Роль документооборота на современном предприятии

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.  
 
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.  
 
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:  
 
- поступающие (входящие) документы; 
- внутренние документы; 
- отправляемые (исходящие) документы. 
 
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. 
 
Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации. 
 
Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы. 
 
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов. 
 
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение).  
 
Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.  
 
В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть: 
 
- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения; 
- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра; 
- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов); 
- сроки хранения документов и файлов; 
- порядок регистрации документов; 
- сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов; 
- правила формирования и оформления дел; 
- методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.  
 
Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. 
 
Поступившие документы проходят следующие этапы: 
 
- первичную обработку; 
- предварительное рассмотрение, разметку; 
- регистрацию; 
- рассмотрение документов руководством; 
- направление на исполнение; 
- контроль исполнения; 
- исполнение документов. 
 
Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям. 
 
Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю. [19] 
 
Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: 
 
- составление проекта документом исполнителем; 
- проверка правильности оформления проекта документа; 
- согласование проекта документа; 
- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); 
- регистрация документа; 
- отправка документа адресату. 
 
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства. 
 
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы). 
 
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». 
 
После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах. 
 
Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату.  
 
Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. 
 
К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. 
 
Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы и т.д.  
На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними, такой же и с исходящими документами: 
- составление проекта документа исполнителем; 
- проверка правильности оформления проекта документа специалистом; 
- согласование проекта документа; 
- подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях); 
- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемов). 
 
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами: 
- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); 
- контроль исполнения документа; 
- исполнение документа; 
- проставление отметки об исполнении.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами: использование  в справочно-информационной работе и определение сроков хранения.

Заключение.

Движение документов с  момента их получения (создания) и  до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот  на предприятии. Нормативно-правовая база регулирует весь процесс документооборота, т.е. на предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.   
 
Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени. 
 
Многие виды управленческих документов отдела обязаны предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы и комплексных документальных ревизиях. 
 
Внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, что, в свою очередь, также ведет к увеличению производительности труда. Исполнительская дисциплина повышается благодаря следующим факторам: 
 
- совершенствование методов контроля исполнения поручений по документам; 
 
- эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает о приближении сроков исполнения распоряжений. 
 
Деятельность простого специалиста в любой момент может быть проверена как его непосредственным начальником, так и более высоким руководством. Для этого достаточно будет задать на компьютере параметры поиска, например выполнение документов конкретным исполнителем за определенный период.