Экспертиза ценности документов

 

 

                                       Содержание:

 

1. Экспертиза ценности документов.
2. Задачи экспертизы ценности документов.
3. Критерии экспертизы ценности.
4. Порядок проведения.
5. Список литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                Экспертиза ценности документов.

 

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой  различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое  значение, после использования, которой  к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться  в течение ряда лет. И наконец, определенная группа документов содержит информацию, ценную для науки и  практических целей. Такие документы  должны храниться постоянно. С экономической  точки зрения хранить все документы  нецелесообразно, так как для  них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных  работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг  будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов-определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью «отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

 

         Задачи экспертизы ценности документов.

 

Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем дел

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. производстве и заканчивается в государственном архиве.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

Третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза  ценности документов в учреждениях  проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.

Экспертиза  ценности документов проводится в три  этапа: в делопроизводстве, в ведомственном  и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

 

                                    Система экспертных органов

 

Экспертная  служба представляет собой систему  экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные  комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

В министерствах и центральных  учреждениях ведомств Российской Федерации  организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Экспертно-проверочные  комиссии (ЭПК) функционируют при  архивных управлениях — отделах  автономных республик, краев, областей, а также в федеральных государственных архивах, комплектующихся современными документами. При других госархивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК).

При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

Таким образом, система экспертной службы состоит из следующих звеньев: 1) архивные учреждения (ЦЭПК — ЭПК  — ЭМК);

2) прочие учреждения и организации  <ЦЭК — ЭК).

В них указаны правовые положения  и функции комиссий, а также  порядок их работы и взаимоотношения  с ЦЭПК — ЭПК. Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление  руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных  специалистов основных структурных  подразделений и возглавляется  одним из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит заведующий центральным архивом  министерства и представитель центрального государственного архива.

ЭК назначается приказом руководителя учреждения, организации, предприятия, а возглавляется руководителем структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты основного профиля деятельности учреждения (не менее трех — пяти человек). Обычно членом ЭК бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Согласно типовому положению в состав ЭК входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы заведующего архивом, то ответственное за архив лицо). Обязательное включение в состав ЭК этих лиц объясняется тем, что они в силу своих служебных обязанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, непосредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государственное хранение, и т.п. проводится ими или под их руководством. В состав ЭК ведущих организаций ведомства входит представитель архивного учреждения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций.

В каждом учреждении целесообразно иметь  индивидуальное положение об экспертной комиссии.

Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадают.

1. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют проекты номенклатур дел структурных подразделений и сводной по учреждению.

2. ЭК и ЦЭК рассматривают график передачи документов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом).

3. ЭК ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит отбор дел для передачи в дальнейшем на государственное хранение.

Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям.

ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

4. ЭК рассматривает описи, составленные в учреждении: годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу постоянного хранения, дел временного хранения (свыше 10 лет), дел по личному составу долговременного хранения.

5. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, находящихся в архиве учреждения и в структурных подразделениях, в том числе с отметкой ЭПК (последние согласовываются с архивными учреждениями), рассматривают также акты подчиненных организаций и предприятий, не состоящих на учете в архивных учреждениях.

6. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов об утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение.

7. ЭК и ЦЭК рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.

8. ЭК и ЦЭК ведут исследование ценности различных групп документов. Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. Затем принимается решение о представлении предложений на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения.

9. ЭК и ЦЭК рассматривают перечни и описи особо ценных дел и представляют предложения ЭПК.

10. ЭК и ЦЭК рассматривают предложения о замене подлинников отдельных категорий документов микрофильмами и представляют предложения ЭПК.

11. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое руководство деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций, контролируют их работу, консультируют членов их ЦЭК совместно с центральными архивами министерства и делопроизводственной службой участвует в проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводства и архивов, членов ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

12. ЭК и ЦЭК оказывают методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете в архивных учреждениях, по вопросам работы с документами (составление номенклатур, организация хранения и учета документов, экспертиза их ценности, составление описей дел долговременного хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и др.).

Деятельность  ЭК и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения. По ряду вопросов, как говорилось выше, решения ЦЭК (ЭК) утверждаются или согласовываются с ЭПК учреждения государственной архивной службы

Экземпляр текста решения, принятого по каждому  из этих вопросов, визируется руководителем  организации и направляется в  ЭПК архивного учреждения. После  его утверждения ЭПК решение  утверждается руководителем организации.

Экспертно-методические комиссии государственных архивов  с постоянным составом документов ведут  работу по нескольким направлениям:

• Экспертиза ценности документов внутри архива (рассмотрение описей после переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.).
• Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий, в том числе и по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и документов, рабочие инструкции и др.).
• 3. Работа по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов,

ЭПК проводит согласование актов о выделении  к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом ЭК учреждений и обобщение этого опыта.

В функции ЭПК архивных органов  входит также вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государственных архивах, рассмотрение подготовленных госархивами перечней особо ценных дел и документов и др. •

Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне.

ЦЭПК  Росархива разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения;

 

• разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов АФ РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы;
• разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;
• определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям федеральных министерств и ведомств, а также РГА;
• определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;
• рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного' хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями;
• разрешает отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (при условии правильно поставленного делопроизводства и хорошей организации работы по экспертизе ценности документов);
• выносит решения по предложению министерств и ведомств о возможной замене подлинников некоторых категорий документов и дел микрофильмами.

ЦЭПК, как и все экспертные комиссии, — совещательный орган, поэтому  все ее решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива.