Внедрение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Корпоративной Информационной Системой может считаться система, автоматизирующая более 80% подразделений предприятия. Корпоративные информационные системы являются развитием систем для рабочих групп(Groupware), они ориентированы на крупные компании. В состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов.

Для крупных компаний часто встает проблема выбора между ERP, в которой все есть и СЭД, которая решает частные задачи. Обычно сначала делается выбор в пользу ERP и только потом по прошествии длительного времени выясняется, что ERP неспособна заменить СЭД в бизнес-процессах обработки документов, хотя в ERP документы вроде бы тоже «ведутся». На самом деле отличие в том, что, как правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся». Проводятся уже после того, как они осуществят свой жизненный цикл на предприятии, т.е. будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т.д. И именно СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов на предприятии.

Поэтому СЭД и ERP естественным образом дополняют друг друга и должны тесно интегрироваться. И, если говорить об очередности внедрения, то СЭД надо внедрять раньше ERP.

Внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP. Электронный документооборот позволит:

• ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше – за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота;
• использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии.

СЭД сможет обеспечить необходимую первичную информационную базу для приложений ERP. Информацию для других корпоративных приложений можно будет не вводить вручную с риском ввода ошибочных данных, а автоматически импортировать из документов, содержащихся в СЭД, где эта информация создана естественным образом при создании документов, проверена и согласована.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Общая классификация систем документооборота

Системы управления электронными документами могут быть классифицированы по следующим признакам (рис. 1.1):

• масштаб;

• архитектура;

• преобладающий принцип работы с электронными документами;

разработчик используемой системы управления базами данных.

По масштабу различают корпоративные СУД, СУД для средних предприятий и СУД для организации персонального документооборота. Для корпоративных СУД характерно привлечение фирм-системных интеграторов для адаптации СУД на предприятии, высокие требования к аппаратным и программным средствам, широкий диапазон выполняемых функций, реализация информационных технологий, составляющих основу СУД на «промышленном» уровне, высокая производительность и цена. Поэтому приобретение корпоративной СУД могут позволить себе только крупные предприятия. Корпоративные системы являются мощным инструментом автоматизации делопроизводства и в наибольшей мере способствуют переходу на безбумажный документооборот. Затраты на внедрение корпоративной СУД достигают большой величины.

По архитектуре различают системы-конструкторы, системы, функционирующие на платформе мощных программ, системы-приложения.

Системы-конструкторы содержат средства, позволяющие автоматизировать документооборот любого предприятия независимо от профиля его деятельности. Подобные СУД построены на основе принципов модульности, масштабируемости и открытости. Корпоративная система является, как правило, и системой-конструктором.

 

Системы, работающие на платформе мощных программ, позволяют использовать их функционал в контексте автоматизации документооборота. В качестве платформы могут выступать корпоративная СУД или комплекс интегрированных программ, предназначенный для автоматизации управления предприятием в целом. Особенность систем данного класса состоит в том, что для их работы требуется установить комплекс программ, составляющих соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. То есть стоимость такой СУД складывается из стоимости самой программы и ее «платформы». В данном случае к проблеме выбора системы добавляется проблема выбора программной платформы. Преимущества и недостатки такого решения частично схожи с первым пунктом классификации – с одной стороны, – мощность, с другой, – возможная избыточность и высокая цена.

Системы-приложения представляют собой самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Обычно такие продукты относительно просты в установке и освоении.

Классификация СУД по преобладающему принципу работы с электронными документами связана с разделением комплекса работ с документами на две части: хранение документов и организация движения документа от одного субъекта к другому. Поэтому СУД могут быть разделены на системы управления документами и системы управления деловыми процессами. Первые – реализуют функции электронного архива и организации совместной работы над документом (groupware), вторые – прохождение документов-заданий между сотрудниками по заранее определенному маршруту. Документы-задания инициируют деловые процессы, связанные с их выполнением, поэтому данные системы называют системами управления деловыми процессами (workflow).

Системы управления деловыми процессами предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес-процессам и регламенту их взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее прописывается движение документа по всем рабочим местам. Определяются права пользователей на документ в каждой точке маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа, обычно на одном уровне.

Основу СУД составляют базы данных, в которых хранятся документы, значения их реквизитов, индексированные тексты документов, необходимые для организации контекстного поиска, информация о настройках пользователей, информация, необходимая для администрирования системы.

СУД может содержать собственную систему управления базами данных. То есть ее разработчиком является производитель данной СУД. Может оказаться, что мощности встроенной СУБД недостаточно, чтобы эффективно управлять хранением большого объема данных.

СУД, ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server,Oracle,Sybase,Informix.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД делятся на:

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы – ЭА). Электронный архив – это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т.д., другие – за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.д.

• Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.

• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM – Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной). Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

• обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

• обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

• допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

• поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

• осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

• обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

• поддерживать технологию HSM;

• протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы; необходимо наличие развитых средств администрирования;

• поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

• кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

• территориально распределенные организации;

• алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

• цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

• наличие выделенного сервера приложений;

• наличие тонкого клиента; поддержка доступа к документам с использованием браузера.

• многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

• интеграция со средствами потокового ввода документов;

• интеграция с офисными приложениями;

• интеграция с электронной почтой;

• наличие развитого программного интерфейса (API);

• интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

• возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;