Документооборот современного предприятия

      Современные  системы автоматизации делопроизводственной  деятельности и документационного  обеспечения управленческой деятельности  предприятий поддерживают полный  жизненный цикл документа.

      Ведение  электронной документации предоставляет  дополнительные возможности для  делопроизводства, делая процессы  подготовки и обработки документов  более эффективными, но в то  же время и накладывает некоторые  ограничения и предъявляет определенные  требования к  организации рабочих  мест документоведов.

      Преимущества  использования электронных документов:

• выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;
• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
• при рассылке документов по электронной почте они оперативно передаются на любые расстояния;
• хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;
• повышается эффективность работы с документами;
• создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых;

 К недостаткам электронных документов можно отнести:

• необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;
• необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений.

      В настоящее  время организация автоматизации  документооборота предприятия осуществляется  посредством использования программных  продуктов 1С: Торговля  и склад  и 1С: Бухгалтерия. С помощью данных  программ в организации автоматизирована  только часть документооборота  предприятия. В основном это работа  бухгалтерии, отдела логистики и  небольшая часть работы менеджеров. Использование автоматизации  на  данных участка деятельности  предприятия существенно упростило  работу организации и снизило число внутренних документов.

      Для улучшения  работы предприятия необходимо  автоматизировать работу по кадровому  делопроизводству и деятельность  офис-менеджера, а также менеджеров  отделов.

      Используемая  настоящее время система автоматизации  не позволяет контролировать  исполнение документов и вести  их эффективный учет. Также на  данный момент нет электронного  документооборота между управляющей  компанией, центральным офисом и  оптовыми базами по городу  и республике.

      Рассмотрим  преимущества рекомендуемой программы  «1С:Документооборот 8». Она разработана на технологической платформе нового поколения «1С:Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи.

      Платформа  «1С:Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

      Сервер  «1С:Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

      Масштабируемость.

      Система  «1С:Предприятие 8» обеспечивает масштабируемость прикладных решений, от самых простых до многофункциональных.

      Программа  «1С:Документооборот 8» может использоваться в следующих вариантах:

• Однопользовательский – для небольших учреждений или персонального использования.
• Файловый – для многопользовательской работы. Обеспечивает простоту установки и эксплуатации.
• Клиент-серверный вариант работы на основе трехуровневой архитектуры. Обеспечивает надежное хранение и эффективную обработку данных при одновременной работе большого количества пользователей.

    Возможности при работе в режиме распределенной информационной базы:

• Неограниченное количество автономно работающих информационных баз.
• Полная или частичная синхронизация данных.
• Произвольный порядок и способ передачи изменений.
• Интеграция и обмен данными.

      Программа  «1С:Документооборот 8» обеспечивает широкие возможности взаимодействия с другими приложениями, поддерживает обмен данными через текстовые файлы, DBF-файлы и XML-документы.

      Администрирование.

      Программа  «1С:Документооборот 8» предоставляет удобные инструменты для администрирования:

• настройка прав доступа пользователей на основе механизма ролей, назначения интерфейса и языка пользователя;
• журнал регистрации действий пользователей и системных событий;
• возможность выгрузки и загрузки информационной базы;
• средства установки и обновления платформы и прикладных решений.

       Эргономичный пользовательский интерфейс.

      Современный  дизайн интерфейса обеспечивает  легкость освоения прикладных  решений для начинающих и высокую  скорость работы для опытных  пользователей.

      Работа с документами.

      Каждый  документ сопровождается учетно-регистрационной  карточкой, набор реквизитов которой  соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

      Регистрация внутренних документов.

      Справочник  «Внутренние документы» предназначен  для учета, хранения и работы  с официальными документами вашего  предприятия или учреждения –  например, организационно-распорядительной  или нормативно-справочной документацией.

      Все внутренние  документы хранятся в структуре  папок, которая может формироваться  в соответствии с организационной  структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

      Жизненный  цикл внутреннего документа в  «1С:Документообороте 8» состоит из таких стадий:

• создание;
• согласование;
• утверждение;
• исполнение;
• списание в дело.

      Каждый  внутренний документ может включать  в себя один или несколько  файлов произвольного формата. Также  как и для простых файлов, для  этих файлов поддерживаются механизмы  коллективного редактирования, версионирования  и полнотекстового поиска.

      Регистрация входящих и исходящих  документов

      «1С:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

      Регистрация  документов производится в соответствии  с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

      Регистрация  документов сопровождается следующими  процессами:

• автоматизация процедуры рассмотрения документов  и последующей постановки на контроль;
• оповещение исполнителей;
• контроль регламентированных сроков исполнения документов;
• формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

 

3 Автоматизация документооборота на предприятии Оренбургский центр Организации воздушного движения

 

3.1 Технические и  системные требования внедрения  программы

 

    Для работы  с «1С: Документооборот 8» рекомендуемая  конфигурация компьютера, имеет  следующие характеристики компьютера  конечного пользователя:  операционную  систему: Microsoft Windows 98/Me, Microsoft Windows 2000/XP/Server 2003/Vista (рекомендуется Microsoft Windows XP); процессор Intel Pentium II 400 МГц и выше (рекомендуется Intel Pentium III 866 МГц); оперативную память 128 Мбайт и выше (рекомендуется 256 Мбайт); жесткий диск (при установке используется около 220 Мбайт); устройство чтения компакт дисков; USB-порт; SVGA дисплей;

    В качестве  сервера баз данных может использоваться  любой компьютер, на котором может  работать Microsoft SQL Server, PostgreSQL или IBM DB2. Технические характеристики компьютера и операционная система должны соответствовать требованиям используемой версии сервера баз данных Microsoft SQL Server, PostgreSQL или IBM DB2.

    Для внедрения  программы «1С: Документооборот»  в качестве операционной системы  рекомендуется использовать Windows 2000 или Windows XP. Причиной этого является более эффективная реализация в этих системах механизмов работы с оперативной памятью. Производительность 1С: Документооборот 8, работающего под управлением одной из этих операционных систем, существенно выше, чем при работе под управлением MS Windows 98/ Me . Этот особенно заметно на операциях, требующих интенсивной работы с памятью - при работе с комплексными конфигурациями (включающими большой объем функциональности), при формировании отчетов и запросов, обрабатывающих большие объемы данных. Однако преимущество этих операционных систем проявляется только если объем оперативной памяти, установленной на компьютере, не меньше чем рекомендованного объема, указанного в системных требованиях этих операционных систем. В противном случае эффект будет прямо противоположный – производительность может уменьшиться.

    1С: Предприятие 8 предъявляет более высокие, по  сравнению с версией 7.7, требования  к производительности процессора  и к объему оперативной памяти, установленной на клиентском  компьютере. Это обусловлено большими  возможностями и функциональностью  интерфейса клиентской части 1С:Предприятия 8. В 1С: Предприятии 8 реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность при работе пользователей с системой в течение длительного времени. Интерфейс системы спроектирован с учетом необходимости массового ввода информации, а также с учетом работы начинающих пользователей. В различных режимах прикладного решения могут быть в разной степени задействованы возможности пользовательского интерфейса. Например, если используются формы ввода документов с большим количеством дополнительно отображаемой информации, характеризующей товары, контрагента и т.д., то для комфортной работы с этой формой желательно использовать более производительный процессор.

    Требования к  производительности процессора  и к объему оперативной памяти, установленной на компьютере, в  значительной мере зависят от  характера задач, решаемых конкретным  пользователем. Например, характеристики  компьютеров, используемых операторами  для ввода документов, могут соответствовать  рекомендованным, а для менеджеров и аналитиков, интенсивно работающих в различных режимах и выполняющих, например, анализ больших объемов информации, могут потребоваться более мощные компьютеры.

    Кроме того, следует  учитывать, что процессор и оперативная  память компьютера являются разделяемыми  ресурсами, которые используются  не только 1С: Предприятием, но и операционной системой, антивирусным ПО и другими программами, работающими на данном компьютере. Поэтому при определении характеристик клиентского компьютера следует учитывать и возможное параллельное использование других программных средств.

    Заметим, что при  использовании файловой версии  производительность клиентских  компьютеров в большей степени  влияет на общую производительность  системы (особенно в многопользовательском  режиме), чем при использовании  клиент-серверного варианта. В отличие  от файл-серверного варианта, при  использовании клиент-серверного  варианта, ресурсы клиентского компьютера  используются, прежде всего, для  обеспечения работы интерфейсной  части, а производительность операций, связанных с записью и обработкой  данных, определяется в основном  характеристиками серверного оборудования.

    Следует различать  требования, предъявляемые к компьютеру  конечного пользователя и к  компьютеру разработчика конфигураций. Требования к ресурсам компьютера, используемого для разработки, существенно  выше. Это обусловлено тем, что  при разработке конфигурации  используются дополнительные инструментальные  средства, входящие в состав 1С:Предприятия 8 – конфигуратор, отладчик, средства замера производительности и средства групповой разработки (хранилище конфигурации).