Совершенствования работы кадровой службы

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Любая организация существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие, какой угодно фирмы, предприятия, учреждения, организации начинается с подбора и оформления её работников, таким образом, актуальность темы данного исследования можно определить важностью наличия службы кадров или специально выделенного сотрудника занимающегося оформлением кадров, для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы. Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Но в отличие от других направлений, кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

Объектом исследования является кадровая служба дошкольного образовательного учреждения.

Предметом исследования является документационное обеспечение кадровой службы.

Целью дипломной работы является рассмотрение комплекса документов и системы работы с кадровой документацией, выявление положительных сторон и недостатков существующей в МДОУ д/с № 177«Гномик» системы документационного обеспечения работы с персоналом и определение путей совершенствования.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

• изучить историю, структуру и основные направления деятельности дошкольного учреждения;
• проанализировать документирование деятельности кадровой службы;
• рассмотреть организацию работы с документами;
• определить направление совершенствования работы с кадровой документацией.

Новизной данной работы является осуществляемое впервые комплексное исследование организации документационного обеспечения кадровой службы МДОУ детского сада № 177 «Гномик». Проанализирован ряд особенностей документирование деятельности кадровой службы и технологии работы с документами, сформированы и аргументированы рекомендации по совершенствованию работы с кадровой документацией.

Научная и практическая значимость дипломной работы проявляется в разработке предложений и рекомендаций, направленных на совершенствование документационного обеспечения деятельности кадровой службы, как МДОУ д/с № 177, так и подобных ему учреждений.

При написании дипломной  работы был использован широкий  круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует  подразделить их на  две большие категории. В первую следует отнести общегосударственную нормативные акты и нормативно-методические документы межотраслевого действия по вопросам управления документацией, архивного дела, кадрового делопроизводства и стандартизации. Ко второй группе можно отнести документы МДОУ детского сада № 177 «Гномик».

Первую группу открывает Конституция Российской Федерации¹, которая является главным документом государства и имеет высшую юридическую силу. Конституция РФ провозглашает свободу труда, право каждого свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию. Конституция РФ также провозглашает право каждого на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы. Особенно важными для нас являются положения ст. 24 Конституции РФ о недопустимости сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица, т.е. провозглашается право на неприкосновенность частной жизни. Оно призвано защитить частную жизнь, личную и семейную тайну от какого бы то ни было проникновения в нее со стороны, как государственных органов, органов местного самоуправления, так и негосударственных предприятий, учреждений, организаций, а также отдельных граждан.

Далее следует документ, который регулирует отношения между работником организации и государством - Уголовный Кодекс Российской Федерации ². В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования.

Нормативно – правовой акт, регламентирующий документирование деятельности отдела кадров - Трудовой кодекс Российской Федерации.³ Целями данного Кодекса являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей.

Следующим документом, составляющим основу гражданского законодательства в нашей стране, является Гражданский Кодекс Российской Федерации⁴

(далее – ГК РФ), он содержит правовые основы деятельности юридических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. Ряд статей ГК РФ устанавливает обязательность документирования и требования к ряду документов. Так, первая часть ГК РФ определяет виды учредительных документов юридических лиц, требования к составу сведений, которые должны содержаться в учредительных документах⁵. В ряде случаев Кодексом установлены нормы документирования. В ГК РФ содержится  одна из важнейших норм документирования, которая устанавливает условия признания электронно-цифровой подписи, как аналога собственноручной подписи, то есть условия признания ее юридической силы. С 2008 года введена в действие четвертая часть ГК РФ, в которой закреплены права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации юридических лиц, товаров и услуг⁶. В число средств индивидуализации включены фирменное наименование, товарные знаки, знаки обслуживания и коммерческие обозначения, которые указываются в управленческой документации, в том числе, в бланках документов. В Кодексе определены требования к средствам индивидуализации.  В фирменные наименования не могут включаться полные или сокращенные наименования иностранных государств, официальные наименования органов государственной власти, государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления. Кроме того, запрещено использовать обозначения, противоречащие общественным интересам, принципам гуманности и морали. Таким образом, в целом ряде статей Гражданского кодекса закрепляются виды и разновидности документов, которые оформляют определенные правоотношения, а также требования к составу информации и оформлению документов.

Федеральный закон  «О персональных данных»⁷ регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами⁸.

Благодаря Федеральному закону «Об архивном деле в РФ»⁹ в нашей стране впервые установлены предельные сроки хранения документов в архивах организаций и определен порядок передачи документов на архивное хранение. Также Закон регулирует отношения в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности. Важным является законное установление обязанностей организации по учету и хранению документов.

Закон «Об образовании»¹⁰, посвящен целенаправленным процессам воспитания и обучения в интересах человека, общества, государства, определяет достижения гражданином (обучающимся) установленных государством образовательных уровней (образовательных цензов). В законе Российской Федерации “Об образовании” содержаться те основные принципы и положения, на основе которых будет строиться и стратегия и тактика реализации законодательно закрепленных идей развития образования в России. Эти положения обращены одновременно к обществу, к самой системе образования, к личности и обеспечивают как “внешние” социально-педагогические условия развития системы образования, так и “внутренние” собственно педагогические условия ее полноценной жизнедеятельности.

Федеральный закон  «Об информации, информационных технологиях  и о защите информации»¹¹ регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования, он регулирует отношения при создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения, защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Согласно этому Закону, одним из принципов, на которых основывается правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, является неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия (п. 7 ст. 3). Запрещается требовать от гражданина предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина, если иное не предусмотрено федеральным законом (ч. 8 ст. 9).

Регулированием отношении в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий занимается Федеральный закон «Об электронной подписи»¹². Закон ввел новые понятия, такие как: простая электронная подпись, усиленная электронная подпись, усиленная неквалифицированная электронная подпись, усиленная квалифицированная электронная подпись. Федеральный закон устанавливает принципы использования электронных подписей, регламентирует деятельность удостоверяющего центра, определяет требования к  сертификату ключа проверки электронной подписи, к квалификационному сертификату, устанавливает права и обязанности владельца квалификационного сертификата.

Кадровой службе необходимы также Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»¹³ и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»¹⁴, которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.

Типовое положение  о дошкольном образовательном учреждении регулирует деятельность государственных и муниципальных дошкольных образовательных учреждений всех видов¹⁵. Федеральные государственные требования к структуре основной общеобразовательной программы дошкольного образования¹⁶ устанавливают нормы и положения, обязательные при реализации основной общеобразовательной программы дошкольного образования образовательными учреждениями, имеющими государственную аккредитацию, в части определения структуры основной общеобразовательной программы дошкольного образования, в том числе соотношения ее частей, их объема, а также соотношения обязательной части основной общеобразовательной программы и части, формируемой участниками образовательного процесса.

Постановлением  Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 ¹⁷ утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ¹⁸ устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.