Системный подход к управлению

1) в управленческой деятельности  стало учитываться влияние и  взаимодействие множества факторов, находящихся как внутри организации, так и вне нее;

2) было обращено внимание  на то, что в организациях наблюдается  синергетический эффект, показывающий, что целое всегда качественно  отличается от простой суммы составляющих его частей;

3) в соответствии с  системным подходом элементы, образующие  управленческую деятельность, не  просто функционально вытекают  один из другого, но все без  исключения связаны друг с  другом. В результате изменения  в одном из элементов неизбежно  ведут к изменениям в других  и, соответственно, во всей системе  управления в целом. Следовательно,  любые проблемы организации –  большие и малые, простые и  сложные, должны решаться комплексно.

Одним из наиболее последовательных представителей системного подхода  можно считать Питера Дракера (род. 1909 г.). Самое известное положение, выдвинутое им – концепция управления по целям, согласно которой управление должно начинаться с выработки целей и потом переходить к определению функций, системы взаимодействия и процесса.

Итак:

Системный подход рассматривает  все процессы и явления в виде определенных целостных систем, обладающих новыми качествами и функциями.

Все системы имеют устойчивую внутреннюю структуру, и состоят  из взаимосвязанных элементов (подсистем). Системы подразделяются на закрытые и открытые. Закрытые системы функционируют независимо от изменений внешней среды, а открытые связаны с внешним миром. Все организации являются открытыми системами. Простая система ориентирована на достижение одной цели. Сложная система стремится к: достижению нескольких взаимосвязанных целей. Управление системой будет эффективным, если в процессе преобразований внутри организации соотношение количества и качества потребляемых ресурсов на выходе-входе будет увеличиваться.

В настоящее время системный  подход можно считать универсальной  методологией менеджмента, суть которой - формирование, образа мышления, рассматривающего в. единстве все явления внешней  и внутренней среды организации. Сущность системного подхода к управлению — мысленный охват всех явлений  как единого целого, их объективная  оценка, обеспечение развития всей системы с учетом внутренних переменных организации, предвидение положительных  и отрицательных последствий  принимаемых управленческих решений

Говоря о системном  подходе, можно говорить о некотором способе организации наших действий, таком, который охватывает любой род деятельности, выявляя закономерности и взаимосвязи с целью их более эффективного использования. При этом системный подход является не столько методом решения задач, сколько методом постановки задач. Как говорится, «Правильно заданный вопрос — половина ответа». Это качественно более высокий, нежели просто предметный, способ познания.

Основные принципы системного подхода

• Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
• Иерархичность строения, то есть наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.
• Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами её отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
• Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.
• Системность, свойство объекта обладать всеми признаками системы.

 

Теория «7S»

Одной из наиболее популярных в 80-е гг. системных концепций менеджмента является теория «7S».

Теория «7-S» (Т. Питерс, Р. Уотерман, Р. Паскаль, Э. Атос) говорит о том, что эффективная организация формируется на базе 7 взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых требует соответствующего изменения остальных шести. Вот эти составляющие (рис. 1.1):

 

Рис. 1.1. Система «7S»

 

– стратегия организации (strategy) – планы и направления действий, которые определяют распределение ресурсов, указывают осуществление определенных процессов во времени для решения поставленных задач и достижения целей организации;

– структура организации (structure) – внутреннее строение организации, отражающее иерархические отношения подразделений и распределение власти и ответственности между ними;

– процессы организации (sistems) – процедуры и ежедневные процессы, протекающие в организации;

– штаты организации (states) – состав работников, трудящихся в подразделении организации и отличающихся между собой по возрасту, полу, образованию, навыкам и т.д.;

– стиль руководства (style) – способ управления организацией ее лидером, руководителем. В определение стиля входят также понятия «организационная культура», «имидж»;

– квалификация персонала (sum of expertise) – сумма навыков, возможностей, умений работников, трудящихся в подразделениях организации;

– совместные ценности (significance) – миссия, смысл и содержание основных направлений деятельности организации.

В соответствии с теорией  «7-S» эффективно могут функционировать  и развиваться только те организации, в которых система, состоящая  из семи составляющих, находится в  гармонии, и, соответственно, задача менеджмента  такой организации – гармонизация этих семи составляющих.

Теория Гласиер

В конце 40-х гг. Уилфредом Б.Д. Брауном и Эллиоттом Джеквестом, исследователями Тавистокского института человеческих отношений (Великобритания), была предложена универсальная теория формирования организаций – теория Гласиер (по имени металлической компании в Лондоне). Согласно этой теории в каждой организации существует, по крайней мере, четыре подсистемы, каждая из которых выполняет свои специфические функции, но в то же время эти функции частично пересекаются и взаимодействуют друг с другом.

1. Исполнительная подсистема  – это структура, состоящая  из функции, исполнители которых  должны удовлетворять определенным  требованиям. Функции образуют  иерархию, или цепь команд, а оптимальное  количество уровней определяется  с помощью требуемой нагрузки  времени для каждой функции.  Концепция нагрузки времени –  ключевая в теории Гласиер. Она определяет уровень нагрузки для выполнения работы. Характер работы меняется, если двигаться вверх по иерархической лестнице и, соответственно, работа в организации предъявляет разные требования к тем, кто занимается различными вертикальными функциями в организации. Работа на нижнем уровне требует необходимости отчета за короткий период. Чем выше поднимается по иерархии функция, тем больший промежуток времени требуется для очередного отчета. При оптимальной исполнительной структуре работа анализируется на каждом уровне для определения нагрузки времени.

2. Апелляционная подсистема  подразумевает, что каждый член  организации имеет право обжаловать  любое решение своего руководителя  на более высоком уровне управления, вплоть до самого верхнего. В  исключительных случаях он может  обратиться в апелляционный суд,  состоящий из представителей  администрации, рабочего совета  и независимого председателя  суда. Обращающийся в суд может  обратиться за консультацией  к адвокату, который может давать  рекомендации также и противоположной  стороне. Суд, рассматривающий  жалобу, принимает решение, исходя  из политики организации, «установленного порядка» и прецедента.

3. Представительская подсистема  – это рабочий совет, состоящий  из представителей рабочей среды  и администрации. Представители  доводят до сведения руководителей  жалобы членов организации, которые  могут относиться к любому  аспекту работы или управления. Эта подсистема функционирует  на основе принятых законов.

4. Законодательная подсистема  занимается выработкой политики  организации. Представители рабочего  совета совместно с администрацией  вырабатывают «установленный порядок», организационную культуру организации,  что позволяет руководителям  действовать в широких рамках, принимать решения о найме  рабочей силы, распределении работ  во времени, правилах и инструкциях  и т.д.

Теоретики Гласиер выявили существование двух систем в организации – производственной и социальной.

Принципы управленческой деятельности Р. Фэлка

Еще одним направлением, закладывающим в основу своих  исследований системный подход, является новая школа, которая развивает применение для решения различных управленческих задач и в экономическом анализе новейших математических методов. Она возникла в связи с необходимостью комплексного изучения и решения многовариантных задач. Областью исследования ее, главным образом, является область принятия управленческих решений. В частности, Р. Фэлк, американский теоретик управления, выдвинул семь принципов управленческой деятельности.

1. Необходимо четко определить, в чем заключаются административные  обязанности, и перечислить, кто  за что отвечает.

2. Каждое структурное  подразделение (отдел, сектор, отделение)  должно иметь основную обязанность.

3. Каждое структурное  подразделение должно представлять собой организационное целое, руководимое одним административным руководите­лем.

4. Количество сотрудников,  подчиненных одному административному работнику, обычно должно составлять 5```8 человек, за исключением особых случаев.

5. Второстепенные обязанности  следует группировать с учетом тех возможностей, которыми обладают имеющиеся кадры, их задачи должны быть четко определены.

6. Необходимо проводить  различия между непосредственными  административными и функциональными  обязанностями.

7. Необходимо в максимальной  степени децентрализовать оперативную  ответственность, одновременно принять  меры для обеспечения административного  контроля.

 

Ситуационный  подход к управлению

Ситуационный подход возник в конце 60-х годов ХХ века. Он рассматривает  управление как конкретную ситуацию, требующую адекватных действий в  рамках сложившихся обстоятельств. Поскольку главным звеном здесь  являются действия или дела, соответствующие  обстоятельствам, то такой подход еще  иногда называют деловым, или «бизнесконцепцией».

Ситуационный подход концентрируется  на том, что пригодность различных  методов управления определяется конкретной ситуацией. Самым эффективным методом  в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует  ей, максимально адаптирован к  ней. Ситуация находится в центре внимания руководителя, что вынуждает  его мыслить ситуационно. Ситуационный подход эффективно увязывает конкретные приемы и научные воззрения с конкретными ситуациями для достижения целей организации.

Под влиянием научно-технической  революции стала стремительно меняться как внутренняя, так и внешняя  среда организаций, причем очень  часто достаточно резко и в  самом неожиданном направлении, что дало толчок к возникновению  ситуационного подхода к управлению.

Суть этого подхода  в том, что одни и те же функции  управления по-разному реализуются  в зависимости от конкретных ситуаций. Задача руководителя состоит в том, чтобы на основе всестороннего анализа  подобрать подходящие приемы и методы решения возникающих проблем. Проблема тушения огня, возникающая перед  пожарной командой в соответствии с  ситуационным подходом, решается исходя из того, что горит: нефть не затушить водой – ее тушат песком или  пеной, как и электропроводку; горящую  древесину лучше тушить водой, а  лесной пожар – встречным огнем.

 

Ситуационный подход –  это не только набор предписываемых руководств, это так же, как и  системный подход, скорее, способ мышления, нацеливающий на доскональный анализ ситуации применения различных методик  и концепций к различным конкретным ситуациям. Главный тезис сторонников  ситуационного подхода к менеджменту  тот, что лучшего способа управления, пригодного во всех ситуациях, не существует. Успешная реализация ситуационного  подхода требует от управляющих  глубоких знаний и умения быстро ориентироваться  в меняющейся обстановке, творческого  подхода к делу, способностей принимать  не только индивидуальные решения, но и организовывать разработку коллективных.

Основная роль менеджера  состоит в том, чтобы он правильно  действовал в конкретной ситуации. Рассматривается не система вообще, а возникшая в ней конкретная ситуация.

Алгоритм действий, состоящий  из четырех последовательных видов  деятельности:

1. Определение специфичности  (нетипичности, особенности) ситуации;

2. Прогнозирование возможных  результатов использования конкретных  приемов для данной ситуации;

3. Создание «рейтинга  переменных». Это значит, определение  факторов влияния и выстраивание  их в порядке значимости (важности);