Документооборот современного предприятия

      Копии с  документа снимают после рассмотрения  его руководителем и нанесения  резолюции. Количество копий соответствует  количеству исполнителей; подлинник  передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит  в резолюции первой). Учетно-информационные  данные о ходе исполнения документа  могут передаваться по телефону  или другим путем, но без возвратного движения документа .

1.2 Нормативно-методическая  база документооборота

    Нормативно-методическая  база документооборота – это  совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических  документов, регламентирующих технологию  создания, обработки, хранения и  использования документов в текущей  деятельности учреждения, а также  регламентирующие работу службы  делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

    Нормативно-методическая  база документооборота и делопроизводства  включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• государственную систему документационного обеспечения управления.

    Основные требования  к документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ):

• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

    Документационное  обеспечение – важнейшая сторона  деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство  российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических  и юридических лиц.

    Основу гражданского  законодательства составляет гражданский  кодекс российской Федерации, который  определяет гражданские правоотношения  и тем самым устанавливает  виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации  актов гражданских взаимоотношений.

    Наряду с гражданским  кодексом Российской Федерации  отдельные стороны работы с  информацией и документацией  регулируются специальными федеральными  законами. Закон Российской Федерации  «О техническом регулировании»  от 27.12.2002 № 184-ФЗ (в редакции от 01.05.2007) устанавливает правовые основы  стандартизации в Российской  Федерации, обязательные для всех  государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений и определяет  меры государственной защиты  интересов потребителей и государства  посредством разработки и применения  нормативных документов по стандартизации .

    Федеральный закон  Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»  устанавливает правовой режим  создания, хранения и использования  информационных ресурсов, в частности:

• порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов;
• документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней;
• порядок правовой защиты информации.

    Развитие отдельных  положений этого закона нашло  выражение в Указе Президента  «Об основах государственной  политики в сфере информации»  от 20.01.94 и постановлениях Правительства.

    Закон РФ «О  государственной тайне»  № 5485 от 21 июля 1993 г. (с изменениями от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г., 1 декабря 2007 г., 18 июля 2009 г) регулирует  отношения, возникающие в связи  с отнесением сведений к государственной  тайне. Закон устанавливает полномочия  государственных органов и должностных  лиц, призванных обеспечивать сохранение  и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих  государственную тайну, порядок  засекречивания и рассекречивания  сведений и их носителей и  другие вопросы.

    Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов и т.д.

    Законодательство  РФ регулирует и другие сферы  деятельности, тесно связанные с  документационным обеспечением, например, создание и использование современных  автоматизированных и телекоммуникационных  систем и т.д.

    Огромное количество  документов привело к необходимости  их унификации и стандартизации. Суть стандартизации заключается  в возведении в норму, обязательную  для применения, оптимальных правил  и требований по разработке  и оформлению документов, принятых  в установленном порядке для  всеобщего и многократного их  применения в делопроизводстве. Таким образом, стандартизация в  соответствии с законом РФ  «О техническом регулировании»  стандартизация - деятельность по  установлению правил и характеристик  в целях их добровольного многократного  использования, направленная на  достижение упорядоченности в  сферах производства и обращения  продукции и повышение конкурентоспособности  продукции, работ или услуг −  безопасности продукции, работ и  услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества .

    Важными средствами  информационного обеспечения являются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации –  нормативные документы, содержащие  систематизированный свод наименований  объектов, представленных как классификационные  группировки, и присвоенные им коды .

    Нормативные документы  по труду и охране труда  являются основанием для определения  затрат времени на выполнение  конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных условий  труда.

1.3 Материально-техническое  обеспечение документооборота

    Документационное  обеспечение управленческого труда  реализуется путем делопроизводственного  обслуживания деятельности аппарата  управления.

    Осуществление  документационных процессов связано  с созданием, хранением, передачей  и использованием больших массивов  документированной информации.

    Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы  с документной информацией достигаются  различными путями. Наиболее эффективный  путь – это внедрение в практику  делопроизводственной деятельности  офиса технических средств информационных  технологий, в том числе и средств  организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно  большой перечень технических  средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая  сложными системами и средствами  передачи информации.

    В настоящее  время состав групп средств  оргтехники претерпел существенные  изменения, что связано с проникновением  на российский рынок ведущих  мировых фирм-производителей различного  рода техники и программных  продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции  обработки документов при минимальных  затратах физического труда, расширению  возможности средств и систем  электронной передачи документов  на большие расстояния, но в  то же время уделяется пристальное  внимание разработке новых и  совершенствованию традиционных  механических средств оргтехники.

    Средства оргтехники  в офисных процедурах и процессах  применяются для выполнения различных  операций по обработке документированной  информации или же связанных  с организацией управленческого  или иного труда. Поэтому классификация  всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе. Поэтому предлагаемая классификация средств оргтехники основана на функциональном признаке с учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники России .

    1. Носители информации: носители информации на бумажной  основе несветочувствительные; носители  для репрографических процессов; микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители; магнитные  носители для записи кодированной  информации; перфоносители машинные  для записи кодированной информации.

    2. Средства составления  и изготовления документов: ручные  пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; печатающие  устройства персональных компьютеров  и графопостроители; специализированные  программные продукты для персональных  компьютеров.

    3. Средства репрографии  и оперативной полиграфии: средства  фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового; средства  микрографии; средства ризографического копирования; машины для гектографической печати; машины для трафаретной печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

    4. Средства обработки  документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины; машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертов скрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов, агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

    5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: первичные средства хранения документов, вторичные средства хранения документов; картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортировки документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации.

    6. Средства электросвязи: средства и системы стационарной  и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной  связи; средства и системы факсимильной  передачи информации; электронная  почта.

    7. Банковская оргтехника: машины для счета купюр, детекторы  валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.

    8. Другие средства  оргтехники: сканеры, компьютерные  аксессуары.

    9. Офисная мебель  и оборудование: мебель служебных  помещений специализированная; оборудование  служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для  исследования условий труда.

    Средства составления  и изготовления документов. Наиболее  распространенным среди средств  составления текстовых документов  являются ручные пишущие средства: автоматические ручки печати, они  работают тихо, компактно, потребляют  небольшую мощность, однако вывод  на печать дороже, чем в других  принтерах, из-за высокой стоимости  принтерных картриджей. Из-за хрупкости  печатающего механизма следует  использовать бумагу хорошего  качества.

    Появление устройств для вывода графической информации – плоттеров (графопостроителей) – было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Результат работы практически любого такого пакета – это комплект конструкторской и(или) технологической документации, в котором различные графические материалы.

    Средства репрографии  и оперативной полиграфии. Речь  идет о совокупности машин, предназначаемых  для копирования и тиражирования  документов.

    Группа средств  обработки документов включает  в себя машины и приспособления  для физической обработки носителя.

    Средства электросвязи. Настоящее время характеризуется  значительным количеством и качеством  телефонных аппаратов, аппаратов  с использованием новейших достижений  электронной и вычислительной  техники.