Экспертиза ценности документов в делопроизводстве: зарождение, становление и развитие

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов33.

Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

          - роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

- значение физического лица в жизни общества;

- время и место образования документа.

К критериям содержания:

- значимость события (явления), отраженного в документе;

- значение имеющейся в документе информации;

- повторение информации документа в других документах;

- вид документа;

- подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документов:

          - форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

- физическое состояние документа;

- подлинность документа.

Теперь рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения. Так как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые оценивают документы с позиций историков, источниковедов и др., а документоведами и специалистами экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой должна быть большая степень формализации экспертизы на основе внешних признаков документов.

Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.

На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих организаций), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.

На этих этапах экспертизы могут применяться и такие критерии, как время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В деятельности каждой организации есть периоды, имеющие большое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.

Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники. Однако даже в таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции учреждения. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации (имея в виду в первую очередь ее содержательную сторону).

В делопроизводстве всегда учитываются критерии юридической достоверности документа и наличие резолюций, пометок. Причем, резолюции, пометки рассматривать можно в двух аспектах: во-первых, оценивать их содержание, смысловую нагрузку, во-вторых, оценивать их авторство, как ранее считалось – автографичность.

Критерий подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа. Критерий подлинности дополняет критерий значения информации документа. Подлинник подлежит первоочередному приему на хранение. Однако возникла новая проблема: широкое внедрение ЭВТ привело к появлению аутентичных документов, т.е. экземпляров подлинника, которых может быть сколь угодно много (распечатка практически не ограничена). Отбор лучшего по качеству документа производится на основании критерием внешних особенностей. О юридической базе решения этой проблемы можно говорить с появлением Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г.34 (ныне действует Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г.)35.

На основе критерия значения имеющейся в документе информации документацию современных учреждений делят на три группы:

         - документы, отражающие основные направления деятельности организации,

- с постоянным сроком хранения;

          - документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

         - документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

         - формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках), с такими формами, как дублетность, цитирование, суммирование;

        - аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации), с такими формами, как обобщение, реферирование, изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность36. Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Таким образом, основные критерии оценки документов представляют собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Так, при проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных организаций комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется в ключе работы с документами именно негосударственных структур и направлен на определение уникальности, единственности или типичности, повторяемости документов с точки зрения происхождения, содержания, внешних особенностей. Так же следует помнить, что критерии ценности в отличие от основных принципов экспертизы не могут быть неизменными, раз навсегда установленными. Одни критерии могут потерять свое значение, утратить силу как основание для отбора документов, другие – наоборот, возникнуть.

 

 

Глава 3. Организация и проведение экспертизы ценности документов  на базе воинской части внутренних войск МВД Российской Федерации

 

3.1. Организация  проведения экспертизы ценности  документов

          Экспертиза ценности документов  начинается в текущем делопроизводстве и выражается в раздельном формировании дел из документов постоянного, длительного и временного хранения, а также своевременной передаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив и уничтожении документов с истекшими сроками хранения.

          Экспертиза ценности документов в войсковых частях МВД России проводится:

          - в делопроизводстве  - при составлении  номенклатуры дел (Приложение № 1), в процессе формирования дел  и при подготовке к передаче в архив.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности воинской части МВД России, приказом командира воинской части создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК)37 из числа наиболее компетентных специалистов основных структурных подразделений (служб) в количестве не менее трех человек.  В состав ЭПК (ЭК) воинской части в обязательном порядке включаются начальник архива, начальник секретной части и представитель органов Государственной архивной службы России (по согласованию). Председателем ЭПК (ЭК) назначается один из заместителей командира воинской части.

Для  организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания практической помощи подчиненным воинским частям в проведении экспертизы ценности документов ГУКВВ МВД России, управлениях округов внутренних войск, соединений образуются постоянно действующие экспертно-проверочные комиссии (ЭПК).

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками секретной части и структурных подразделений (служб). При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянно и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел воинской части, правильность определения сроков хранения дел38.

Основными функциями ЭПК воинской части являются:

- рассмотрение описей  дел, подлежащих сдаче в центральный  архив, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- подготовка и внесение  на рассмотрение ЭПК ГУКВВ  МВД России предложений об  установлении или изменении сроков  хранения документов;

- осуществление контроля  за полнотой внесенных в описи  дел, рассмотрение описей дел, подлежащих сдаче в архив, обеспечение установленного порядка уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

На основании перечня документов39, образующихся в деятельности внутренних войск с указанием сроков хранения, отобранные на хранение и выделенные к уничтожению дела представляются ЭПК (ЭК) воинской части для определения ценности документов. ЭПК (ЭК) рассматривает представленные материалы, заслушивает при необходимости экспертов, консультантов и выносит соответствующее решение. Решение ЭПК (ЭК) оформляется в виде протокола его заседания (Приложение № 2).

Экспертиза ценности документов производится путем полистного просмотра и тщательного ознакомления с содержанием и назначением подшитых в дело документов. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов,  подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел воинской части.  Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов в воинской части составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) лет хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению Приложение № 3,4).

При оценке документов учитывается:

- на постоянное хранение  в первую очередь отбираются подлинники документов, содержание которых наиболее полно характеризует служебную деятельность воинской части;

- приказы, указания, директивы  и другие документы, отражающие  сформирование, преобразования, деятельность  и расформирование данной воинской части, отбираются на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;