Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Августа 2014 в 17:11, дипломная работа
Целью данной дипломной работы изучение экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
Для достижения цели были поставлены задачи:
- рассмотреть назначение экспертизы ценности документов;
- порядок и организация проведения экспертизы ценности документов;
- изучить и проанализировать проведение экспертизы ценности документов в воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации.
Предмет данной работы - экспертиза ценности дел в делопроизводстве организации.
Введение…………………………………………………………………………
Глава 1. Становление и развитие экспертизы ценности документов
1.1. Зарождение экспертизы ценности документов………………………..
1.2. Экспертиза ценности документов в СССР…………………………….
1.3. Экспертиза ценности документов в современной России……………
Глава 2. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве…………..
2.1. Понятие и назначение экспертизы ценности документов……………..
2.2. Принципы и критерии ценности документов…………………………..
Глава 3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на базе воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации
3.1. Организация проведения экспертизы ценности документов………...
3.2. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов…………………………………………………………………….
Заключение…………………………………………………………………….
Список источников и литературы…………………………………………..
Приложения……………………………………………………………………
Дипломная работа
На тему: «Экспертиза ценности документов в делопроизводстве: зарождение, становление и развитие»
Содержание
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Становление и развитие экспертизы ценности документов
1.1. Зарождение экспертизы ценности документов………………………..
1.2. Экспертиза ценности документов в СССР…………………………….
1.3. Экспертиза ценности документов в современной России……………
Глава 2. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве…………..
2.1. Понятие и назначение экспертизы ценности документов……………..
2.2. Принципы и критерии
ценности документов………………………….
Глава 3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на базе воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации
3.1. Организация проведения экспертизы ценности документов………...
3.2. Порядок проведения
и оформления результатов
Заключение……………………………………………………
Список источников и литературы…………………………………………..
Приложения……………………………………………………
Введение
Экспертиза ценности
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов.
Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.
Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.
Актуальность изучения данной темы обусловлена тем, что документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учебе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всем протяжении жизни человека. И, наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев».
Целью данной дипломной работы изучение экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
Для достижения цели были
- рассмотреть назначение
экспертизы ценности
- порядок и организация проведения экспертизы ценности документов;
- изучить и проанализировать проведение экспертизы ценности документов в воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации.
Предмет данной работы - экспертиза ценности дел в делопроизводстве организации.
Объект исследования делопроизводство и экспертиза ценности документов в воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации.
При написании работы был использован широкий круг источников литературы. В первую очередь - нормативная литература. В настоящее время вопросы экспертизы ценности регламентируются: Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской Федерации1, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий2; Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия3, Основными правилами работы архивов организаций4, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук5 и Перечнями документов с указанием сроков хранения6.
В ходе работы над дипломной работой мной также были изучены и проанализированы работы известных отечественных документоведов и архивистовтаких, как В.А. Кузнецова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина, Вовкотруба О.В., Фионовой Л.Р., Балюлиной Е.В., Быковой Т.А. и др.
В издании В.И.Андреевой «Делопроизводство: организация и ведение»7 рассматривается систематизация документов, экспертиза ценности, даны образцы видов документов используемых в экспертизе ценности документов. В учебном пособии Вовкотруба О.В., Фионовой Л.Р. «Архивоведение»8 рассматриваются современные принципы и критерии экспертизы ценности документов.
Истории становления и развития экспертизы ценности документов в России посвящены работы С.И. Цеменковой9 и Е.М. Буровой. 10
При написании дипломной работы были использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Отечественные архивы», «Делопроизводство». В этих специализированных периодических изданиях регулярно освещаются вопросы архивного хранения документов и экспертизы их ценности.
Таким образом, можно констатировать, что мы имеем достаточное количество источников и литературы, касающихся интересующей нас темы.
Дополнительными источниками для написания работы стало также Положение об экспертной комиссии ФГУ «Государственный медицинский центр «Резерв» Федерального медико-биологического агентства и номенклатура дел этого учреждения. ????? Воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации.
В соответствии с поставленными задачами, данная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованной литературы, а также приложений.
Глава 1. Становление и развитие экспертизы ценности документов
Проблема сохранения документов, законченных делопроизводством, возникла еще в период древнерусского государства. Однако в этот период еще рано говорить об экспертизе ценности документов как таковой. Отбор документов происходил по политическим или экономическим мотивам. Большое достижение делопроизводства этого периода - это мысль о необходимости сохранения документов, законченных делопроизводством. В рассмотренный период отсутствовали какие-либо единые требования к отбору документов после окончания их делопроизводством.
В ХVШ в. преобразования в системе государственного аппарата привели к существенным изменениям в области архивного дела, которые прослеживались по двум направлениям: создание архивов при новых высших, центральных и местных учреждениях и устройство фондов упраздненных учреждений, а также документации действующих учреждений, потерявших справочное значение. В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярии и превратились в самостоятельные структурные части учреждений, что было закреплено юридически в Генеральном регламенте 1720 г. Архивам посвящена 44-я глава "Генерального регламента". В соответствии с этим документом, мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для дел, потерявших практическую ценность, он устанавливался в три года. Что касается материалов, необходимых для нормальной деятельности учреждения, то для них конкретных сроков не существовало. Видимо, их надо было передавать в архив после того, как документы теряли справочное значение.11 В тоже время следует отметить, с что ни о каких критериях отбора документов в архив, а тем более об экспертизе ценности документов, ни в каких нормативных актах того периода не упоминается. Принято было хранить все документы производимые канцеляриями. Специальному уничтожению никакие бумаги не подлежали. Уничтожали их, по выражению известного архивиста XIX века Д.Я. Самоквасова – «время и тлен».
Появление экспертизы ценности документов принято относить ко второй четверти XIX века и связывать с министерским делопроизводством.
Бурный рост бюрократического аппарата с начала этого века способствовал созданию сложной многоступенчатой системы делопроизводства. Это привело к резкому увеличению объемов документооборота и вскоре бумаги огромным потоком устремились в архивы. Площадей для архивного хранения стало катастрофически не хватать, и эта проблема остро требовала решения.
И решение было найдено – разрешены “разборки решенных дел” с целью уничтожения “ненужных бумаг”. Этот вид деятельности условно можно назвать «экспертизой ценности документов» того времени и проводилась эта работа, исключительно, в утилитарных целях по мере накопления документов. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальное уничтожалось, и тем самым освобождалось место для текущей документации.
Толчком к проведению такой экспертизы послужило разрешение верховной власти на уничтожение документов, которые «уже не заключают в себе никакой важности и не нужны для будущего времени».12 Это указание Николай I вместе с Особой инструкцией, утвержденной им в 1830 г. дал сенатору Ману, председателю комиссии по разбору Государственного архива старых дел и Сенатского архива.
Порядок определения ценности документов, выявления категорий документов, имеющих практическую ценность и справочный характер, а также сроки их хранения устанавливались специальными правилами и инструкциями в каждом центральном ведомстве (министерстве) и утверждались верховной властью. Впервые такие правила – «О порядке разбора и уничтожения решенных дел» были разработаны в 1836 г. в Военном министерстве.13
Таким образом, каждое ведомство имело свои “Правила». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, в дореволюционной России не было. Узковедомственный подход к разрешению вопросов экспертизы вел к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие по-настоящему ценные для потомков документы, но не представлявшие интереса для ведомства, уничтожались.
Ведомства приступили к разработке правил хранения и уничтожения «решенных дел», когда «помещения канцелярий действующих учреждений до того переполнились деловыми бумагами нового времени, что трудно было размещаться канцелярским чиновникам, а передвигать устаревшие делопроизводства в свободные подвалы, на чердаки, в башни, сараи было невозможно, потому что таких помещений уже недоставало»14.
Между тем, следует отметить, что к середине ХIX века относится и появление первых перечней документов со сроками хранения.
Все ведомства делили свои документы на три разряда: дела, не подлежащие хранению в архиве, дела временного и дела постоянного хранения. Главным недостатком ведомственных перечней XIX века был полный разнобой и произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо категории - в разных министерствах судьба одних и тех же категорий дел решалась порою противоположно.