Внедрение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

• Большими количествами документов, хранящимися на сервере.

• Большим количеством одновременных пользовательских сессий.

1С: Документооборот

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

Краткое описание системы:

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

• упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

• сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

• хранение любых документов;

• ограничение прав доступа к документам;

• коллективная работа с документами;

• хранение и контроль версий;

• выдача и контроль поручений;

• отчетность;

• работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи:

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:

• Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

• Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям.

• Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию.

• Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.

• Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.

• Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.

• Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как «важность документа», «тэги», «корреспондент», «место хранения» и др.

• Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения):

• текст поручения;

• описание;

• исполнитель;

• контрольный срок.

• Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей)

• Поручение с контролем – после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку.

• Согласование – приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.

• Обход – с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,

• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

• регистрация входящих и исходящих документов,

• просмотр и редактирование документов,

• контроль версий документов,

• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,

• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Преимущества системы

«1С: Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

Платформа «1С: Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер «1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

• Делопроизводство,

• Документооборот,

• Взаимодействие,

• Поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

 

«Effect Office»

EffectOffice - свод идей и концепций, ориентированных на решение задач, возникающих при работе с электронными  документами. Программным воплощением EffectOffice являются серия программных  продуктов, предназначенных для  создания электронного архива  документации и организации компьютерного  документооборота предприятия.

Основная идея продуктов EffectOffice - максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами..

Область применения продуктов EffectOffice – делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях.  
    Решаемые задачи 
• Обеспечение процесса структурирования корпоративной информации.  
• Формализация и сохранение предыстории деятельности каждого из сотрудников предприятия.  
• Накопление статистической информации по деятельности предприятия в целом и каждого из подразделений в частности. Возможность анализа этой информации для выявления проблемных, неоптимальных моментов в функционировании предприятия.  
• Повышение качества и дисциплины труда сотрудников за счет организации эффективной системы администрирования, автоматизации труда сотрудников, контролю исполнения заданий, коллективной и взаимосвязанной работы сотрудников предприятия.  
• Экономия временных и финансовых ресурсов предприятия за счет автоматизации управления потоками документов на предприятии и максимального снижения оборота бумажных документов.  
• Обеспечение сохранности и архивации документов, защита информации от несанкционированного доступа и вирусных атак, оптимизация информационных потоков.  
В целом использование продуктов EffectOffice позволит повысить качество управления и конкурентный потенциал вашего предприятия.  
Функциональные возможности:  
• Ведение архива документов  
• Централизованное хранение документов,  
•Организация групповой работы с документами,  
• Создание и ведение классификаторов документов,  
• Система администрирования и разграничения доступа,  
• Полнотекстовый поиск документов,  
• Построение отчетов,  
• Регистрация входящей, исходящей корреспонденции,  
• Безопасность и защита от несанкционированного доступа,  
• Контроль исполнения,  
• Система удаленного доступа.

Преимущество системы 
    Основным преимуществом продуктов EffectOffice  является простота внедрения, адаптируемость к специальным требованиям и надежность функционирования. Продукты EffectOffice разработаны с учетом особенностей и специфики отечественного делопроизводства, развития технических средств и уровня подготовленности потенциальных пользователей.

Выбор СЭД

Обзор особенностей всех СЭД рынка, позволяет определить критерии выбора СЭД для решения конкретных задач и производить подбор решения на основе системного подхода.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы является требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - HierarchalStorageManagement). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflowmanaging). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.