Совершенствование деятельности сотрудников кадровой службы в ООО « Арланское УРОНО»

1.2 Основы деятельности  кадровой службы

     Организация деятельности любого  подразделения должна начинаться  с составления положения об  этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять  из следующих разделов: общие  положения; задачи; структура; функции;  взаимоотношения с другими подразделениями;  права; обязанности; ответственность.  

        В разделе «Структура» указан  порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления  работы и закрепленные за ними  подразделения отдела.

        Численный состав и структура  кадровых служб зависят в основном  от масштабов организации. В  зависимости от размеров конкретной  организации выделяются следующие  организационные формы осуществления  кадровой работы:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
• выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

Функциональные  обязанности кадровой службы заключаются  в следующем:

• разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в со-ответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение докумен-тации по делопроизводству;
• контроль исполнения руководителями подразделений прика-зов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разра-ботка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квали-фикационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и ис-пользованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к по-ощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работни-ков;
• организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

           В ходе взаимодействия с другими  подразделениями организации кадровая  служба получает от них заявки  на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики  отпусков и т.п.

        Из кадровой службы в подразделения  направляются:

• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут-реннего трудового распорядка;
• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

        От бухгалтерии кадровая служба  получает штатное расписание, расчеты  потребности в рабочей силе, справки  о заработной плате для оформления  пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п.

       В свою очередь, кадровая служба  представляет в бухгалтерию сведения  о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель  учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

        Кадровая служба, как правило,  наделена следующими полномочиями:

• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемеще-ния и увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

        Положение об отделе кадров  устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за  выполнение возложенных на отдел  функций и ответственность работников  отдела, которая устанавливается  должностными инструкциями. 

1.3 Документирование трудовых отношений

       Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

          При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов Например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65.. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

         Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28 в своей фирме.

           Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

          Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.  

          В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

        Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

        Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ.

        Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

· Трудовой договор;

· Приказы  по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);

· Личные карточки работников;

· Трудовые книжки;

· Табель учета рабочего времени;

· График отпусков;

· Личные заявления работников; 

        Приказы по кадрам - основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей в документы по учету труда и его оплаты.

Приказами по личному составу документально оформляются:

· прием, перевод на другую работу, увольнение;

· изменение  условий труда, присвоение разрядов;

· установление размеров оплаты труда;

· предоставление отпусков, командирование сотрудников;

· наложение дисциплинарных взысканий и др.

         При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

        Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству.

          На работников, в связи с перемещением которых издаются приказы вышестоящей организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы после того, как получена выписка из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или дата увольнения работника.

          Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

          Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).

         Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

        Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

        Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

         В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

         Кадровая служба должна выполнять весь порядок работы с приказами по личному составу, так как эти документы имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

      Трудовая книжка - это документ, в котором содержится вся информация о трудовой деятельности ее владельца, о его «росте» и «падении». Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника согласно ст.66 Трудового кодекса РФ. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа  с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса  РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок  изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

       Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.