Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

 В соответствии с  Программой национальной стандартизации  Российской Федерации на 2006-2007 годы  ВНИИДАД разработал национальный  стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management»

 Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и вводится в действие с 01 июля 2007 года.

 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:

 Область применения.

 Нормативные ссылки.

 Термины и определения.

 Преимущества управления  документами.

 Нормативная среда.

 Политика управления  документами и ответственность.

 Требования к управлению  документами.

 Проектирование и внедрение  системы управления документами.

 Процессы управления  документами и контроль.

 Мониторинг и аудит.

 Обучение.

 Данный стандарт содержит  также Предметный указатель и  Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации».

 Стандарт регулирует  процессы управления документами  государственных, коммерческих и  общественных организаций, предназначенными  для внутреннего или внешнего  пользования.

 Положения стандарта  являются рекомендациями в отношении  создания систем управления документами, включения в них документов, а  также обеспечения соответствия  подлинных документов установленным  в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность  для использования и др.).

 Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

 Стандарт носит рекомендательный  характер, что установлено Федеральным  законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом  регулировании». Вместе с тем  нельзя забывать о том, что  стандарт содержит руководящие  указания по управлению документами  в рамках процессов управления  качеством и окружающей средой  в соответствии с национальными  стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

 В данном случае  представляет интерес дифференциация  ответственности в области управления  документами между сотрудниками  организации в зависимости от  их должностных обязанностей  и занимаемого поста. Например, специалисты  в области управления документами  отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем  управления документами и их  эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей  управлению документами и применению  систем управления документами  в индивидуальной практической  деятельности. Администраторы систем  управления документами отвечают  за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения  и восприятия, а также за доступ  персонала организации к этим  документам. Ответственность руководства  заключается в поддержке политики  управления документами во всей  организации и т.п. Вместе с  тем все сотрудники организации  ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности  для использования документов, отражающих  их деятельность.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.

 В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования  и внедрения систем управления  документами, описываются:

 характеристики систем  управления документами, основными  из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;

 процесс проектирования  и внедрения системы управления  документами и его методология;

 описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».

 Методология проектирования  и внедрения системы управления  документами, заложенная в ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007, проста и логична. Она включает в себя несколько «задач» (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами».

Основными задачами предлагаемой методологии являются:

 предварительное обследование  организации, намеренной внедрить  систему управления документами;

 анализ ее деловой  деятельности;

 определение требований  к документам, подлежащим включению  в эту систему;

 оценка систем управления  документами, существующих на рынке;

 разработка и внедрение  в практику работы организации  принципов политики, стандартов, процедур  и других документов, обеспечивающих  соблюдение требований к документам  и правилам документирования;

 проектирование системы  управления документами;

 внедрение системы  управления документами;

 обследование системы  управления документами после  внедрения.

Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает следующее: во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими; во-вторых, система управления документами включает оба эти направления. Следовательно, при проектировании системы управления документами необходимо выбирать «подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения документов».

Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет организациям право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими (например, использовать) и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию – создателя документов, либо на другой полномочный орган, при условии, что правовая и нормативная среда это позволяют. На современном этапе многие коммерческие организации, чьи офисы расположены в респектабельных зданиях в центре Москвы, уже используют этот порядок в практике своей работы. При этом данный порядок распространяется на документы как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях. Этим и объясняется рост числа частных архивов, предоставляющих подобные услуги и составляющих серьезную конкуренцию государственным.

 Несмотря на то что  действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами.

В стандарте особое внимание уделяется проблемам сохранности документов, введенных в систему управления документами, и, в частности, срокам хранения этих документов. Стандарт не определяет эти сроки – в Российской Федерации подобные вопросы давно и достаточно полно проработаны в отношении традиционных документов и есть все основания утверждать, что и в отношении электронных документов этот вопрос вскоре будет урегулирован. Значимость положений национального стандарта заключается в том, что принятие решения о сроках хранения документов в системе управления документами должно происходить на основе существующих норм, исходя из потребностей деловой деятельности, с учетом прав всех заинтересованных лиц, а также при оценке рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения документов. Таким образом, приоритетное значение имеет соблюдение требований нормативной среды. При этом «правовыми или иными требованиями нормативной среды устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)».

 При работе над национальным  стандартом ВНИИДАД максимально  адаптировал терминологию стандарта  к терминологии, используемой в  отечественном документоведении, а  также провел существенную редакторскую  работу над самим текстом стандарта, написав его «по-русски», сохранив  при этом аутентичность его  перевода.

 Нисколько не приуменьшая  практическую ценность, актуальность  и востребованность ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно-распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в советский период, когда все было строго централизованно и огосударствлено. Поэтому международный стандарт ИСО 154989-2001 не является для нас чем-то новым, как, например, для некоторых европейских стран, где процессы управления документами заботили государство исключительно в рамках подчиненных ему структур, а существовавший при этом огромный частный сектор экономики играл по своим самостоятельно установленным (зачастую в пределах одной компании) правилам.

 В то же время  в России с появлением частного  сектора экономики государство  не распространило на него  уже имеющиеся и опробованные  правила и методы управления  документами, а со временем вообще  устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления  документами в сфере ДОУ, адресованы  исключительно федеральным органам  исполнительной власти. И совершенно  непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести  свое делопроизводство, на какие  нормативные документы им опираться  в работе. И в этой связи  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» отвечает на эти вопросы. Распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России25.

 

 

Заключение

 Изучив и обобщив  опыт работы с документами  за рубежом, мы пришли к следующим  выводам:

 международные требования  в области документооборота, несмотря  на то, что законодательство в  различных странах-государствах  неодинаково, находят свое отражение  в национальных стандартах зарубежных  стран и стандартах России;

 нормативное регулирование  электронного документооборота, первоначально  получившего широкое распространение  в США, на сегодня приобретает  первостепенное значение при  организации и функционировании  современных систем документооборота  на предприятии в развитых  странах;