Эффект Почты» служит файл Eмail.exe.

Дополнительные модули Effect Office 3.x и Effect Office Enterprise:

1. «Эффект Графика»

Приложение предназначено для сканирования изображений. Позволяет создавать многостраничные графические документы собственного формата. Полностью интегрировано и поставляется в комплекте с “Эффект Офис”. Для запуска «Эффект Графики» служит файл Graphex.exe.

2. «Эффект Блокнот»

Приложение является текстовым редактором. Приложение создано по аналогии с Блокнотом Windows (Notepad) и позволяет просматривать документы в различных кодировках, а также одновременно работать с несколькими документами. Для запуска «Эффект Графики» служит файл Ted.exe.

Общие сведения об архитектуре

Системы Effect Office имеют «клиент-серверную» архитектуру и используют СУБД SQL Server.

Effect Office 3.x предназначен для  малых и средних предприятий  с количеством пользователей  до 200. Ядром продукта является  СУБД собственной разработки.

Effect Office Enterprise предназначен  для средних и крупных предприятий  с количеством пользователей  от 50. В качестве СУБД используется MS SQL.

Стоимость

Effect Office 3.0 Комплект «ОПТИМАЛ» - за 10 пользователей  
Effect Office Enterprise Комплект «ЭФФЕКТ» - за 30 пользователей

Смотреть полный прайс-лист

Разработчик

Effect Office является продуктом  петербургской компании «Гарант  Интернешнл» (http://www.garant.spb.ru/). 
Effect Office 
С-Петербург, 11 линия Васильевского острова, дом 64 литера Д 
Телефон/факс: (812) 320-21-53, 320-21-51 
E-Mail: offex@effectoffice.com 
http://www.effectoffice.com

 

 

 

 

Отличительные особенности:

Систематизация документов организации

Хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним. Причем организация физического хранения документов на дисках скрыта от пользователя.

Из особенностей «Эффект Офис» необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива. Причем изменения, внесенные в документ из одного раздела, влияют на него везде. Это в полном смысле слова один и тот же документ (система ссылок более простая и удобная, чем система ярлыков в Windows 98, NT, 2000, ХР.).

 

 

Организация быстрого поиска документов и построения отчетов

В системе реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска документов. Причем, кроме стандартных, установленных разработчиками атрибутов (таких как автор, вид, тип, дата создания), пользователи имеют возможность дополнить список атрибутов собственными атрибутами (т.н. пользовательскими), которые будут более точно отражать свойства и специфику документов.

Классифицировать документы организации

Каждый документ системы может иметь неограниченное количество атрибутов, которые отражаются в Карточке документа в виде заполняемых полей. Создавать атрибуты могут только определенные администратором пользователи (например, менеджер отдела), что дает возможность предприятию придерживаться общеорганизационных стандартов. 

3.2 Функциональные  возможности «EffectOffice 3.0"

Рассмотрим основные возможности СУД «Эффект Офис»:

• организация коллективной работы. «Эффект Офис» является единым электронным архивом документов предприятия. В нем реализованы возможности групповой работы пользователей с документами, для чего предусмотрен механизм заданий с целью обмена заданиями и сообщениями друг с другом, направления документов вместе с заданиями, контроля исполнения документов и заданий;