Документооборот на предприятии

Введение

 

     На  сегодняшний день органы местного самоуправления играют очень большую роль в общественной жизни населения. Современное государственное  регулирование делопроизводства в  органах местного самоуправления имеет  множество пробелов в базе законодательства, в разработке методического материала, а также в разработке эффективных локальных нормативных актов. Именно эта область управления требует внимания вышестоящего звена, требует разработок новой, более эффективной законодательной базы. На данном этапе важнейшим в этой области законодательным актом является Федеральный Закон Российской Федерации № 131 от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», который в соответствии с Конституцией РФ определяет:

     - роль местного самоуправления  в осуществлении народовластия;

     - правовые, экономические и финансовые  основы местного самоуправления;

     - государственные гарантии его  осуществления.¹

     Основным  пробелом в федеральном законодательстве по вопросам делопроизводства в органах местного самоуправления является отсутствие закона о порядке рассмотрения обращений граждан. Вопрос о необходимости такого закона существует уже давно, а в современных условиях, когда работа с обращениями граждан ведется не только традиционным способом, но и с использованием новых информационно-коммуникационных технологий, приобретает особую актуальность.

     Анализируя  использованную литературу можно сказать, что ряд специалистов в области  ДОУ - Ларьков Н.С., Рогожин М.Ю. –  освещают вопросы современной регламентации делопроизводства, принципы составления и оформления управленческих документов. Они дают характеристику законодательным актам и нормативно-методическим документам, регламентирующим работу с документами, рассматривают организацию делопроизводственной службы, её структуру, задачи, функции, должностной и численный состав. Авторы выделяют вопросы документирования управленческой деятельности: требования к составлению бланков документов, их оформлению.

     В данном отчете вопросы документационного обеспечения управления органов местного самоуправления рассматриваются на примере муниципального образования - администрации Хасанского района Приморского края.

     Возможность исследования документооборота администрации  обусловлена жесткой регламентацией её деятельности как по уровням, так и по кругу рассматриваемых вопросов.

     Целью данного отчета является рассмотрение процесса документирования деятельности администрации Хасанского района Приморского  края. В отчете мы рассмотрим важнейшие  законодательные, нормативные и методические документы, действующие как на всех уровнях ДОУ. Также мы рассмотрим требования, предъявляемые к оформлению документов инструкцией по делопроизводству администрации Хасанского района, а также правила работы с документами на всех этапах их движения в учреждении и за его пределами.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 История,  современные задачи, функции и  структура организации

 

     Хаса́нский  райо́н — административно-территориальная единица и муниципальный район на юге Приморского края. Административный центр — посёлок городского типа — Славянка.

     В составе района 6 городских поселений (Зарубинское, Краскинское, Посьетское, Приморское, Славянское и Хасанское) и 2  (Барабашское и Безверховское), в которые входят 37 населённых пунктов: 6 поселков городского типа, 1 поселок, 21 село, 5 станций, 2 железнодорожных разъезда и 2 маяка. Aдминистративный центр — пгт Славянка.

     В экономике района доминируют рыболовство и судостроение. Морские порты — Славянка, Посьет и Зарубино. Имеются транспортные переходы с Китаем и Северной Кореей. Сельское хозяйство малоразвито  и специализируется в основном на пушном звероводстве и оленеводстве.

     Структурные подразделения  администрации

     1. Финансовое управление

     2. Отдел экономики и прогнозирования

     3. Внешнеэкономический отдел

     4. Отдел по делам культуры и молодежи

     5. Отдел градостроительства

     6. Отдел по имуществу

     7. Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав

     8. Отдел ЗАГС

     9. Отдел народного образования

     10. Архивный отдел

     11. Отдел сельского хозяйства 
 
 
 
 
 
 

      2 Изучение структуры и функций  службы ДОУ

 

     Делопроизводство  – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

     Делопроизводство  охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

     В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

     Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

     В небольших организациях, где объем  обрабатываемых документов невелик  и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному  обеспечению управления выполняет  секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

     Документационное  обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая  функция управления, от рациональной организации которой зависят  скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

     Выбор организационной форма службы ДОУ  зависит от решения руководства  и самой службы ДОУ. Регламентация  выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

     В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

     Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

     1) обеспечение документирования управленческой  деятельности;

     2) организация работы с документами  в учреждении;

     3) совершенствование форм и методов  работы с документами. 

     Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

     1. Задачи обеспечения документирования  управленческой деятельности могут  быть решены с помощью выполнения  следующих функций: 

     - разработка и проектирование  бланков, обеспечения их изготовления;

     - обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

     - контроль качества подготовки  и оформления документов, соблюдение  установленной процедуры согласования  и и удостоверение документов.

     2. Задачи организации работы с  документами в учреждении решаются  выполнением следующих функций:

     - Установление единого порядка  прохождения документов (документооборота  учреждения);

     - Экспедиционная обработка входящих  и исходящих документов;

     - Регистрация и учет поступающих,  отправляемых и внутренних документов;

     - Контроль за исполнением документов;

     - Систематизация документов, обеспечение  их хранение и использование;  организация работы с обращениями  граждан. 

     - Обеспечение защиты информации.

     3. Задачи совершенствования форм  и методов работы с документами  включают в себя выполнение следующих функций:

     - разработку и переработку нормативных,  инструктивных, методических документов  и доведение их до сведения  работников организации; 

     - методическое руководство и контроль  за соблюдением установленных  правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

     - повышение квалификации работников  организации и их консультирование  по вопросам работы с документами; 

     - упорядочение документации организации,  проведение работ по унификации  документов, разработка Табеля и  Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

     - разработку и внедрение новых  форм и методов работы с  документами, совершенствование  документооборота организации, повышение  исполнительной дисциплины;

     - постановку задач разработки  и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.  

     Для успешной работы и благоприятных  перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой  службы ДОУ.

     Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав  организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

     Рассмотрим  основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ администрации  Хасанского района.

     Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

     Утвержденное  с соблюдением установленного порядка  и соответствующее действующим  нормативным документам, положение  имеет обязательную юридическую силу.

     Положение о службе ДОУ, как и положение  о структурном подразделении, имеет  обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

     Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

     Должностная инструкция – это основной организационный  документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

     Источниками для разработки должностных инструкций являются: