Документооборот современного предприятия

    Следует учитывать, что на требования, предъявляемые  к ресурсам клиентских компьютеров, оказывает влияние и функциональная  наполненность используемого прикладного  решения. При работе с комплексными  конфигурациями, включающими большое  количество подсистем, рекомендуется  увеличение объема оперативной  памяти, установленной на клиентском  компьютере (до 512 МБ для пользователей  и до 1024МБ для разработчиков).

 

3.2 Расчет эффективности  автоматизации учетных задач

      Эффект  от внедрения систем электронного  документооборота на предприятии  складывается из двух частей: исчисляемый эффект и неисчисляемый  эффект.

      К первой  группе эффектов относятся:

      Экономия  средств (благодаря использованию  более дешевой технологии обработки  документов в электронной форме):

• на расходные материалы (бумагу);
• на оборудование (копировально-множительную технику и др.);
• на доставку информации в бумажном виде;
• на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

Экономия рабочего времени сотрудников:

• на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.);
• на прохождение документов;
• на поиск нужных документов;
• на повторное использование документов.

      Таблица 1 -Эффективность автоматизированного документооборота

При работе с бумажными документами	При работе  электронными документами
Около 15% всех документов безвозвратно теряется	Рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%
Около 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски	Время обработки одного документа уменьшается более чем на 75%

 

 

      В таблице 1 представлена эффективность автоматизированной системы документооборота по сравнению с бумажными документами по данным западных консалтинговых компаний.     

      Ко второй  группе эффектов (неисчисляемых):

• Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);
• Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;
• Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает  востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;

Таким образом, внедрение современной системы электронного документооборота является необходимым условием для перехода на качественно новый уровень управления бизнес-процессами  организации.

Эффективность использования СЭД, как правило, достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных систем - именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Простой расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

При использовании системы электронного документооборота:

• на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
• процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени,  время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;
• подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

    Отсутствие ключевых  сотрудников в офисе в связи  с командировками не останавливает  работу с документами - СЭД нового  поколения обеспечивает возможность  удаленной работы с документами  как через web-браузер, так и по электронной почте.

   

3.3 Внедрение системы  электронного документооборота  на предприятии

«1С:Документооборот 8» может эффективно использоваться как в органах власти и бюджетных учреждениях, так и в коммерческих организациях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

Данный программный продукт позволяет в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• регистрация входящих и исходящих документов;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры, что позволит оптимизировать документооборот с удаленными базами предприятия в других городах.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Система поддерживает ролевую адресацию задача. Состав ролей уникален для каждой организации и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

 В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

 Для каждого дела (тома) заводится карточка , в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

 Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.

 Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год. Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации (Приложение 1).

 Программа позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:

• обложку дела,
• внутреннюю опись дела,
• лист-заверитель дела,
• карту-заместитель дела.

При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и т.д.

Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.

При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:

• количество листов,
• количество приложений,
• количество листов в приложениях.

    В программе  ведется учет затрат рабочего  времени сотрудников, построенный  на основе ежедневных отчетов  о проделанной работе. Данные  отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.

      Данные  по учету и контролю рабочего  времени позволяют: директору –  оценить, на какие виды работ  затрачивается больше всего времени  и средств. Например, выяснив, что 50% рабочего времени сотрудников  уходит на совещания, и сопоставив  расход времени с фондом заработной  платы в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» можно оценить соответствующие денежные расходы. Линейному руководителю – оценить загрузку сотрудников.

      Для анализа  работы организации в программе  предусмотрена возможность построения  большого количества разнообразных  отчетов, в том числе:

1. Представление итоговой информации руководству.
2. Анализ данных.
3. Оперативный контроль.
4. Печать официальных документов.

Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах, например:

• Журнал передачи (вариант Документы, находящиеся у исполнителей);
• Документы в делах (томах) (приложение 2) ;
• Сводка по видам документов (Приложение 3);
• Статистические отчеты по документообороту (Приложение 4);
• Отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам) (Приложение 5);
• Отчет по задачам (вариант Текущие задач);
• Справка об исполнительской дисциплине.

Заключение

 

      Основу  информационной среды любого  предприятия, организации или учреждения  составляют документы. Содержащаяся  в них информация будет обладать  юридической силой и может  быть использована в профессиональной  деятельности только при соблюдении  ряда обязательных делопроизводственных  операций.

      При работе  с документами ежедневно приходится  решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением  сроков хранения, передачей в  архив либо уничтожением. Без  правильной организации работы  невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его  исполнение или обеспечить сохранность.

      Реалии  современного производства и  бизнеса диктуют определенные  требования в области документационного  обеспечения управления (ДОУ). При  существующей смешанной системе  делопроизводства, когда все документопотоки  в организации рассредоточиваются  по структурным подразделениям  для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы  всем. Молодому специалисту, впервые  пришедшему на работу, помимо  знаний и навыков составления  документов необходимо иметь  представление об особенностях  взаимодействия и движения документов  на предприятии. Руководителям, которые  не являются, как правило, конкретными  исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру  самого документа, но и иметь  представление, посредством издания  какого документа и как можно  разрешить ту или иную административную  ситуацию.