Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

Третья доверенная сторона

 Решение предлагается  следующее: реализовать «доверенный  УЦ» а территории государства, реализующий систему ЭДО на  базе другого алгоритма с правом  выдачи сертификатов ЭЦП. Например, в России разворачивается доверенный  УЦ, обеспечивающий функционирование  ЭДО, использующего шифрование на базе RSA, а именно: выдачу сертификатов, их проверку и т.п. Доверенность УЦ достигается за счет наличия защищенного канала, обеспечивающего непрерывную связь с корневым УЦ на территории Белоруссии или Украины. Данным требованием обеспечивается защищенность от возможной компрометации на канале связи. В то же время он включается в ЭДО внутри государства и, следовательно, обладает всеми правами участника ЭДО. Таким образом, все исходящие электронные документы подписываются обоими собственными ЭЦП и, как следствие, признаются на территории обоих государств. Аналогично строится система на территории Украины и Республики Беларусь. Доверительность отношений между УЦ этих стран обеспечивается путем согласования регламентов и форматов без введения дополнительных объектов ЭДО по причине однотипности форматов, а для защиты от компрометации организуется защищенный канал связи.

 Таким образом, выполнив  все требования, упомянутые выше (сопоставление и принятие нормативной  базы, организация систем ЭДО  внутри государств и создание  доверенных УЦ), получаем модель  МЭДО между выбранными ранее  тремя государствами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава вторая

Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

 Российский рынок в  целом развивается по законам  рынка мирового, однако имеет  и свои специфические особенности. Это, в частности, относится и  к организации процесса документооборота  на предприятиях как государственного, так и частного сектора. На  отечественном рынке нашли применение  два направления развития и  внедрения систем документооборота  – традиционно российское и  западное.

 Перечислим основные  особенности традиционно российских  методов организации работы с  документами.

 Жесткая регламентация  движения документов в соответствии  с должностной иерархией. Документооборот  в России традиционно строится  по вертикальному принципу, обеспечивая  движение документа от руководителя  к исполнителю и обратно. За  рубежом, как правило, используется  горизонтальный принцип при циркуляции  документов: от исполнителя к  исполнителю, минуя руководство.

 Централизованное выполнение  службой ДОУ основных делопроизводственных  операций в соответствии с  установленными требованиями. В  России традиционно документ  подлежит регистрации и отражению  в специальных регистрационных  журналах, регистрационных карточках  и т.д., которые являются носителем  информации о данном документе. Таким образом, организацией процесса  документооборота и делопроизводства  занимается специальный (делопроизводственный) персонал, не имеющий никакого  отношения к самим документам  и их содержанию. Подобная практика  на Западе не используется.

 Закрепление в государственных  нормативных документах единых  и детально регламентированных  правил работы с управленческими  документами в организациях, независимо  от их сферы деятельности. Российское  делопроизводство, определяющее движение  документов в организациях и  между ними, регламентируется (по  крайней мере, должно регламентироваться) не только корпоративными, но  и действующими государственными  стандартами. Система, построенная  без учёта требований ГОСТов, вряд ли найдёт широкое применение в России, так как значительное число заказчиков подобных систем - это государственные структуры.

 Несмотря на широкое  применение информационных и  компьютерных технологий во всех  сферах российской экономики, отечественный  документооборот до сих пор  базируется на использовании  бумажных носителей. Отсюда сочетание  традиционных, «бумажных», методов  с более передовыми, электронными, методами в российском делопроизводстве. Системы электронного документооборота  лишь сопровождают бумажный документооборот, сокращая трудоёмкость рутинных  операций по обработке документов. На Западе делопроизводство и  документооборот давно уже строятся  исключительно на безбумажных  принципах.

 Следует отметить, что  системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически  сложившейся специфике российского  делопроизводства

 Чётко выраженный вертикальный  характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри  организации 

 Характер движения  документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность  попадания документа сразу к  непосредственному исполнителю, минуя  руководство

 Отслеживание всего  комплекса работ с документами  в регистрационных журналах или  в машинописных картотеках, куда  заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и  т.д. 

 Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля

 Современная российская  технология делопроизводства предполагает  ведение регистрационно-контрольных  и отчётных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка  обработки документов предусматривается  создание специализированных служб: управления делами, секретариатов, канцелярии. 

 Регистрация документов  производится непосредственными  исполнителями (поручитель и исполнитель  ведут собственные журналы), некоторые  виды документов вообще не  регистрируются. Специализированных  подразделений, занимающихся делопроизводством, не создается

 

 Таким образом, оптимальное  решение по созданию системы  документооборота для российских  предприятий должно учитывать  как традиционно российские принципы  работы с документами, так и  прогрессивные западные. Разумное  сочетание тех и других значительно  увеличит конкурентоспособность  создаваемой системы.

Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения

 В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска  оптимальных путей информатизации  общества и вхождения России  в мировое информационное пространство  первостепенное значение приобретает  решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

 С уверенностью можно  констатировать нахождение в  рассматриваемой проблеме как  исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными  техническими и социально-экономическими  преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается  исследование организации информационного  взаимодействия государственных  и негосударственных структур  федерального, «субъектного» и других  уровней управления.

 Недостаточная научно-теоретическая  разработанность и отсутствие  должного государственного внимания  к созданию концептуальной базы  и выработке единых подходов  к организации ДОУ влекут за  собой различные отрицательные  последствия, в частности, отрыв  от международных правил и  технологий, неэффективность и недостаточную  ценность сохраняемых информационных  ресурсов и т.д. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования.

 Основные направления  и результаты проводимых работ

 В настоящее время  работы по многим аспектам  проблемы ДОУ, в том числе документооборота  с использованием современных  информационных технологий, что  на практике часто называют  автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

 разработка единых  нормативно-методических основ, принципов  и правил документирования информации  и работы с документированной  информацией (ВНИИДАД – Росархив);

 стандартизация и унификация  документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства);

 разработка общероссийских  классификаторов технико-экономической  и социальной информации;

 обеспечение информационной  безопасности и защиты информации  от несанкционированного доступа;

 разработки, связанные  с реализацией «Концепции формирования  единого информационного пространства  и соответствующих государственных  информационных ресурсов» от 23 ноября 1995 года и «Концепции формирования  единого информационного пространства  стран СНГ» от 18 октября 1996 года.

 Федеральный закон  «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»  от 27 июля 2006 года предусматривает  приведение в соответствие с  законом действующих нормативно-правовых  актов и принятие других актов, обеспечивающих его реализацию.

 Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации  Президента РФ, при участии ВНИИДАД  и других научных учреждений, исследования состояния документационного  обеспечения органов управления  РФ, связанные с разработкой концепции  дальнейшего совершенствования  ДОУ, в достаточной мере отразили:

 несовершенство действующей  системы управления документацией, информационными ресурсами в  целом, являющееся результатом, в  первую очередь, неопределенности  организационно-правового статуса  данной функции, ее недооценки;

 несоответствие потребностям  времени научно-методического управления  документацией;

 отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;

 несовершенство процессов  формирования, обработки, текущего  и архивного хранения и использования  документации органов управления;

 недостаточное внимание  к кадровому обеспечению управления  документацией в органах управления.

 Весь деловой мир  озабочен схожими проблемами. Например, английское исследование 1996 г. показало, что почти половина обследованных  британских учреждений имеют  большие проблемы в сфере информации  и документации. В этих учреждениях  плохо налажена система поиска  нужной документации. 77,6% руководителей  разного ранга признались, что  они ищут информацию самостоятельно, и лишь 18% обращаются за помощью  к помощникам и секретарям. Вряд  ли эта ситуацию иллюстрирует  эффективное управление.

 Утрата реального знания  нормативных требований к организации  документационных процессов, выработанных  в 70-80 годах, принципиальные изменения  взаимоотношения центра и субъектов  Федерации, изменение форм и методов  управленческой деятельности, значительное  обновление кадрового состава  аппарата управления ставят перед  необходимостью принятия решения  правительственного уровня о  соответствующей комплексной целевой  программе.

Комплексная целевая программа должна обеспечить:

 повышение статуса  основных нормативно-правовых положений  по управлению документацией;

 установление единых  принципов и требований к организации  работы с документацией в органах  управления, с учетом различий  форм собственности, их уровней  и используемых технологий;

 унификацию и стандартизацию  состава и формы представления  документированной информации;

 разработку типовых  информационных технологий процессов  и процедур управления, обеспечивающих  достоверность, полноту, сохранность  и защиту информации;

 реализацию права на  информацию юридических и физических  лиц;

 повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.

 Важнейшим результатом  работ по программе должно  стать, кроме решения собственно  документоведческих проблем, также регламентация порядка лицензирования и сертификации систем ДОУ, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.

 Целесообразно наделение  соответствующими функциями Росархива. Разработка и реализация комплексной целевой программы потребует сравнительно небольших затрат на проведение научно-исследовательских и проектно-конструкторских работ. Координацию работ по подготовке и организации выполнения комплексной целевой программы представляется целесообразным возложить на Федеральную архивную службу России и ее головной Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Внедрение результатов разработок комплексной программы, единых норм и правил организации работы с документацией в условиях современных информационных технологий позволят существенно повысить качество и эффективность ДОУ на всех уровнях управления, будет способствовать повышению качества комплектования архивного фонда РФ.