Экспертиза ценности документов в делопроизводстве: зарождение, становление и развитие

- копии или выписки  из документов, подлинники которых  подлежат хранению, отбираются для  постоянного (временного) хранения  только в случае отсутствия  их подлинников;

- документы,  связанные  с вхождением воинских частей  в состав действующей армии  за период  Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и за время выполнения правительственных боевых заданий на территории СССР и других государств, подлежат постоянному хранению;

- документы, содержание которых  не вошло в другие сводные  документы за более длительный  период, подлежат постоянному (временному) хранению (например, при отсутствии  годовых отчетов, подлежащих постоянному  хранению, постоянному хранению  полежат полугодовые (квартальные) отчеты, а в случае отсутствия и таковых месячные отчеты);

- в случае отсутствия  в фонде воинской части основных  документов по учету личного  состава, предусмотренных соответствующими  нормативными правовыми актами, постоянному (временному) хранению подлежит вспомогательная документация по учету личного состава.

Уничтожению не подлежат документы с истекшими сроками хранения в случае:

- наличия на них резолюции  и пометок, имеющих историческую, научную, практическую или иную  ценность;

- использования данных  документов в научных целях  или в исторических трудах (исследованиях) при наличии соответствующей  отметки в листе использования  документов.

Сроки хранения дела определяется по максимальному сроку хранения документов, подшитых в дело.

Дело может быть выделено к уничтожению только при том условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

При обнаружении в делах с временными сроками хранения документов постоянного хранения последнее из дел изымаются и формируются в новое дело.

О выделении документов из дел делаются соответствующие отметки в графе «Примечание» журнала учета журналов, картотек и законченных производством дел (например: «Из дела, инвентарный № 25, изъяты документы постоянного хранения на 42 листах (листы № 8-49) и подшиты в дело № 59. Основание: Протокол экспертной комиссии воинской части 0000 № 1 от 17 мая 1994 г. Начальник секретной части В.И.Иванова»).

Новое дело берется на учет по этому журналу за очередным порядковым инвентарным номером. Делопроизводственный номер на деле в данном случае не проставляется.

Во внутренних войсках устанавливаются определенные правила уничтожения архивных документов:

- архивные документы могут  быть уничтожены только после  истечения их сроков хранения  и проведения экспертизы ценности;

- документы с временными (до 10 лет) сроками хранения уничтожаются  после утверждения сдаточных  описей на дела постоянного, длительного  хранения и письменного разрешения  ЭПК вышестоящего органа военного  управления;

- дела, книги, журналы, картотеки со сроками хранения до 1 года и приходно-расходные документы, при условии завершения ревизии, могут быть уничтожены на основании решения ЭПК (ЭК) воинской части;

- при расформировании, слиянии  фондообразователя дела с истекшими  сроками хранения, уничтожаются с соблюдением вышеуказанных правил и после обязательной проверки их кадровым составом.

На дела, отобранные в ходе экспертизы к уничтожению, составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению (Приложению № 5).

В акте о выделении к уничтожению дел указывается условное наименование воинской части.

В случае включения в акт о выделении к уничтожению дел, из которых изъяты документы, в нем указываются номера, наименования изъятых документов и места их нахождения.

Акт о выделении к уничтожению дел подписывается членами ЭПК (ЭК) и утверждается командиром воинской части. Второй экземпляр акта высылается на рассмотрение ЭПК (ЭК) вышестоящего органа военного управления.

Поступившие из воинской части акты о выделении к уничтожению дел изучаются начальником архива (при необходимости с выездом в воинскую часть). Заключение о результатах проверки докладывается на заседании ЭПК управления  округа внутренних войск (соединения).

Выписка из протокола ЭПК начальником штаба округа внутренних войск (соединения) направляется в воинскую часть.

Документы, отобранные к уничтожению, уничтожаются в установленном порядке в случае получения положительного заключения соответствующей ЭПК (ЭК).

Уничтожение дел, включенных в акт о выделении к уничтожению дел, производится в присутствии членов ЭПК (ЭК) воинской части путем механической переработки на бумагоперерабатывающих предприятиях или иным путем, исключающим утрату документов или утечку содержащихся в них сведений. Дела с документами, имеющими гриф «особой важности», уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части в отопительных или специальных пожоговых печах  с соблюдением установленных правил.

Дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов.

Доставка документов и дел к месту их уничтожения за пределы воинской части производится в крытых автомашинах, в опечатанной таре, в сопровождении вооруженной охраны.

После окончания переработки (сжигания) документов все присутствовавшие члены ЭК (ЭПК) воинской части пописывают акт об уничтожении дел.

После окончания уничтожения дел в описях дел и книгах учета на основании актов о выделении к уничтожению дел производится отметка об их уничтожении, а в архивах соответствующие отметки делаются, кроме того, в листах фондов и книгах учета поступивших и выбывших дел.

Внесение каких-либо исправлений (вычеркивания, дописки) в акты на уничтожение документов не разрешается. В исключительных случаях (например, ошибки грамматические, арифметические) исправления оговариваются и заверяются подписями членов комиссии.

 

3.2 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов

 

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют сотрудники структурных подразделений (служб) воинской части совместно с экспертной комиссией под  руководством начальника архива и начальника секретной части войсковой части.

В процессе экспертизы производится:

          - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

          - отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

          - выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

          Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются три группы документов с различными сроками хранения:

          - документы, подлежащие постоянному хранению в Центральном архиве ВВ МВД России;

          - документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве войсковой части;

          - документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел воинской части. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия воинской части.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

- опись дел постоянного срока хранения;

- опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- опись дел по личному составу;

- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в Центральный архив ВВ МВД России. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся в секретной части воинской части, либо в структурных подразделениях (службах) и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются командиром воинской части. Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 июня года, в котором акт составляется. Например, если в апреле 1999 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1июня 2003 г.). Акт составляется на все дела, находящиеся в  воинской части, в том числе и структурных подразделений (служб).

Акт о выделении к уничтожению дел подписывается ЭПК, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждается командиром воинской части.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).

Анализ теоретико-методических положений экспертизы ценности документов за последние двадцать лет позволяет утверждать, что решение основного вопроса оценки и отбора документов - «ценно или менее ценно», «хранить или не хранить» - возможно, только при общенаучном подходе, т.е. на универсальной для любой науки базе. При этом два других уровня методологического знания (конкретно-научный и уровень методики и техники исследования) также сохраняют свое значение.

Определение ценностных приоритетных документов осуществляется через систему принципов, критериев, методов.

В России экспертиза ценности документов начала широко применяться в первой половине XIX в. в связи с переполнением архивов учреждений. Этот вид работы носил название «разборка решенных дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг» и проводился в отдельных ведомствах по мере накопления документов. Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохранялись только те документы, которые имели практическое значение для деятельности учреждения, остальные уничтожались. Отсутствие государственного регулирования и единых критериев для оценки документов приводило к потере многих ценных документов.

В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х гг. в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель - отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усилением роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В течение 1950-1980-х гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в документировании, повышении качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, изменения в сфере использования  документной информации.