Экспертиза ценности документов в делопроизводстве: зарождение, становление и развитие

          - содержания (значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, его вид и подлинность);

          - внешних особенностей (форма передачи содержания, удостоверения, оформления документа, физическое состояние документа, степень полноты сохранности фонда).

К изучению вопросов отбора на хранение документов негосударственных организаций приступили практически сразу же в момент их появления. Еще в 1991 г. началось исследование темы: «Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности организаций и предприятий нового типа» - теперь «негосударственных организаций».

В 1993 г. изданы методические рекомендации «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов».22

Вопросы экспертизы ценности документов нашли свое отражение в первом российском законе об архивном деле – «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»,23 а также в ряде других документах: Положении об Архивном фонде Российской Федерации (1994)24, нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела В 1995 г. было утверждено «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации»25, в 2002 г. «Основные правила работы архивов организаций»26.

Современный этап развития экспертизы ценности документов начинается с принятия в 2004 г федерального закона  №124 « Об архивном деле в Российской Федерации».27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

2.1. Понятие и назначение экспертизы ценности документов

 

Ценность документа - это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов - основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным.

Ценность не зависит от спроса конкретных потребителей, но должна отвечать информационным потребностям общества. Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами в течение последних двадцати лет подтверждался в ходе исследования разных аспектов проблемы ценности: значимости документов с точки зрения отраженных в них фактов, значимости документов для оперативного управления и для общества как исторических источников, значимости документов в свете теории отражения и в свете положений теории информации, а также с точки зрения социальной памяти общества.

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

         - экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;

- оформление дел;

         - составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критерием их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации28.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

          Первый этап. Оценка документов с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел. Эта работа проводится еще до заведения дел. Результаты экспертизы находят отражение в номенклатуре дел, которая составляется в организации на будущий год.

           Второй этап. Проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или к сдаче в архив организации. На этом этапе осуществляется отбор документов и дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения включая документы по личному составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив организации). Документы временного хранения, сроки хранения которых истекли, отбираются к уничтожению.

           Третий этап. Снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив (если организация является источником комплектования государственного архива), а также отбираются к уничтожению дела длительного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли (в том числе и дела по личному составу). Экспертиза ценности документов проводится по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел.   

         При проведении экспертизы ценности  документов в структурных подразделениях  осуществляется отбор дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  для передачи в архив; отбор  дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

        Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы29:

1. Основная документация, наиболее полно отражающая деятельность  учреждения, предприятия, фирмы по  выполнению основных функций  и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы  собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.

2. Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения30.

3. Документация по личному  составу (приказы, личные карточки  рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в организации долговременно.    

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность организации: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов31.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако, если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. Основные Перечнем сегодня является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор документов на временное хранение, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

         - в делопроизводстве организации;

         - в ведомственном архиве;

         - в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:

        - составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

         - регистрации поступающих в организацию документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);

- направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);

         - проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

- подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией организации).

Необходимо подчеркнуть, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация -фондообразователь, на общих принципах и критериях.

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива.

         Для проведения ЭЦД, а также  рассмотрения нормативно-методических  документов его работе службы  делопроизводства в организации  создаются постоянно действующие  экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах  создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

         Экспертные комиссии являются  совещательным органом, их решения  утверждаются руководителем организации  или его заместителем. Секретарем  экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации  или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами32.

         Основные задачи экспертной комиссии:

         - рассмотрение проектов номенклатур  дел учреждения и его структурных  подразделений;

         - организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

         - рассмотрение актов о выделении  к уничтожению документов и  дел, срок хранения которых истек.

 

2.2. Принципы и критерии экспертизы ценности документов

 

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Критериев таких много. Одни из них — главные, другие — вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом — одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.