Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

Система международных стандартов

 В современном мире  постоянно растет значение стандартов. Основной причиной этого являются  изменения в экономике и общественной  жизни, связанные с глобализацией  мирового рынка, стиранием границ  на пути движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический  прогресс, стремительное развитие  информационных технологий и  активное их внедрение – все это также способствовало активизации процесса разработки и внедрения международных стандартов во все сферы человеческой деятельности, в т.ч. и в управлении документацией5.

Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации. Подготовка международных стандартов обычно ведется в соответствующих технических комитетах ISO. Каждая организация-член ISO имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых соответствует ее интересам. В этой работе также принимают участие международные организации как правительственные, так и неправительственные.

ISO, например, тесно сотрудничает  с Международной электротехнической  комиссией (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.

 Благодаря успешному  использованию стандартов качества ISO, а также в связи с общемировой  тенденцией ужесточения законодательно-нормативных  требований к ведению финансово-экономической  деятельности, во всем мире растет  потребность в выработке единого  подхода в решении наиболее  общих вопросов, важных для любой  из существующих систем делопроизводства.

Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг

 Первыми широко распространенными  стандартами, в которые были включены  требования к ведению документации, стали стандарты серии ISO 9000 по  управлению качеством продукции  и услуг. Впервые в истории  международных стандартов делопроизводство  и документооборот не только  были отмечены в качестве важной  составной части деятельности  организации, но и начали проверяться  в ходе сертификации.

 Во многих случаях  налаживание правильной работы  с документами составляет как  минимум половину всей деятельности, выполняемой в связи с сертификацией. В результате все большая популярность ISO 9000 стала одним из важных  факторов, стимулирующих развитие  делопроизводства и повышение  статуса службы документационного  обеспечения управления и ее  сотрудников во внутренней иерархии  компании.

 В тексте стандартов  этой серии (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) управлению  документацией посвящен целый  раздел, который начинается с  разъяснения значения документации  для организации. Особо подчеркивается, что разработка документации по качеству не должна становиться самоцелью – эта деятельность должна приносить ощутимую пользу компании.

 Каждая организация  самостоятельно определяет необходимый  объем документирования и используемые  носители информации. Здесь важно  учесть все факторы: тип и размер  организации, сложность производимой  продукции, нужды потребителей, законодательные  и нормативные требования в  отрасли, в которой работает компания, реальные возможности персонала  и т.д.

Стандарты ISO серии 14000 по управлению окружающей средой

 По аналогии со стандартами  управления качеством продукции  и услуг стали разрабатываться  стандарты для других видов  деятельности. Достаточно широкое  распространение получили стандарты  серии ISO 14000 по управлению окружающей  средой, в которые также были  включены разделы по управлению  документацией.

 От организаций требуется  разработать правила работы с  документами, включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения  и контролируемого уничтожения  документов с истекшими сроками  хранения.

 Для соответствия требованиям  стандарта необходимо подготовить  большое количество внутренних  нормативных документов и регулярно  вносить в них изменения и  улучшения.

 Особое внимание обращается  на контроль за версиями используемых на рабочих местах внутренних нормативных документов, а также на организацию удобного к ним доступа.

 Отмечено, что в организациях, помимо своих собственных, могут храниться и документы «внешнего происхождения», которые требуются для планирования и эксплуатации системы управления окружающей средой. Необходимо обеспечить их сохранность и возможность оперативного доступа к таким документам.

Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности

 С развитием системы  международных стандартов к делопроизводству  и документообороту стали проявлять  внимание представители самых  различных профессий, в том числе  – специалисты в области информационных  технологий и информационной  безопасности.

 Требования по защите  документов организации включены  в стандарт ISO/IEC 17799-2000 «Информационные  технологии – Практическое руководство  по управлению информационной  безопасностью». Очень символично, что этот стандарт, разработанный  специалистами в области ИТ-технологий для собственных нужд, впервые зафиксировал требования к работе с документацией организации.

 Обеспечить надлежащую  информационную безопасность можно  только при условиях, что управление  документами на всех видах  носителей ведется по единой  системе и установленные требования  распространяются на все информационные  ресурсы организации. Для ИТ-службы это большой шаг вперед к пониманию необходимости сотрудничества со специалистами в области управления документацией, которые обладают профессиональными навыками, нужными для выполнения ряда требований прежде всего для обеспечения соответствия организации документооборота законодательно-нормативным требованиям.

 В условиях России  такое сотрудничество еще более  актуально, поскольку основная часть  документов у нас по-прежнему  хранится на бумажных носителях.

20 июня 2005 года Международная  организация по стандартизации ISO опубликовала новую версию стандарта ISO/IEC 17799. По сравнению с версией 2000 года в нее внесено значительное  количество изменений и дополнений. Основные усилия разработчиков  были направлены на придание  стандарту большей универсальности. Многие положения, формулировавшиеся  ранее как требования только  к программному обеспечению, изменены  таким образом, чтобы распространить  их действие и на другие  сферы деятельности и виды  ресурсов.

 Разработчики стандарта постарались отследить все изменения, произошедшие за последние 5 лет: рост объемов электронной торговли, повышенное внимание к созданию электронных реестров, к защите персональных данных и прав интеллектуальной собственности и соответствующее усиление требований к обеспечению информационной безопасности.

 В новой версии стандарта  учтены наблюдающиеся во всем  мире ужесточение требований  к обеспечению соответствия деятельности  организаций законодательно-нормативным  и иным требованиям, растущая  популярность стандарта по управлению  документами ISO 15489, а также накопленный опыт работы с определенными видами электронных документов.

 За подробными указаниями  по управлению документами организации  новая версия предлагает обратиться  к стандарту ISO 15489-1.

 Ссылка на то, что  организация должна обеспечивать  свою информационную безопасность  в области управления документами, основываясь на положениях первого  в мире международного стандарта  по делопроизводству, является очень  важной, поскольку фактически обязывает  специалистов в области информационных  технологий и информационной  безопасности использовать требования ISO 15489-1 в своей работе.

Международные стандарты по управлению документацией

ISO 15489 «Информация и документация  – Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation – Records management) был издан в 2001 году Международной организацией по стандартизации. Он подготовлен техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и документация, подкомитет SC 11, Архивное дело/управление документами.

 В стандарте определено, что регламент (политика) в области  управления и сохранения документации  должен быть принят на самом  высоком уровне в организации  и его действие должно распространяться  на всех ее сотрудников, создающих  документы в ходе своей работы. В нем следует указать ответственность  по всем должностным рангам  за любой документ в организации.

 Появление ISO 15489 стало  важным событием для профессионалов  в области управления документами. Стандарт ISO вобрал в себя передовой  практический опыт ряда стран  и, самое главное, впервые обозначил  делопроизводство как важную  отрасль деятельности человека. В ближайшее время технический  комитет ISO, утвердивший стандарт, планирует  рассмотреть вопрос о разработке  его новой версии.

 Нужно отметить, что ISO 15489 существенно отличается от  знакомого нам ГОСТ тем, что  провозглашает основные принципы  работы с документами и системами  документооборота. В нем отсутствуют  жесткие требования к оформлению  документов, поскольку в каждой  стране существуют свои особенности.

 Задача стандарта –  закрепить основные, наиболее общие  требования и положения, обеспечивающие  надежное документирование деятельности  любой компании и организацию делопроизводства и документооборота на соответствующем мировым требованиям уровне.

 К сожалению, главным  препятствием в распространении  стандарта в России является  незнание о нем специалистов  в области управления документацией, а также отсутствие качественного  перевода стандарта на русский  язык.

Международные стандарты ИСО 23081 и ИСО 15801, посвященные соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также послужат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира.

 Метаданные – структурированные  данные о данных – это информация, которая позволяет идентифицировать  информационные ресурсы, управлять  ими, осуществлять поиск. Особое  значение метаданные имеют при  работе с электронными документами.

 Универсальный набор  метаданных содержит так называемое  Дублинское ядро – применимый  для любых информационных ресурсов  международный стандарт ИСО 15836, принятый в 2003 году. Указания по  применению Дублинского ядра  в Европе содержит немецкий  стандарт, вышедший в 2000 году. Государственные  стандарты метаданных на основе  Дублинского ядра приняты во  многих развитых странах.

 Стандарты делопроизводственных  метаданных – особый тип стандартов  метаданных – призваны обеспечить  значимость, управляемость и длительность  существования документации организации.

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта (ISO/TS 23081-1-2004 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records) содержит определение сущности делопроизводственных метаданных, их роли в управленческой деятельности, описание процессов управления метаданными. В ней установлены требования к различным категориям делопроизводственных метаданных, исходя из требований ИСО 15489.

Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR 15801 Electronic imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability) регламентирует внедрение и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность аутентичность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения.

 В Великобритании в настоящее время действуют различные национальные стандарты по вопросам управления документацией: сохранности, транспортировке и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации, управлению информационной безопасностью, управлению документацией, легальной допустимости и юридической силе информации, содержащейся в системах управления электронными документами, информационному менеджменту, практическому применению закона 1998 года о защите данных.

 Во Франции принят  национальный стандарт (NF Z 42-013), призванный  гарантировать целостность электронных  документов в компьютерных системах  с использованием технологии  неперезаписываемых оптических дисков. Он устанавливает процедурные и технические требования6.

 Подчеркнем, что архивные  органы европейских стран, так  же как и во многих других  зарубежных странах, стремятся принимать  участие в управлении документами  различных форматов уже на  стадии их создания в делопроизводстве  и в процессе их полного  жизненного цикла – от создания  до уничтожения или передачи  на государственное хранение. В  частности, Национальный архив Великобритании (National Archives) является центральным консультативным и экспертным органом, оказывающим поддержку управляющим документацией. Основное внимание в настоящее время Национальный архив Великобритании уделяет вопросам управления документацией, в том числе электронной документацией, оцифровке документов. На данный момент британский архив можно признать наиболее прогрессивным и активным разработчиком методик управления документами среди европейских архивных органов.