Документооборот современного предприятия

Оглавление

 

 

Приложения...........................................................................................................44

 

 

 

Введение

 

 Организации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

    Должностные лица, работающие с документами, должны  иметь ясное представление о  том, как документы попадают в  организацию, кто и в какой  последовательности их обрабатывает, что происходит с документами  после того, как работа с ними  закончена.

    Работа с документами  предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т. е.:

• оперативный;
• прямоточный;
• целесообразный;
• максимально единообразный.

     Правильная  организация документооборота способствует  оперативному прохождению документов  в аппарате управления, равномерной  разгрузки подразделений и должностных  лиц. Оказывает большое положительное  влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении  должно быть оперативным, оправданным.

    Документооборот – это  путь, который совершает документ  от момента его составления  до сдачи в архив. Документооборот  в организации – это сложная  система, требующая постоянного  контроля и регулирования и  оказывающая значительное влияние  на эффективность деятельности  организации.

    Осуществляется  документооборот в виде потоков  документов, циркулирующих между  пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами  технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная  служба и т. п.).

    Движение документов  должно быть прямоточным, то есть  исключать возвратные, зигзагообразные  и другие маршруты. Следует руководствоваться  принципом однократного пребывания  документа в одном структурном  подразделении или у одного  исполнителя.

    Современным организациям  жизненно важно  совершенствовать  ДОУ. Это прежде всего связано с тем, что  документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет.

    С ростом масштабов  предприятия и численности его  сотрудников вопрос об эффективности  документационного обеспечения  управления становится все более  актуальным. При этом возникают  следующие основные проблемы. Руководство  теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея  информации о деятельности, друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.

    Для производственных  предприятий увеличение штата  может повлечь изменение технологии  производства, что потребует дополнительных  инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль. В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

    Осознав важность  совершенствования ДОУ, организации  нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и  определяющей в этой ситуации  является проблема выбора методов  автоматизации.

    Наиболее распространенное  решение – это автоматизация  отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого  подхода, как правило, являются: отсутствие  способов организации электронного  информационного обмена между  сотрудниками и подразделениями  предприятий; отсутствие функциональной  связи автоматизации прикладных  процедур с автоматизацией делопроизводственных.

    Один из самых  важных факторов успешного развития  организации – это ее качественное  управление. И следствием этoгo будет неизменный рост oбoрота, прибыли предприятия и благoсoстoяния сотрудников.

    Если постараться  выявить основные функциональные  части (компоненты) в управлении  предприятиями и организациями, они будут выглядеть так. Система  автоматизации делопроизводства  должна включать средства и  правила создания документов, ведения  их электронного архива, поддержки  документооборота и при этом  базироваться на программно-технических  платформах предприятия. С точки  зрения комплексной автоматизации  деятельности предприятий их  прикладные информационные системы  должны опираться на программно-технические  платформы и систему автоматизации  делопроизводства.

    Практически каждая  организация сталкивается с проблемами  в делопроизводстве, даже если  речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.

    Актуальность  и не достаточная разработанность  определили выбор темы исследования  выпускной квалификационной работы, ее цель и задачи.

    Целью курсовой работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.

    В соответствии  с поставленной целью определены  задачи исследования выпускной  квалификационной работы:

• изучить теоретические основы организации документооборота современного предприятия;
• определить особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия;
• провести анализ деятельности и организации документооборота исследуемого предприятия;
• проанализировать систему автоматизации документооборота, особенности ее внедрения, преимущества и недостатки.

    Предметом исследования  является документооборот современного  предприятия.

    Объектом исследования  была выбрана предприятия Оренбургский центр Организация воздушного движения (ОВД).

    Теоретической  основой выполнения исследования  послужили нормативно-законодательные  акты,  специальная литература, научные  труды и практические разработки  российских и зарубежных ученых  и исследователей в области  документационного обеспечения  управления и делопроизводства.

 

1. Теоретические основы организации документооборота современного предприятия

 

1. Понятие документооборот и его характеристика

 

    Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин  «делопроизводство» в России  возник во второй половине XVIII в. Этот термин образован от  сочетания слов «производство  дела».

    Термин «дело»  обозначал не папку с документами, а вопрос (судебный или административный), который необходимо решить органу  управления, т.е. при возникновении  термин «делопроизводство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную  с принятием решений (производством дел) .

    В наше время  термин «делопроизводство» определяется  следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование  и организацию работы с официальными  документами. Появления понятия  «документационное обеспечение  управления» связано с изменением  организационно-технической основы  делопроизводства и методологических  подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря  активному внедрению в сферу  работы с документами средств  вычислительной техники и современных  информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации  в управлении.

    Результатом документирования  является документ – зафиксированная  на материальном носителе информация  с реквизитами, позволяющими ее  идентифицировать. Под документированием  понимается запись (фиксация) информации  на различных носителях по  установленным правилам, т.е. это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

    Организация работы  с документами предполагает организацию  документооборота учреждения, хранение  документов и их использование  в текущей деятельности учреждения.

    Документооборот  учреждения – это совокупность  взаимосвязанных процедур, обеспечивающих  движение документов в учреждении  с момента их создания или  поступления и до завершения  исполнения или отправки.

     В целях  рациональной организации документооборота  все документы распределяются  по документопотокам; например, регистрируемые  и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из подведомственных организаций, и т.д.  Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Различают три основных типа документопотоков:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)

    Процесс работы  с документами любого типа  сводится к передаче данного  документа от одного должностного  лица к другому, из одного структурного  подразделения в другое, т.е. к  движению документа внутри организации.

    В настоящее  время согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело».

    Схема примерного  документооборота предприятия представлена  на рисунке 1.

             Рис. 1 – Примерный план документооборота предприятия

    Каждый из перечисленных  выше документопотоков характеризуется  собственными показателями, а состав которых прежде всех входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т.е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации долен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:

• прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
• доставка документов по назначению;
• рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
• регистрация документов;
• информационно-справочная работа;
• контроль исполнения документов;
• исполнение документов;
• отправка документов.

    Кроме перечисленных  этапов документооборота в организацию  работы с документами входит  также хранение и использование  документов в текущей деятельности  организации и прежде всего  работа с уже исполненными  документами до их передачи  в архив организации .

    При движении  документов следует руководствоваться  принципом однократного пребывания  документа в одном структурном  подразделении или у одного  исполнителя.

      Различные  операции по обработке документа  следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его  пребывания в сфере делопроизводства  и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в  исполнении которого должны принимать  участие несколько лиц, и одновременная  передача копий всем исполнителям.