Лекции по «Телекоммуникационные и компьютерные технологии в связях с общественностью»

Внешний ключ – поле, не являющееся первичным ключом в данной таблице, но дублирующее поле первичного ключа из другой таблицы, которое используется для связи этих таблиц.

Пример  «Многие ко многим». Студенты обучаются по нескольким предметам. На лекции по какому либо предмету приходит группа студентов. Следовательно, между студентами и учебными предметами имеется связь: «многие ко многим».

 

Некоторые правила работы с БД

 

Связываемые поля должны иметь одинаковый тип  данных (числовой, текстовый и пр.). Можно связывать поле с типом данных «Счетчик» с полем с типом данных «Числовой». Поля счетчика считаются числовыми полями типа «длинное целое».

Обеспечение целостности данных. Целостность данных означает, что данные, введенные в поле, которое используется для связи двух таблиц, должны совпадать в одной и другой таблицах.

Если в  нашем примере с избирателями и их наказами в таблице наказы (вторичная таблица) будет введен несуществующий в другой (первичной) таблице код избирателя, программа  выдаст сообщение об ошибке.

Каскадное обновление связанных полей производит изменения в связанных полях вторичных таблиц, если эти изменения вносятся в связанные поля первичной таблицы.

Каскадное удаление связанных записей удаляет все записи во вторичных таблицах, содержащие в связанных полях значение, удаляемое в первичной таблице.

 

Формы

Формы используются для ввода данных. Они позволяют  вводить по одной записи за один раз. Сложные формы можно сконструировать  так, чтобы вводить информацию в  более чем одну таблицу. Достоинством форм является то, что они не обязаны  содержать все поля из определенной таблицы. Использование форм является более удобным в тех случаях, когда запись не умещается на экране в режиме таблицы. Также формы  рекомендуется создавать для  разграничения возможностей доступа  к информации разными пользователями базы данных. В этом случае пользователь сможет увидеть и изменить содержание только тех полей, которые включены в специально для него созданную форму.

При работе с таблицей работа ведется непосредственно  с полями данных. В формах и отчетах  работа ведется с элементами управления, которые отображают данные из полей, хранят информирующий текст (заголовки, надписи) или являются декоративными элементами (линии, прямоугольники и пр.)

 

Элементы  управления:

• Поле. Предназначено для ввода информации.
• Список. Представляет собой список, из которого можно выбирать значения.
• Поле со списком. Позволяет вводить новые значения в дополнение к имеющимся в списке.
• Группа переключателей. Представляет различные типы элементов управления для ввода информации. Можно использовать переключатели, выключатели и флажки.
• Кнопка. Выполняет некоторую функцию после щелчка на ней, например, запускает другую программу, распечатывает отчет, сохраняет запись и пр.

 

Access предоставляет следующие типы кнопок, которые можно поместить на создаваемую форму:

• Переходы по записям. Можно добавить в форму кнопки, которые позволяют перемещаться к следующей, предыдущей, первой или последней записям.
• Обработка записей. Можно создать кнопки, которые будут удалять, дублировать, добавлять, печатать, сохранять или восстанавливать запись.
• Работа с формой. Кнопки, которые инициируют распечатку формы, открытие страницы в многостраничной форме, закрытие формы и др.
• Приложение. Кнопки, позволяющие выйти из Access или запустить некоторое другое приложение.
• Разное.

 

Способы создания форм в программе Microsoft Access

Формы можно создать тремя способами:

• Автоформы – создают общие формы, которые содержат все поля одной таблицы.
• Мастер создания форм — позволяет создавать формы в диалоговом режиме, предоставляя окна, в которых можно выбирать требуемые поля и стиль оформления для формы.
• Создание форм с нуля (в режиме конструктора формы) – путь, обеспечивающий наибольший контроль над процессом создания формы.

 

Запросы

Компоненты, рассмотренные выше, позволяют решать задачи ввода информации в память компьютера, или информационного  заполнения базы данных. Во вторую группу задач входят задачи извлечения информации из памяти ПК и вывода ее на экран  или бумажные носители в требуемой  форме. При этом необходимо помнить, что пользователю требуется не вся  информация, хранящаяся в базе данных, а только дающая ответ на интересующий его вопрос.

Запрос  – это вопрос, который прикладная программа задает базе данных и в ответ получает набор записей, отвечающих определенным в запросе критериям и содержащих информацию из выбранных полей.

Запросы позволяют  управлять данными в таблицах базы данных. Они могут содержать (а могут и не содержать) условия  выбора информации по определяемым пользователем  критериям.

 

Типы  запросов:

• Запрос на выборку. Используется для отбора определенных данных из таблицы или таблиц.
• Перекрестный запрос. Отображает итоговые значения, получаемые из заданных полей разных таблиц.
• Повторяющиеся записи. Запрос используется для сравнения двух таблиц и нахождения повторяющихся записей.
• Записи без подчиненных. Запрос сравнивает две таблицы и находит все записи первой таблицы, для которых не существуют связанные записи во второй таблице.
• Запрос на создание таблицы. Этот тип запроса подобен запросу на выборку, но берет данные, собираемые вместе, согласно определенному критерию, и создает новую таблицу для базы данных.
• Запрос на обновление. Обновляет информацию в группе записей.
• Запрос на добавление. Используется для копирования записей из одной таблицы в другую. (Пример: перенос записей из таблицы студентов в таблицу выпускников).
• Запрос на удаление. Используется для удаления записей из таблицы.

 

Вычисления  в запросах производятся с помощью групповых операций.

Доступные в  Access функции:

• Sum  - суммирует значения, найденные в поле.
• Avg – вычисляет среднее значение из величин, найденных в поле.
• Min – отображает минимальное значение, найденное в поле.
• Max - отображает максимальное значение, найденное в поле.
• Count – Вычисляет число вхождений информации в данном поле.
• StDev – Вычисляет среднеквадратичное отклонение для значений в поле.

 

Результатом работы запроса является выводимая на экран таблица, содержащая только требуемые пользователю поля, которые могут принадлежать различным таблицам базы данных. Для составления бумажного документа необходимо использовать Отчеты.

 

Отчеты

Отчеты предназначены  для печати информации из базы данных и распространения информации. Как и отчет о любой другой работе, данный документ должен быть максимально понятен любому, даже неподготовленному читателю, поэтому именно при работе с этим компонентом базы данных требуются наибольшие усилия по оформлению документа, выбору его дизайна и стиля представления информации. Как правило, ни один из автоматически генерируемых программой документов не обходится без редакторской правки, которую можно осуществить в режиме конструктора.

 

Режим конструктора. Этот режим предназначен для обеспечения наиболее полного доступа к возможностям программы при работе с любым из компонентов (объектов) базы данных. Он позволяет вводить имена полей, выбирать тип данных, которые будет содержать поле и настраивать свойства каждого поля таблиц базы данных и форм базы данных, устанавливать критерии выбора информации из базы данных при составлении запросов. При создании (конструировании) шаблона отчета в этом режиме можно изменять размер, цвет и начертание шрифта, которым будет напечатана информация, менять расположение полей на странице, добавлять и редактировать заголовки и надписи. Этот же режим необходимо использовать и для того, чтобы задать требуемые действия по преобразованию информации, которые будет автоматически выполнять компьютер при ответе на запрос.

 

9. Сервисы сети Интернет, используемые в связях с общественностью.

 

Internet – глобальная информационная система, части которой логически взаимосвязаны друг с другом посредством уникального адресного пространства, основанного на протоколе Internet Protocol (IP) или его последующих расширениях, способная поддерживать связи с использованием комплекса протоколов Transmission Control Protocol / Internet Protocol (TCP/IP), их последующих расширений или других IP-совместимых протоколов, и которая обеспечивает, использует и делает доступным, публично или частным образом, коммуникационный сервис высокого уровня (Федеральный Совет США по информационным сетям 24 октября 1995 г.).

 

 Составные части (ресурсы) Internet

Из составных  частей Internet принято выделять:

1. Технологии построения Internet, лежащие в основе ее функционирования и являющиеся основой реализации сервисов высокого уровня. К базовым технологиям относятся:

• Технологии построения сетей на уровне каналов связи, сетевых устройств и их программного обеспечения.

• Протоколы построения сетей (в первую очередь комплекс протоколов TCP/IP и его расширения).

• Программное обеспечение серверов и клиентских станций, поддерживающих и непосредственно реализующих сервисы высокого уровня.

 

2. Сервисы Internet – услуги, предоставляемые пользователям и основанные на названных выше технологиях.

3. Пользователи (участники) сети Internet.

 

Сервисы Internet

Сервисы, предоставляемые  Internet, можно разделить на две основные категории:

• Отложенные – основным признаком этой группы является наличие временного перерыва между запросом и получением информации.

• Прямые – характерны там, что информация по запросу возвращается немедленно. Если от получателя информации требуется немедленная реакция на нее, то такой сервис носит интерактивный характер.

 

Электронная почта.

Самым распространенным сервисом Internet является электронная почта (e-mail). Это сервис отложенного чтения (off-line). Электронное письмо состоит из заголовков, содержащих служебную информацию и содержимого письма. Скорость пересылки составляет в среднем несколько минут. При этом стоимость электронной почты минимальна и не зависит от расстояния. Основными достоинствами электронной почты являются простота, дешевизна и универсальность.

 

Телеконференции Usenet.

Телеконференции относятся к отложенным сервисам. Если электронная почта передает сообщение по принципу «от одного к одному», то сетевые новости  передают сообщения «от одного ко многим». Каждый узел сети, получивший новое сообщение передает его  всем узлам, с которыми он обменивается новостями. В обсуждении темы телеконференции  может участвовать множество  людей, независимо от того, где они  находятся физически. Новости разделены  по иерархически организованным тематическим группам. Существуют глобальные иерархии, и иерархии локальные для какой-либо организации, страны или сети. Набор  групп, которые получает локальный  сервер Usenet, определяется администратором этого сервера и наличием этих групп на других серверах, с которыми обменивается новостями данный сервер.

 

Списки  рассылки.

Mail list – сервис, работающий через электронную почту. Идея работы списка рассылки состоит в объединении под одним адресом электронной почты адресов многих людей – подписчиков списка рассылки. В зависимости от числа подписчиков список рассылки обслуживается на сервере программами различной сложности, которые могут осуществлять:

• Автоматическую подписку клиентов и прием их отказа от подписки,

• Проверку корректности электронных адресов,

• Ведение архива сообщений,

• Обработку почтовых ошибок,

• Поддержку режима в работе дайджеста (когда подписчик получает не каждое сообщение отдельным письмом, а периодически все сообщения за какой-то период времени в одном письме),

• Проверку сообщений администратором списка перед рассылкой

• И т.д.

 

IRC

Сервис IRC (Internet Relay Chat) – система разговорных комнат Internet. Это интерактивный сервис, способствующий общению людей через Internet. Пользователи могут присоединиться к разговору и участвовать в нем. От традиционной формы разговора его отличает то, что он ведется с помощью текста, набираемого на клавиатуре.

 

FTP

FTP (File Transfer Protocol) – протокол передачи файлов, но при рассмотрении FTP как сервиса Internet имеется в виду не просто протокол, а именно сервис – доступ к файлам и файловым архивам. FTP – сервис прямого доступа. Несмотря на распространенность этот сервис обладает существенными недостатками, главный из которых – отсутствие простого и универсального средства поиска информации на серверах FTP.

 

World Wide Web

WWW – сервис  прямого доступа, позволяющий  интерактивно взаимодействовать  с представленными на Web-серверах содержанием. WWW основывается на принципе гипертекста и способен представлять информацию, используя все возможные мультимедийные ресурсы. Взаимодействие осуществляется по принципу клиент–сервер с использованием протокола передачи гипертекста (Hyper Text Transfer Protocol HTTP). Ссылки в документах WWW организованы таким образом, что каждый информационный ресурс в глобальной сети адресуется однозначно, и документ может ссылаться как на другие документы на этом же сервере, так и на документы на других компьютерах Internet. Программные средства WWW являются универсальными для различных сервисов Internet, а сама информационная структура WWW выполняет по отношению к ним интегрирующую функцию.

 

Сервисы поиска информации

Первое впечатление  от знакомства с возможностями Internet – это «море информации». Первая задача – найти в этом «море» требуемую информацию. Основными инструментами поиска в сети являются: