Совершенствования работы кадровой службы

- о награждении почетными  грамотами, присвоении званий  и награждении нагрудными знаками,  значками, дипломами;

- о других видах  поощрений, предусмотренных законодательством РФ,  а также коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставом¹⁵⁷.

Записи о награждениях, как и все остальные записи, вносятся в трудовую книжку на основании  приказа (распоряжения) заведующего  не позднее недельного срока.

В МДОУ № 177 делопроизводителем ведется «Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них», в которой регистрируются все  трудовые книжки, принятых от  работников при поступлении на работу, а также  трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовых книжек в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки. Книга учета МДОУ пронумерованная и прошнурованная. При увольнении работник расписывается в данной книге, что свидетельствует о том, что он трудовую книжку получил.

Работник, который уходит на пенсию, сдает документы в  Пенсионный фонд РФ. В Пенсионном фонде проверяют трудовую книжку, подсчитают стаж, и если специалисту становятся не понятны какие-то записи, то он направляет письмо-запрос по уточнению сведений о стаже работника в дошкольное учреждение. Известны также случаи, когда Пенсионный фонд просил предоставить справку обо всех переименованиях дошкольного учреждения.

Все записи в трудовые книжки работников МДОУ № 177 вводятся шариковой ручкой синего или фиолетового цветов без каких-либо сокращений, как того  требует Инструкция по заполнению трудовых книжек¹⁵⁸. Записи в трудовые книжки работников дошкольного учреждения о приеме на работу, о переводе, о награждении, о повышении квалификации, об увольнении вносит заведующий, а делопроизводителем делаются только записи о переименовании учреждения.

Личная карточка (форма  № Т-2), являющая основным учетным  документом, заводится на всех сотрудников, принятых на работу. Она используется для анализа состава и учета движения кадров¹⁵⁹. Личная карточка имеет межведомственную форму - № Т-2, утвержденную органами статистики¹⁶⁰. Личная карточка на вновь принятых  в дошкольное образовательное учреждение сотрудников заполняется делопроизводителем, на основании трудового договора, приказа о приеме на работу, паспорта, трудовой книжки, страхового пенсионного свидетельства, военного билета (для военнообязанных лиц), документа об образовании, о квалификации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, аттестационного листа, а также сведений, сообщенных о себе работником. Образец личной карточки на сотрудника МДОУ представлен в приложении 8.

В личной карточке предусмотрены  зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии:

- с Общероссийским  классификатором профессий рабочих,  должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПРД);

- Общероссийским классификатором  информации о населении (ОКИН);

- Общероссийским классификатором  объектом административно-территориального  деления (ОКАТО);

- Общероссийским классификатором  специальностей по образованию  (ОКСО)¹⁶¹.

В разделе I  «Общие сведения» указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, состояние в браке, состав семьи, данные паспорта, домашний адрес, контактный телефон; вносятся данные об общем и непрерывном стаже работ. При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» указывается степень знания языка. Стаж работы рассчитывается на основании записей в трудовой книжке.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Записи в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» отражают переводы работника в период работы в МДОУ. Все записи должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника¹⁶². В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена личная карточка. 

В раздел IV. «Аттестация» заполняются сведения о том, когда педагогический работник МДОУ № 177 проходил аттестацию на соответствие занимаемой должности. Записи вносятся на основании аттестационного листа.

На основании соответствующих  свидетельств, удостоверений, справок  в раздел V «Повышение квалификации» вносятся записи об обучении работника на различных курсах повышения квалификации.

Раздел VII. «Награды (поощрения), почетные звания» отражает заслуги работника, в данном случае в сфере образования.

В разделе VIII. «Отпуск»  ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в МДОУ № 177 «Гномик».

В разделе личной карточки X «Дополнительные сведения» вносятся сведения об обучающихся в заочных учреждения (в МДОУ два воспитателя, которые обучаются по заочной форме в учреждении среднего профессионального образования).

Основанием для заведения  личной карточки является приказ о  приеме на работу. Все записи ведутся  без сокращений. Личные карточки заводятся в одном экземпляре и хранятся в отдельной папке регистре по алфавиту. Все последующие изменения данных о работнике (смена фамилии, получение образования, перемена места жительства и т.д., смена паспорта, повышение квалификации) отражаются в личной карточке и заверяются подписью делопроизводителя. В МДОУ данные о сотруднике в личную карточку вводятся с помощью компьютера, а после распечатываются. Внесение последующих записей осуществляется вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму № Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности¹⁶³.

Итак, оформление на работу в МДОУ детский сад № 177 «Гномик» требует  от делопроизводителя, выполнения целого ряда операций:

- оформление трудового  договора;

- оформление приказа  о приеме  на работу;

- оформление личной  карточки;

- заведение личного  дела. ТРУДОВАЯ КНИЖКА?

 

Документальное  оформление отпусков

 

В соответствии со статьей 37 Конституции РФ «Каждый имеет  право  на отдых. Работающему по трудовому  договору гарантируется установленные  федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск»¹⁶⁴. Поэтому оформление отпусков является важной задачей в работе делопроизводителя МДОУ. При оформлении отпуска делопроизводитель руководствуется Трудовым кодексом РФ. Отпуска по видам можно разделить на ежегодные основные, ежегодные дополнительные, целевые дополнительные. По отплате труда можно подразделить их на оплачиваемые, неоплачиваемые, частично оплачиваемые.

 

График отпусков

Оформляется отпуск цепочкой документов, которую открывает  график отпусков. В Трудовом кодексе РФ указывается, что «очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен, как для работодателя, так и для работника»¹⁶⁵.

Так как отпуск касается каждого работника и  затрагивает его интересы, к составлению  этого документа делопроизводитель  МДОУ относится с большим вниманием. При его составлении учитывается ряд факторов: обеспечение интересов учреждения и пожелания работников. В летнее время уменьшается объем работ, точнее многие воспитанники уходят на каникулы, тем самым детский сад заинтересован в отпуске наибольшего количества сотрудников в этот период. Что касается пожелания работников, то  заведующий всегда идет навстречу работникам. Трудовой кодекс РФ также определяет, что «отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя». Кроме того, по соглашению сторон отпуск может быть разделен на части. При этом одна из частей должна быть не менее 14 дней¹⁶⁶.

График отпусков МДОУ имеет унифицированную форму  – это форма № Т-7¹⁶⁷.

Оформляется график отпусков в несколько этапов: в  начале декабря (1-5 декабря) на стенд «Информация для сотрудников МДОУ» вывешивается черновой вариант графика (на неделю), после того, как каждый работник запишется на тот месяц, который ему нужен, делопроизводитель оформляет унифицированную форму, переносит информацию с черновика, далее готовый документ рассматривает заведующий и главный бухгалтер дошкольного учреждения. После рассмотрения и решения вопросов график отпусков подписывается и утверждается заведующим МДОУ. После проведения этих процедур каждый работник напротив своей фамилии ставит подпись в графе «примечание». Она означает,  что работник ознакомлен с конкретным месяцем предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника  в график вносятся изменения с разрешения заведующего. График отпусков составляется в 2-х экземплярах, один подшивается в  соответствующее дело, второй передается в бухгалтерию. Делопроизводитель контролирует очередность отпусков в течение года.

 

Приказ  о предоставлении отпуска

Несмотря на то, что в МДОУ составляется график отпусков, основанием для предоставления отпусков, служит личное заявление работника. Оно пишется на имя заведующего МДОУ, за месяц до отпуска,  обязательно содержит следующие реквизиты: адресат (заведующий МДОУ), автор (должность фамилия имя отчество работника), указание вида документа (заявление), текст (указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник), дата, подпись работника, виза руководителя. Заявление составляется в одном экземпляре, в детском саду заявление имеет трафаретный бланк.

Заявление является лишним документом, так как он дублирует  график. Однако приказ составляется в  МДОУ только на основании заявления и графика отпусков. Приказ заведующего о предоставлении отпуска оформляется  по унифицированной форме № Т-6 (на одного работника) или форме Т—6а (на нескольких работников). После оформления приказа делопроизводителем, он объявляется работнику под расписку. На основании приказа о предоставлении отпуска делаются пометки в личной карточке (форма Т-2).

Довольно редко, но бывают случаи, связанные с производственной необходимостью о вызове работника из отпуска. Статья 125 Трудового кодекса РФ определяет следующее: «Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год»¹⁶⁸. Отзыв из отпуска оформляется приказом, он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске. Приказа об отпусках формируются в отдельные дела и имеют срок хранения 5 лет.

 

 Оформление  документов при увольнении

 

Трудовой договор, заключенный  между работником и дошкольным учреждением, может быть расторгнут по различным причинам, данным вопросам посвящена целая глава 13 Трудового кодекса РФ, где в статье 77 перечислены общие основания прекращения трудового договора:

1) соглашение  сторон (статья 78 ТК РФ);

2) истечение срока трудового договора (статья 79 ТК РФ), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение  трудового договора по инициативе  работника (статья 80 ТК РФ);

4) расторжение  трудового договора по инициативе  работодателя (статьи 71 и 81 ТК РФ);

5) перевод работника  по его просьбе или с его  согласия на работу к другому  работодателю или переход на выборную работу (должность);

6) отказ работника  от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75 ТК РФ);

7) отказ работника  от продолжения работы в связи  с изменением определенных сторонами  условий трудового договора (часть четвертая статьи 74 ТК РФ);

8) отказ работника  от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части третья и четвертая статьи 73 ТК РФ);

9) отказ работника  от перевода на работу в  другую местность вместе с  работодателем (часть первая статьи 72.1 ТК РФ);

10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 ТК РФ);

11) нарушение  установленных настоящим Кодексом  или иным федеральным законом  правил заключения трудового  договора, если это нарушение  исключает возможность продолжения работы (статья 84 ТК РФ)¹⁶⁹.

Трудовой договор  может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным Кодексом и иными федеральными законами¹⁷⁰. Рассмотрим поэтапное документирование увольнения работника (рис. 4).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4. Последовательность документирования увольнения работника

 

Заявление об увольнении работник МДОУ пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы, но по желанию самого работника трудовой договор, может быть, расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении. Срок предупреждения об увольнении начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении (16.01.2012 г. заявление принято, с 17.01.2012 г. отсчитывается 14 календарных дней). До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора. Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается¹⁷¹. На заявление об увольнении наносится резолюция заведующего, заведующий регистрирует документ в книге приказов по личному составу № 2, после чего делопроизводитель берется за его оформление. Некоторые категорий работников МДОУ (помощники воспитателей, воспитатели, повара, дворник, рабочий по комплексному обслуживанию здания) при увольнении должны заполнить обходной лист, так как являются материально ответственными лицами. Подписываются обходные листы у заместителя заведующего по административно-хозяйственной работе, заместителя заведующего по воспитательной и методической работе, кастелянши, главного бухгалтера. Пусть данный документ заполняется не законно, но это единственный выход избежать утраты тех или иных ценностей дошкольного учреждения.